信息时代背景下档案管理工作研究

信息时代背景下档案管理工作研究文/滨州市城市建设服务中心　张晓东【摘要】本文首先探讨了信息时代背景下档案管理的主要特征，其次对信息时代背景下档案管理中出现的各种问题进行了介绍，并在最后对信息时代背景下档案管理工作的优化策略进行了解析，希望可以有效提升管理质量，进一步完成管理任务。【关键词】信息时代；档案管理；工作创新档案管理对于企事业单位都具有重要的意义，通过档案管险，同时也可以提升工作效率，避免出现较大的管理空档、理不但可以分门别类实现信息管控，同时还可以随时对各种资风险。但是，在实际的管理过程中，由于专业素质不高、认料进行调用，对于企业实施精准、高质量决策具有重要的参考识不充分，一些管理者没有选择科学的管理模式，导致现阶价值。立足于现状，为了进一步探讨信息时代背景下档案管理段的管理模式与实际的应用领域不匹配，从而影响到管理的的优化策略，现就其基本特征介绍如下。作用。一、信息时代背景下档案管理的特征（三）数据库建设跟不上实际需求。数据库在信息化时代档案管理过程中扮演着十分重要的角色，合适的数据库能够降（一）工作定位。信息时代背景下档案管理在工作定位上低工作压力，提升档案管理效率。不过，由于缺乏专业技术人出现了一定的改变。在过去，传统的档案管理大多以归档为主才的参与，大多数企业无法实现自身数据库的建设，更谈不上要任务，通过归档、整理等方式来实施档案管理，能够将各种信息化档案管理的具体落实了。资料保存下来，为后续的使用提供便利条件。但是，对于一些企事业单位而言，由于每年产生的资料、信息十分庞大，󰀁大部三、信息时代背景下档案管理工作的优化策略分资料在归档后往往难以直接查找，许多资料虽然具有很大的（一）创新工作理念。创新工作理念，要求在信息时代快应用价值，却由于无法检索和查询而导致难以派上用场。随着速发展的过程中对管理理念以及工作观念进行创新。首先，需信息技术的快速发展，采用信息技术进行档案管理逐渐成为新要所有参与档案管理的人员都能够形成档案信息转化意识，认时期档案管理的主流方式，在这样的条件下，工作上的定位发识到档案信息的管理价值与资源的重要性，通过根据需求导向生了转变，所以管理的模式与应用的途径都发生了转变，这也的方式来进行档案的管理工作，这样一来，就能够在档案管理是信息时代背景所带来的变化。的基础上充分应用档案资源，完善其功能并发挥相应的作用。（二）工作特征。信息技术的快速发展使得档案管理工作其次，在档案管理过程中人员需要具备档案资源的综合利用率呈现出以下几个方面的主要特征：其一，信息技术的快速发展的意识，根据档案的特征与实际应用的频繁程度对其进行分级使得档案管理工作进一步贴近于政策法规，通过规范化管理能管理，这样在进行档案的搜索以及调用时就不会出现难以寻找够提升信息管理的真实性与有效性，甚至许多政策都是通过档的情况，在客观上提升档案应用的效率。最后，在工作过程中案管理部门直接参与制定与管理的。其二，结合现阶段的情况需要明确档案管理的价值与重要性。实际上，大量的档案管理来看，信息技术的协助使得大量的档案都成为电子档案的形人员对于档案管理的认识都停留在归档、整理等方面，对于资式，所以档案管理也从实体管理向着信息化管理的方向转变。源的充分利用以及档案管理的重要性理解不深入，这也是导致其三，实际的档案管理过程中需要涉及到信息技术的应用，同其工作中偷懒、掉以轻心的重要原因。时还包括有管理工作以及数字化工作等内容，这些内容都在网（二）改善管理模式。结合目前档案管理工作的实际落实络不断丰富与普及的过程中实现了网络化，为实现管理效率的情况来看，在信息技术的应用衔接方面存在不小的欠缺。所有效提升创造了条件。以，结合档案管理的创新需要，应该继续优化信息档案管理的二、信息时代背景下档案管理存在的问题重点环节，通过管理制度与模式的创新来提升管理质量。首先，工作人员应对管理模式进行不断创新，在自身服务水平得（一）工作理念陈旧。工作理念陈旧是现阶段档案管理工到提升的同时改善服务质量。其次，相比于传统的管理模式，作普遍面临的问题。从客观上来看，尽管信息技术在档案管理应该建立更为完善的系统来应对多元化的发展需求，这样一当中得到了普遍的应用，但是许多工作人员并没有形成利用信来，才能够满足不同层次的人员对于档案的管理认识与要求。息技术进行科学管理的习惯，很多工作人员依然有利用纸质材在实际的工作过程中，还需要结合工作的内容与要求来进行重料进行管理的习惯，这样一来不但降低了管理的效率，同时新整理、归档管理等等，这个过程中可能需要做好信息化软件也会阻碍信息的整合，对于最终档案的合理调用具有不利的的设置与备份，在实际备份过程中则可以根据单位来制定相应影响。的技术标准与操作措施，从而使得档案管理的模式能够得到进（二）管理模式过时。从管理模式的角度上来看，科学合一步的强化，同样也可以使得工作中的细则得到明确与加强，理的管理模式不但可以减少后期出现档案不匹配的问题与风这对于硬件设施的技术处理以及信息模式的升级都具有一定的2019/8 工作指导 总第321期第 111 页档案工作archives work帮助。最后，改善管理模式，关键在于改变管理者的认识，通果。在人员队伍的建设过程中，可以参考一些成功单位的经过自上而下的管理优化来提升部门对于档案管理的重视程度，验，通过绩效考核或者多元素评价的方式来进行管理。