Construction and application of integrated management information system in Changde tobacco machinery company
欧明芳OU Ming-fang
（常德烟草机械有限责任公司，常德 415000）
摘 要：利用公司现有的J2EE框架设计一个管理平台来将公司标准文件、流程梳理成果等进行固化、
运行评价和发挥作用；业务流程和行政管理流程中存在的问题点和薄弱环节用技术手段来进行标准量化、流程监控、统计、考核，形成良性循环，流程的持续优化改进进行系统支撑。
关键词：办公自动化；工作流
中图分类号：Z88 文献标识码：A 文章编号：1009-0134(2019)03-0017-03
0 引言
常德烟机公司的ERP等业务系统通过应用工作流技术，实现业务工作的信息化、流程化、痕迹化。而行政管理信息化建设在流程应用上较弱，办公自动化系统功能较弱，应用环境也受局限（只能在公司内部应用，不能满足移动办公）。随着公司行政办公和信息化的发展，过去的行政管理信息化已逐步提升到了需要加强协同办公的程度，需要进一步规范管理、提升效率、加强协同、信息贯通。
目前需要一个管理平台来将公司标准文件、流程梳理成果等进行固化、运行评价和发挥作用；业务流程和行政管理流程中存在的问题点和薄弱环节需要技术手段来进行标准量化、流程监控、统计、考核。
本次项目实施的业务范围：建设综合管理信息系统，其中包括企业信息门户、工作流管理、办公自动化（企业标准管理、公文管理、工作计划管理）、系统管理、邮件管理、业务监控平台、移动办公平台的上线运行。利用信息手段实现体系文件的起草、审批、修订、
作废的信息化管理。通过流程管理平台，强化对业务流程的监控，实现流程管理和持续改进。
从管理制度和信息化支撑的双重角度，建立公司管理体系持续改进的长效机制，以系统建设带动管理体系持续改进和提升，推动公司管理的全面推进和持续 发展。
综合管理信息系统采用三层结构进行设计，通过信息集成层将应用层各个应用的信息数据进行共享及联通，在统一的工作流引擎下，对涉及流程的信息进行记录及流转，并且最终通过门户展现层推送给用户。领导层、体系管理员、部门管理人员、岗位员工可以依据各自的角色权限获取不同的信息，操作相应的系统功能，为工作效率提升以及管理效率改进，决策支持提供有力的支撑。
综合管理信息系统在常德烟机的实施，总共包含了五个阶段：项目启动，项目调研、方案设计，原型测试，上线运行，项目验收。每个阶段有工作通知单，在上面列出了每天的主要工作、客户准备及工作等；每个
收稿日期：2018-05-15
作者简介：欧明芳（1970 -），女，湖南常德人，本科，研究方向为企业计算。
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阶段产生一系列文档。
1 项目启动
在本阶段，需要完成的工作有：
确认本项目的领导小组和实施小组成员，并提供小组成员联系方式。
确认当前的软硬件环境，该环境是系统安装的前提条件，只有环境条件完备方可正常安装系统。
制定文档《项目实施计划》，明确写出了各个阶段的工作，以及各阶段工作的开始时间，结束时间，主要工作描述，责任人，配合人等。
《项目实施计划》内容包括项目启动阶段、项目调研阶段、实施方案编写及确认阶段、基础工作准备、相关开发及培训、系统原型测试、系统上线、项目验收确认。确定双方
项目团队成员，明确项目目标以及双方的分工；双方确定项目详细的实施计划，项目中计划、执行等内容的管理沟通方式。
图1 信息系统的体系架构图
平台，统一文化传播平台，统一资源整合平台等作用。
2）通过办公自动化实现行政办公审批过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，提高行政办公工作效率，支持企业实现无纸化办公。通过企业标准管理，实现常德烟机体系文件全生命周期管理包含文件在线编辑、评审、批准、发布、查阅、废止等；基于统一的公文管理平台实现常德烟机内部企业公文流转相关的收文、发文、审批、归档等流程管理。
3）根据用户需求定制移动办公业务，例如企业新闻、通知公告、工作流审批、工作提醒等；支持多种移动设备接入，包括笔记本电脑、平板电脑、手机等。
