新时期社保档案管理中的不足点及改进措施分析

新时期社保档案管理中的不足点及改进措施分析

作者：王艳芝

来源：《卷宗》2018年第17期

摘 要：随着科技的不断发展进步，当今社会已经进入信息时代，在这样的时代背景下，社保档案管理工作也进入新的阶段。社保档案管理作为保障我国人力资源能够正常运行的工作，其功能性受到社会各界的重视。然而，在目前我国社保档案管理工作中还存在着不足，需要实施改进措施，提高社保档案管理工作的质量。在本文中，笔者将结合自身在人社局中档案管理工作经验，对新时期社保档案管理工作中的不足提出改进措施，希望能够为此项工作提供有价值的参考。

关键词：新时期社保档案管理；管理不足；改进措施

社会保障是为我国人民提供基础生活保障，促使国家稳定发展的重要基础，是让我国达到“国泰民安”状态的前提条件。随着我国经济水平呈上涨趋势，人们的物质水平富足的同时，对社保的关注程度越来越高。对于我国社保档案管理来说，将会面临更大的挑战。在新时期的发展下，想要社会稳定发展，必须要确保社保业务的有效性，因此，社会保障局需要制定科学合理的档案管理制度并且做到不断完善、认真施行是非常有必要的[1]。 1 社保档案管理的意义

对于社会保障工作来说，社保档案管理是保障投保人权益、实现社保信息共享、将社保档案信息利用率提高必要环节。在我国档案资源系统中，社保档案是非常重要的组成部分。而社保档案管理工作的效率，不仅可以凸显工作人员的工作态度，同时也可以显现出管理层人员的管理水平，因此，积极发展社会保险档案工作是新时期的必然要求。对此，作为社保档案管理的工作人员，首先应该提高自己的思想认识，在日常工作中，对其管理应当严格按照规章制度操作，加强工作人员的工作能力，使其认识到社保工作的重要性，让我国社保档案管理工作能够规范进行[2]。

2 新时期档案管理的必然性

2.1 加强社保改革工作的深化程度。社会保障工作需要顺应时代的发展做出相应改变，对于社保档案工作来说，完成的信息记录是基本要求，丢失原始资料会让社保工作停滞不前，无法继续进行，因此，想要保障社保工作有效开展并顺利进行，首先要建立完善的管理体系，加强对档案的管理工作。在过去的很长一段时间内，档案是以纸张为载体，有非常大的局限性。随着科学进步的不断发展，为社保工作带来新的形式，对此，完善档案信息是必要前提。

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2.2 更有利于社保业务的开展。档案中通常会记录着大量的信息，一旦出现丢失现象，无法办理社保业务，然而，由于社保工作本身具有繁杂性，不仅形式复杂，同时具有大量的信息。此外，随着各单位人事变动，各被保人的投保单位也会随之变动，这些在档案信息中都有着详细的记载，人才从原有单位流动到新的用人单位，其档案资料会发生部分变化，而社保的缴纳是在双方共同协商下完成的，对档案进行有效管理，是为了防止因各单位人事变动导致基金缴纳混乱的情况，也是为了能够让社保工作持续稳定发展。就社保本身来说，已经拥有非常完善的制度，加强档案管理能够让社保业务更好的开展[3]。

2.3 对提升工作人员的专业素质和专业技能非常有利。严格加强对档案的管理，需要管理层认真落实管理制度，档案管理人员认真执行，在为需求者提供服务时可以做到规范、高效。管理人员需要定期对档案内的资料进行检查并在其中发现档案管理工作中存在的问题，有针对性的制定出改善方案。如果放置不理，只会让档案管理不严格的情况愈发严重，影响社会服务性，需求者的问题无法得到有效解决。因此，加强对档案管理，改善其中不足点，让社保工作的开展得到有力保障。

3 新时期下社保档案管理中存在的不足

3.1 档案管理重视程度不足。如今人们对于社保的重视程度越来越高，经调查结果显示，我国投保人的数量每年都有增长，使得社保档案数量越来越多。但是，档案管理人员并没有对此加以重视，没有充分认识到档案管理的重要性，就当前的社保档案管理制度来说，略显落后，在一些较为偏远的地区，由于管理者本身的思想认识不足，再加上经济条件较差，甚至出现没有引进先进的设施、缺乏专业人员、资金投入不足的现象，严重制约社保工作的发展。 3.2 对社保档案的管理水平不足。信息时代下，计算机和网络已经广泛应用于各个行业。然而，在我国只有少部分社保档案管理机构实现档案信息化，建立电子档案。就整个社保管理体系来说，由于相关工作人员缺乏相关的技术，对此项工作产生严重制约，多数档案还是以纸张为载体，电子档案数量非常少，其功能无法得到充分发挥[4]。这就造成档案管理工作虽然投入大量人力、物力、资金，但是却没有得到应有的效果，工作效率低且成本较高，降低档案管理工作的整体质量。另外，由于大多数档案管理人员年纪较大，很多处于退休边缘，缺乏创新意识，对社保档案管理工作模式较为传统，是造成社保档案形式落后的最主要原因。 3.3 缺乏完善的社保档案管理制度。虽然我国近几年出台很多关于社保档案管理的相关制度，但是其中对材料的收集、整理等相关内容并没有做出严格规定，总之，目前我国还没有具备统一性、规范性的社保档案管理制度，造成对于社保档案的管理存在地方性，制度的不健全造成档案归纳不及时、不合理，分类不明确，不能形成良好的工作秩序，影响整个社保机制的运行[5]。

