为了进一步加强公司档案管理，规范档案调阅程序，特制定本制度。 第一条 档案资料属于公司内部限级文件，未经许可不得外借、外传。 第二条 凡需调阅（包括借阅、查阅）档案者，均须填写《档案调阅单》，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能凭单调阅档案。
第三条 签批程序：
1、本公司人员调阅营业执照、企业机构代码证等文件、证书档案，必须由综合办公室负责人签批；调阅财务档案必须经计划财务部负责人同意后由总经理签批；调阅人事档案必须经人力资源部负责人同意后由党支部书记签批；调阅业务档案必须经业务部门负责人同意后由业务副总签批；调阅部门保管的其他档案、文件材料，须经部门负责人签批。
2、居民或业主只能在国家规定的查阅范围内查阅本人权属房屋的基本信息资料，且必须出示本人身份证、户口簿、使用权证或产权证原件，由档案室负责人签批后方可查阅。
3、外单位人员、律师、以及公检法等政府部门调阅档案，必须经主管部门负责人同意，由总经理室批准后方可调阅。
4、动迁单位调阅档案，必须出具单位介绍信、本人有效证件原件，经档案室负责人签批后方可调阅。
第四条 案卷一般仅供在档案室查阅，查阅档案人员必须爱护档案，不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。
第五条 摘抄档案内容，须经档案室负责人同意，并在档案室人员在场的情况下，在档案室摘抄，摘抄完毕，档案室人员应在《档案调阅单》中注明摘抄主要内容。如需复印档案资料，须经档案室负责人同意，由档案室人员复印后交给查阅人，档案室人员应在《档案调阅单》中注明复印内容。
第六条 借阅档案应严格履行手续，办理借阅登记、签收手续，当面点交清楚，原则上外单位不得借阅档案，如有特殊情况，必须经公司总经理签批，同时必须提供借阅单位《档案借阅函》、介绍信，同时出具借阅人有效证件原件，供档案室复印留存。归还档案必须严格检查，并在借用登记中予以纪录。
第七条 借阅者要爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管部门负责人，并追究当事人责任。
第八条 借阅期限不得超过15天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。 第九条 档案管理人员对调阅档案及归还档案，均应在档案调阅登记薄上进行登记；对重大或重要项目的查阅，要做好利用效果的反馈工作。
第十条 本规定作为公司制定的档案管理办法的补充规定，由公司综合办公室负责解释。
第十一条 本规定自2007年5月1日起执行。 附表：《档案调阅单》
上海浦东房地产集团物业管理有限公司
二OO七年四月二十九日
档案调阅单
单 位 调档人姓名 调档事由 调档类型 调档名称 调阅日期 部门/管理处负责人签名 复印/摘抄内容 调阅人签名 有效证件号 部/处 □借阅 □ 查阅 归还日期 分管领导签名 档案室负责人签名
档案调阅单
单 位 调档人姓名 调档事由 调档类型 调档名称 调阅日期 部门/管理处负责人签名 复印/摘抄内容 调阅人签名 有效证件号 部/处 □借阅 □ 查阅 归还日期 分管领导签名 档案室负责人签名
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