财务费用报销管理制度

费用报销管理制度

一、目的

为了加强公司的财务管理，合理调度资金，提高资金使用效益，结合公司的具体情况，特制订本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司全体员工。

三、主要费用项目的标准和规定

（一）市区交通费

市区交通费：指因公离开办公地址所在的县、市区域内所发生的交通费用。 1、一般情况下，限乘公交或地铁。

2、报销的士费，必须是特殊的事由（即乘坐公交或地铁无法满足工作需要的情况下，才允许报销的士费）

3、要凭正规发票(公交车票、出租车票）进行报销手续，需要在经费支出单上注明起始地、目的地、办理事项。 （二）差旅费

差旅费：指因公离开办公所在地，到其他城市处理公务所发生的各项费用（包括所乘坐的交通工具费用、在外地旅馆的费用以及出差期间的伙食补助等） 1、出差前必须填写《出差申请单》，经批准后方可出差；部门第一负责人以下人员由部门负责人批准，部门负责人以上人员由其直接领导批准。 2、报销差旅费时必须提供经批准的《出差申请单》。

3、出差返回后必须及时填报《出差结果报告》,并附在出差报销单后给核准人及财务审核。

4、因公出差可以在费用标准内一人住一个房间。相同性别两人同时出差到同一地点时，住宿费用只能按照其中较高标准的一个报销，不能以两人标准累加。 5、出差期间发生招待费的，当餐不能报补贴。会议期间含食宿的，不能报当餐补贴及食宿费用。

注：A、A级城市：（北京，上海，天津，深圳，厦门、杭州及各省会）城市市区。

B、B级城市：A级城市以外的地区。

●交通工具：飞机须总经理批准；正常出勤工具：动车，火车 ●住宿标准：A级城市300元/天，B类城市200元/天 ●伙食补助标准： 早餐10，中餐20，晚餐20元 （三）业务招待费

业务招待费：指因公需招待应酬客人所产生的费用

1、各部门人员因公接待外单位人员，需要到外面宴请的，须事先取得公司同意，否则不予报销。（招待前，需填写《业务招待单》，经批准后方可招待，外地招待的可先电话请示，后补手续。）

2、报销业务招待费时，须提供经批准的《业务招待单》 3、1000元以下由部门负责人批准，1000以上还需总经理批准。 （四）员工借款

1、员工个人向公司借款，应向总经理请示，经同意后办理借款手续，财务在次月发放工资时就将借款扣回。（填写借款单，）

2、出差借款：员工出差借款，应填写借款单，并注明出差时间行程，由总经理指

示后方能支取借款。出差员工应在出差回来，一周内办理报销手续。未在规定期限内办理报销手续的，应在当月工资中扣回预借的差旅费，待报销时再行支付。 （五）办公费：购书、印名片、购买的办公用品（如：传真机、打印机、墨盒、复印纸等）、公司分支机构登记注册费、刻章费、复印费、邮寄费、办公室租赁费用及办公场地的物业管理水电费等，印刷宣传彩页（大额的，需要附上合同） （六）车杂费：车辆使用的汽油费用、车辆维修费、租车费用、车辆过路过桥费、停车费、车辆年审及驾驶员证件审查等费用

四、报销过程的要求和规定

（一）取得的原始票据

1、外购材料用品及支付任何款项均需取得对方开具的收款凭据，在原始单据上要注明费用发生明细、日期、金额大小写要全，原始单据不得有涂改的痕迹，除伙食费（购菜、米、面）以外的原始单据必须加盖有销售方的章。 2、发票抬头必须填写公司全称：莆田市城厢区乐图风尚家具设计工作室

（二）报销单填写规定

1、填写报销单时规定用黑色水笔或钢笔填写，报销单要求字迹端正正确、用途明确、时间清楚、大小写金额准确规范、所有内容不得涂改；

2、报销单封面原则上不允许更改，如需改，请在错误的文字或数字上划一红线，再用黑笔在旁边写上正确的文字或数字，另外再签上更改人的姓名；

3、市内交通费、伙食费、业务招待费等费用的报销都填写《费用报销单》；差旅费的报销填写《旅差费报销单》；

4、费用项目名称、金额要与附件发票的内容一致； （三）报销流程

1、将付款凭单传递给财务会计，由其核对所报销的费用是否合理，手续是否完整、支出金额是否正确，并对所审核的单据签字确认。

2、将财务审核好的单据传总经理或经总经理授权的指定人员审批。

3、出纳报销时审核签字手续是否齐全，手续完备后进行付款，并在付款单上加盖“现金付讫”章。

4、特殊事件急需付现，先向总经理请示后，出纳先行付款手续，后补审批手续。 （四）报销时间规定

为了便于财务部集中时间月末结帐，各员工发生的费用必须在发生费用一个月内报销，报销时间为每月28日之前。

说明：1、对虚报多报费用的，经查实后，公司除追回责任人虚报多报的费用外，另处虚报多报金额3倍以上（含3倍）5倍以下（含5倍）的罚款并通报批评，情节严重的将给予辞退、开除等处分，触犯法律的将追究其法律责任。

2、在报销单上签字的证明人、审核人、批准人等，若因不负责任，给作弊者以可乘之机，导致公司财产损失的，应承担相应的经济责任，即对其处以被多报虚报同等金额的罚款，同时给予通报批评或辞退、开除等处分。