1 目的
确保各部门使用的管理体系文件为最新有效版本，文件的批准、发布和更改处于受控状态，记录文件和资料能得到有效保存。对记录进行标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理实施控制，确保记录的有效性和完整性，以证明管理体系的有效运行。 2 范围
适用于对本公司体系文件、管理性文件、技术资料（包括外来资料）的编制、修订、批准、发放和使用的控制。 3 职责
文件应进行审批和控制，其审批权限和职责如下表 文件种类 一、二级体系文件 岗位职责 管理文件（包括制度汇编） 作业文件 外来文件 责任部门 —— 部门经理 —— 分管副总 —— 责任部门 办公室 人事企管部 部门经理 分管副总 人事企管部 各部门 人事企管部 总经理 人事企管部 质量控制部 管理者代表 总经理 质量控制部 组织编制 审核 批准 发放/控制 注：1.控制的内容包括：标识、发放/接收、文件的保留、处理、组织评审、外来文件的核查等。
2.外来文件中的法律、法规的识别与控制见《法律法规识别控制程序》 4工作程序 4.1文件的识别
丰原宿州生物化工有限公司 文件名称：程序文件 标题：文件控制程序
4.1 文件分类：
4.1.1 文件依性质不同分为:四层体系文件 第一层为管理手册； 第二层为程序文件；
版 号：A/0 序 号：001 页 码：2/5 第三层为作业文件（规定了各部门、各岗位的具体作业要求，如：岗位操作程序、检验程序、各部门管理规定及技术文件等）和外来文件和资料（指本公司使用的各类国际/国家/行业标准、适用的法律/法规、上级主管部门下发的条例/通知/文件、本公司相关方送阅的文件等。）；
第四层为质量记录表格和报表（用于证明体系正常运行及数据分析，如操作记录、检验记录、设备检修记录、工作检查情况记录、生产日报表、财务报表等）。 4.1.2文件的代号如下： a)管理手册 SZSH01 b)程序文件 SZSH02 c)其它管理体系文件
ＸＸ Ｘ───ＸＸ───ＸＸＸ │ │ │ │
│ │ │ └─文件序号 │ │ │
│ │ └─版本号（自然数）
│ └─文件类型（作业指导书/操作规程Ｚ、岗位职责 G、标准B 等）
└─部门代号
d) 技术文件按相关产品技术标准执行，有批准及行政文号的管理性文件可不编号。
4.1.3 文件按控制方式分为“受控”和“非受控”两类。
公司现场使用的文本均为受控文件，加盖 “受控”印章，上述d)类文件不加
丰原宿州生物化工有限公司 文件名称：程序文件 标题：文件控制程序
版 号：A/0 序 号：001 页 码：3/5 受控标识，控制的内容为文件的发放、更改、作废等。受控文件是指与管理体系运行紧密相关，受更改控制的有效文件；
非受控文件是指不受更改控制的文件。提供给外部机构及相关方的文件为非受控文件。
4.1.4部门代码如下 1 质控部 ZK AH RS BG CW XS 7 8 9 10 11 12 工程部 采购部 仓储中心 生产部 原料车间 乙烯车间 GC CG CC SC SC01 SC02 13 14 15 16 17 18 环氧乙烷车间 醇醚车间 公用工程车间 空分车间 动力车间 仪控车间 SC03 SC04 SC05 SC06 SC07 SC08 2 安全环保部 3 4 5 6 人事企管部 办公室 财务部 销售部 4.1.4记录标识见《记录控制程序》 4.2 文件的编写、审批、发放与控制
4.2.1 文件的编制、审批、发放与控制按上述职责分配表进行。
4.2.2 文件的内容应满足ISO9001/ISO14001/OHSAS18001/中粮安全管理评估体系的相关要求并与实际运作过程一致。
4.2.3由文件控制部门负责《文件发放/回收》记录填写与保存，应确保相关场所或人员均持有必需的现行版本的文件，发放表由发放部门经理审批。其中发放记录由接收部门填写，回收记录由文件控制部门填写。
4.2.4文件的有效性以《有效文件一览表》为依据进行控制。
4.2.5《有效文件一览表》由控制部门编制，实行动态管理，每年进行一次复查/评审，必要时重新编制，质控部保留公司有效文件一览表。 4.2.6外来文件由办公室接收和发放并进行登记。
4.2.7文件受控章标识由质控部负责，质控部保存加盖受控标识文件的一览表。各部门保留本部门正在使用的有效文件一览表（包括内部文件与外来文件）。
丰原宿州生物化工有限公司 文件名称：程序文件 标题：文件控制程序
版 号：A/0 序 号：001 页 码：4/5 4.2.8公司内部编制的文件每年进行一次评审，当因外部因素或体系改进要求时应及时评审，评审引起的文件变更按4.3条款执行。
4.2.9外来文件每年至少一次核查，核查由控制部门进行，确保外来文件为现行有效版本。
4.2.10公司每年管理评审要对《文件控制程序》的有效性进行评估。（见《管理评审程序》） 4.3 文件的变更
4.3.1文件的变更一般有原编制部门进行，原审批者审批。若有变动，应注明原因。 4.3.2 文件的更改应填写《文件更改单》，当更改内容较少时，不致换版修订的，文件编制部门应填写《文件更改单》进行拆页更换，由文件控制部门将文件变更单和更改页下发至文件持有部门，并收回作废页。当更改涉及的内容或范围较大时，进行换版修订。具体规定如下：
第一版文件版号为：A/0，内容修改一处，更改页版号记为A/1版。需换版修订，其版号改为：B/0，以此类推。
4.3.3 当文件出现以下情况时进行换版修订，换版程序按4.2条款进行： 4.3.3.1 组织机构发生变化对文件影响较大时。 4.3.3.2 方针、目标与指标有一处修订时。 4.3.3.3累计拆页更换达到5页时。 4.4作废文件的保留和处理
4.4.1 对需保留的作废文件提交质控部盖“作废仅供参考”章，以防混淆，该类文件应单独存放。
4.4.2对不需保留的可以填写《文件销毁记录》经文件批准人批准后可以销毁。《文件销毁记录》予以保存。 4.5文件原稿的保存和复制
4.5.1文件原稿和文件变更单原稿由文件控制部门负责保存。
丰原宿州生物化工有限公司 文件名称：程序文件 标题：文件控制程序
版 号：A/0 序 号：001 页 码：5/5 4.5.2借阅、复制有关文件时，要向文件控制部门申请，填写《文件借阅/复制记录》，经控制部门负责人审批后，向文件管理人员借阅、复制。 5 相关文件
《记录控制程序》 《法律法规识别控制程序》 6 相关记录
《有效文件一览表》 《文件更改单》 《文件销毁记录》 《文件借阅/复制记录》 《文件发放/回收记录》 《文件评审记录》
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