真正落实好信息管理的优势与价值。（三）完善数据库建设工作。数据库在档案管理工作中具四、总结有重要的作用，其同样也是信息化背景下实现信息档案管理综上所述，信息时代的到来改变了人们的工作模式，同时的基本条件之一。在进行信息库建立时，需要明确档案管理的也转变了档案管理的习惯。在新时期实施档案管理，需要适应主要目的，选择针对性的方向来进行设置。在档案信息库建设信息技术的应用需求与实际特征，同时也要避免出现工作理念时，应该从基础细节的层面入手，通过协调好信息技术在档案以及管理模式方面更新不及时的问题，需要及时对工作理念以管理中的切入点来提升信息技术的综合利用效率，特别是档案及管理模式进行更新，同步做好数据库的建设与管理工作。在目录的管理，既要浅显易懂，又要能够对多种不同类型的条目这个过程中，还需要不断提升工作人员的专业素质，更好地迎档案进行整合，这样才能够快速实现档案的查找与分析。值得合信息技术的发展要求，这样才能够最大限度地完成档案管理注意的是，在进行档案管理时可以借助于信息化的结构分析来的具体工作，真正实现信息化管理的作用与价值。建立数据库，或者直接引入一些相关领域的成功数据库建设经验，这样都可以使网络得到扩充，无论是开放式的网络模式还【参考文献】是分散式的数据库都可以得以实现，这个过程中需要考虑到档[1]李霜,何伟.信息时代下档案管理工作的创新[J].智库时案管理的工作效率与实际工作效果，酌情进行调整，尽可能发代,2018(35):182-183.挥出数据库的建设功能与效用。[2]徐景超.信息时代下档案管理工作的创新[J].管理观察, （四）加强人员队伍建设。根据档案管理工作中遇到的阻2018(20):67-68.力来看，人员队伍的建设不足是导致信息技术在档案管理中无[3]宋春燕.浅议信息化时代背景下如何提高医院档案管理法顺利应用的主要原因。所以，作为企业应该加强档案管理人人员素质[J].办公室业务,2018(13):158.员的在职培训，或者通过一些岗位学习、学历提升、高校深造[4]黄丽.知识管理背景下企业档案管理信息化建设研究[J].等方式来提升人员的综合素质。在进行人员招聘时，尽可能招办公室业务,2018(13):52.收一些技术水平过硬，或者有双学历、双专业背景的人员，这[5]田瑞松.信息时代档案管理的价值提升[J].管理观察,2018 些人员不但可以轻松完成档案管理工作，同时也可以更为高效(17):63-64.地使用信息技术完成档案的管理任务，可以减少单位在档案管[6]董栗彤,董丁硕.信息时代档案管理工作的创新研究[J].中理方面的开销，对于提升队伍的建设水平具有一定的促进效国管理信息化,2018,21(12):184-185.（上接第101页）量档案、存量档案的开放鉴定工作，以此结建立是为了实现跨层级、跨区域、馆际、馆室的信息资源共享，合政务信息公开条例、政府信息公开条例，逐步实现开放鉴定由此即可更好满足社会和公众对档案信息的利用需求，这一过程工作的分期分批、先易后难开展，民生档案开放鉴定探索也需需重点关注全文专题数据库和区域性开放档案目录中心的建立，要同时得到重视。同时强化现有检索服务功能，以此提供全文查询和信息导航，即（四）关注现代技术、网络平台应用。为更好适应新时代可满足社会各界的多层次、多渠道、多途径档案查询需求。变化，现代技术、网络平台的应用同样需要得到重视，具体应用如下：1.“现代技术+人工智能”。为提高档案开放鉴定水三、结论平，“现代技术+人工智能”的应用探索必须得到重视，由此综上所述，新时代档案开放鉴定工作的更高水平开展存在借助技术实现超前管控，开展电子全文鉴定、人技融合辅助鉴必要性，在此基础上，本文涉及的遵循“提高鉴定质量，确保定。超前管控的实现需得到OA系统、电子文件归档和接收系开放利用安全”原则、明确档案开放鉴定工作制度、加强指导统的支持，“是否公开”字段设置需得到重点关注；电子全文和监管、“现代技术+人工智能”等内容，则提供了可行性较鉴定需实现档案数字化成果的充分应用，以此突破时空限制开高的新时代档案开放鉴定工作开展路径，而为了进一步提高该展疑难文件的复审或联合鉴定；人技融合辅助鉴定需结合政府工作的整体水平，档案馆公共服务能力的提升、开放鉴定业务信息条例和相关法律法规，以此提炼关键词、敏感词进行全文交流培训的开展同样需要得到重视。搜索，即可实现批量化的档案开放鉴定。2.“开放信息+网络平台”。为满足社会利用需求，“开放信息+网络平台”的应【参考文献】用同样需要得到重视，以此实现档案开放信息的多形式公布、[1]陈俐.新时代档案开放鉴定工作探析[J].中国档案,2018 档案数字化成果优化并建立区域开放档案利用平台，档案开放(09):42-43.鉴定即可更好满足时代发展需要。档案开放信息的多形式公布[2]刘玉影.加强档案开放鉴定工作的若干思考[J].浙江档需针对不同的档案分别展开，如涉及著作权的照片档案需进行处案,2017(12):56-57.理，婚姻档案需设置权限并进行一定处理；档案数字化成果优化[3]巩慧.依法开放鉴定 提升服务成效——北京市档案馆推需重点关注分开打包和命名方法应用；区域开放档案利用平台的进档案开放鉴定与利用服务工作[J].中国档案,2016(11):30-32.第 112 页2019/8 工作指导 总第321期