4）通过工作流管理平台，实现对系统中所有工作流程模板进行统一管理；提供图形化界面来灵活定义和修改工作流程模板，实现快捷定制流程。工作流功能支持会签、灵活的角色授权、委托代理、流程跟踪等。实现ERP业务流程和审批流程的打通，实现企业的审批流程可调用业务流程。
在统一的工作流引擎下，工作流管理系统对涉及流程的信息进行记录及流转，并且最终通过门户展现层推送给用户，通过流程管理平台，强化对业务流程的监控，实现流程管理和持续改进。
2 项目调研
在本阶段，完成项目启动，确定后期工作方式，编制文档《调研计划》。
《调研计划》的内容包括调研目的、调研时间、配合部门及参加人员要求、调研涉及部门的准备工作、现场调研前及调研期间的要求、及详细时间安排。
根据《调研计划》，完成项目调研，形成调研报告，产生文档《常德烟机综合管理信息系统调研报告》。
信息中心小组成员完成测试环境搭建，测试环境包括Oracle数据库的测试库、Websphere应用服务器测试 环境。
3 实施方案编写及确认阶段
在本阶段，编制文档《常德烟机综合管理信息系统实施方案》，双方对实施方案进行审核、评审，双方评审人员确认实施方案的最终版本。
在文档《实施方案》中，包含了本项目的实施范围和目标、总体解决方案、及分项解决方案。
常德烟机综合管理信息系统的体系架构如图1所示。1）企业信息门户实现了将内部的应用（PDM系统、人力资源系统）和数据集成到一个信息管理平台，能够根据每个用户使用特点和角色的不同，配置个性化的菜单、屏幕和应用界面；能够管理门户网站内容的发布和内容发布提醒；能够设置未读邮件提醒和待办工作提醒，使得登录用户快速处理工作。实现统一办公管理
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4 基础工作准备
根据《实施方案》制定详细的基础工作准备计划，包括IE版本升级、企业门户相关素材、文档、公文的分类整理、各工作流程的活动节点及执行人角色等。
根据实施要求，各部门阅读《实施方案》中与本部门相关的章节，填写具体的数据准备表格。
实施人员搭建现场环境，将最新产品进行更新，解
图2 上线问题备忘录
决更新过程中的各种问题，并在此环境上进行工作流开发，然后进行工作流测试，整理测试文档，根据对工作流的测试结果，对流程进行调整修改，记录并修改在测试过程中遇到的问题，完成相关的流程测试确认工作。
根据常德烟机的要求，对信息门户进行配置和开发。针对已经配置完成的企业信息门户及办公自动化相关的（公文、文档、邮件、工作流程等）进行整体 测试。
系统正式上线运行后，跟踪并解决系统运行中遇到的各种问题，记录到《上线问题备忘录》中，并解决。
《上线问题备忘录》如图2所示。
6 结束语
系统运行效果总体评价：
综合管理信息系统正式上线运行后，经过5个多月的观察，整体运行稳定。
通过综合管理信息系统建设，通过规范管理、提升效率、加强协同、信息贯通，提升了常德烟机的综合管理水平。利用信息手段实现了常德烟机体系文件的起草、审批、修订、作废的信息化管理。通过流程管理平台，强化了对常德烟机业务流程的监控，实现流程管理和持续改进。从管理制度和信息化支撑的双重角度，建立了管理体系持续改进的长效机制，以系统建设带动管理体系持续改进和提升，推动管理的全面推进和持续发展。
加强综合管理信息管理是一个长期的工作，后续将结合公司的实际，基于综合管理信息管理制度体系，逐步完善公司综合管理信息管理制度，提升公司综合管理信息管理的能力。
5 系统上线
本阶段就是把综合管理信息系统从测试系统切换到正式环境下运行。
实施人员编写文档《企业门户部署说明》、《上线方案》。
在《企业门户部署说明》中写出环境相关部署的具体步骤，包括：获取测试环境前台所有最新程序；生成数据库对象；将期初数据或者测试库已有数据导入正式库；把相关配置文件修改成正式环境的配置等。
在《上线方案》中确定系统上线的范围、上线前工作、上线时间安排。
在“上线前工作”部分，详细写出“企业信息门户”、“办公自动化”（包括企业标准、企业公文）、“工作流管理”上线的具体步骤，包括系统参数的设置、运行工作流需要确定每个活动节点的操作人员、企业标准数据准备、确定数据迁移的方案、期初数据处理、基础数据准备、上线前培训等。
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