4 新时期社保答案管理工作的改进措施分析

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4.1 加强对社保工作的认识程度。构建完善的社保档案管理制度，需要从提高根本思想认识开始。为了能够解决因资金短缺、库房紧张的问题，首先应当加强对工作人员数量、资金投入，保障物资、人资丰富，才能够建设标准化的社保档案管理机制。与此同时，社保机构的管理人员、工作人员需要提高自己的思想认识，要明白新时期的社会档案管理具有着重要意义，在实际行动中做到深切落实，做到让社保档案管理工作能够与时俱进。为了保证档案的完整性，防止受到外界因素的破坏或丢失，需要人为构造安全的档案存储环境，比如：在档案室中配备除湿防尘设备，在档案室中禁止吸烟，防止发生火灾，进入档案室的人员必须由档案管理人员陪同，并签字，进入之后需要禁止饮食、饮水，防止出现人为破坏现象等等。

4.2 社保档案管理必须规范化。为了能够制定出符合实际情况的、具有统一性的档案管理制度，档案管理机构需要对各地的情况进行深入了解分析，制度科学合理的社保档案管理制度，在制度中需要将档案管理工作人员的责任、库房管理规章制度、档案室设备、社保档案的内容涉及范围、建立电子档案等明确列出，并制定出相应的制度。对于推动社保档案管理规范化建设，是非常有效的方式[6]。

4.3 建立电子信息档案实现档案信息共享性。传统的纸质社保档案存在一定局限性，比如：在同一段时间内，只能提供给一个人使用。在新时代的要求下，需要档案资源社会化，提高其共享性，更好的服务给有需求的人。社保机构需要积极建设信息化档案，建立电子信息档案，在保证数据库丰富性、准确性的同时做好分类，添加检索条目，需求者通过在条目中输入自己需要的档案信息，检索出具体档案。另外，电子档案虽然方便快捷，开展各个部门的管理工作、日常工作更为顺利，但是也存在着一定的风险，比如：数据丢失、损坏等等，因此，完善病案信息管理的安全系统是非常重要的。对此，工作人员需要对电子档案进行备份，一旦出现因意外情况造成信息丢失、损坏的现象，可以及时有效的恢复，较少损失。

4.4 提高档案管理人员的专业素养。档案管理人员作为档案管理工作的具体实施者，其自身的专业素养直接影响档案管理工作质量。新时期对档案管理工作人员提出新的要求，为了能够提高工作人员的专业素养，可以从几个方面入手：首先，定期对档案管理人员进行培训，让其从思想认识上提高，学习先进的管理经验，提高自身的管理水平；其次，加强对管理人员的技术培养，让全体社保档案管理人员能够掌握熟练的计算机技术，对此，各社保机构可以为管理人员提供对外交流学习的机会，通过借鉴、学习其他人员的管理经验，提高自身的专业素养。最后，各社保机构可以请一些管理专家，对其进行指导，以座谈会的形式，展开讨论交流活动，提出日常工作中遇到的问题，让专家帮助分析解决，打造顺应时代发展、促进新时期社保档案管理工作的管理团队[7]。 5 结束语

为了保障我国人民的个体利益，社会保障机构需要积极制定出完善的档案管理制度并严格执行，而档案管理人员需要提高自身的思想认识，不断增强自身的管理素养，重视档案管理工作，并做到能够确保此项工作的顺利开展进行，为促进我国社会稳定发展尽自己最大努力。

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参考文献

[1]张伟.新时期社会保障局档案管理探究[J].办公室业务，2015（17）：54-54. [2]鲁艳丽.论新形势下社保业务档案工作规范化建设[J].办公室业务，2017（5）：103. [3]胡金亮， 饶惠.新时期社保档案管理中的不足点及改进措施[J].中国高新技术企业（中旬刊），2016（8）：191-191，192.

[4]张艺菲.新时期优化社保档案管理工作的路径分析[J].赤子，2017（14）：136. [5]王淑敏.如何做好新形势下社会保险档案的管理工作[J].企业改革与管理，2016（6）：29-29，30.

[6]张华为.新时期加强社保档案管理的几点思考[J].城建档案，2016（2）：49-50. [7]孙元勋.优化社保档案管理的新思路、新方法[J].办公室业务，2016（9）：127-127.