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工程档案组卷要求归档

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工程档案组卷要求

一、工程名称及代号

工程名称必须规范，保持其唯一性。

工程代号：以运检给的代号为准。

二、依据文件

《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T 11822—2008

《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002

《国家电网公司电网建设项目档案管理办法》(办文档〔2010〕72号)

《电网建设项目文件归档与档案整理规范》DL/T1363-2014

《国家电网公司电网建设项目档案管理办法(试行)》国家电网办〔2010〕72号文件

《输变电工程安全质量过程控制数码照片管理工作要求》国家电网基建安质〔2016〕56号文件

三、工程文件立卷要求 （一）立卷的原则和方法

立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

（二）立卷过程中宜遵循下列要求

案卷不宜过厚，尽量使用20mm-60mm 的档案盒，根据文件具体厚度，少用或者不用60mm 的档案盒。独立成册、成套的项目文件，应保持其原貌，不宜拆散组卷。不同载体的文件应分别组卷。

（三）案卷封面编制

1、案卷封面采用内封面形式，案卷题名为（工程名称+案卷名称）。案卷名称的填写，应简明、准确地揭示卷内文件的内容。主要包括工程名称、阶段、代字、代号等。工程名称由业主依据核准文件确定，可用全称，也可用规范的简称。

2、编制单位应填写卷内文件的形成单位，可用简称。

3、保管期限分为永久、长期、短期三种期限，按规定的保管期限填写。 4、密级等级按文件要求填写，若无具体要求则不填。

5、立卷单位，应填写单位全称。起止日期，应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间---年、月、日。 （四）文件页号编写

1、卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。

2、页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。 3、案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

4、 编制日期应填写卷内文件形成的起止日期。 （五）卷内目录编制

1、序号，用阿拉伯数字表示，依次标注卷内文件的排列顺序。 2、文件编号，填写文件的发文号或编号、图样的号、表号、合同号。 3、页数，按件整理选用“页数”，按卷整理选用“页号”。

4、合同或协议的“责任者”填写“乙方单位”。

5、文件题名，工程名称+文件的全称，没有题名的，立卷人根据文件内容自拟题名。

6、备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明，备考表中检查人及日期必须手写。互见号着录准确，应填写反应同一内容不同载体的档号。备考表中若无图纸数量，填写“0”。 7、案卷号： 工程代号+分类号+流水号（以离线端为准)

8、卷内科技文件排列顺序：文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后。印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前、来文在后。 9、卷内排列：封皮、卷内目录、卷内文件、备考表。

10、格式要求：封面、卷内目录、备考表均已离线端为准，背脊已业主下发模板为准。其中封面要求牛皮纸打印，卷内目录、备考表白色A4纸打印。背脊居下黏贴，与底边对齐。

四、案卷装订

（一）根据文件厚度选用合适的档案盒，杜绝页面倒置、翻转、装订线压字的现象。装订时必须剔除金属物。

（二）案卷可采用按件装订与按卷装订两种形式，以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖件号章，章子规格见附件1。按卷装订的应采用线绳三孔左侧装订法（左边、下边、右边要取齐），左边装订线在10mm-15mm之间，将长边平均分四段，每段约75mm，取中间三孔装订，装订整齐、牢固，便于保管和利用。图纸不可装订。

五、照片档案要求 （一）像册照片

1、纸质照片规格为 5寸彩色照片，业主单位、监理单位、施工单位均一本相册。以工程施工照片为主，包括主要领导参观、安全文明施工、验收、质量监督检查等照片。按照工程日常安全质量管理、工程安全委员会及质量重大活

动、线路施工拍摄、安全文明施工现场拍摄、监理过程的拍摄、科研项目拍摄、关键设备制 拍摄、工程分阶段验收、工程验收拍摄、工程调试拍摄、总结表彰、其它的顺序整理组卷，按张编目，在册内标签（使用业主提供的模板，见附件二）中着录，填写题名、照片号、互见号、时间（应填写8位数字如：）、摄影者、备注。

照片档号应用示意图： XXXXX—8207—001Z 照片标识代码 案卷号

分类号

项目代号

2、移交单位在每册照片前编写照片的文字说明，反应本册照片事件内容、工程进度、安全质量情况等。

3、每册照片档案应编制备考表、册内照片目录。

4、每张照片在卷内的编号在档号后加三位数的流水号，手写于照片背后。

如：XXXXX—8207—006Z—001 （二）数码照片

按照国家电网基建安质〔2016〕56号文件《输变电工程安全质量过程控制数码照片管理工作要求》整理归档。

六、电子档案

将相应的文字档案扫描挂接到离线客户端，刻录成光盘移交。

七、竣工图编制

（一) 竣工草图编制

1、发生设计变更的施工图，施工单位按照设计变更单位、申请单、工作联系单等变更内容对施工图进行修改，编制两套竣工草图，加盖竣工草图图章，一套交设计单位编制竣工图，另一套交运行单位现场使用。 2、竣工草图要编制竣工草图移交单。

3、 竣工草图不编写页号，应在每一页图纸上加盖档号章，在档号章中填写档号与序号。

4、每一张竣工草图必须加盖竣工草图章，由相关单位及人员签字确。 （二）竣工图编制

1 、竣工图由设计单位完成编制后，移交施工单位，有修改的图纸和图纸目录，经监理及施工单位审核，由施工单位逐张加盖竣工图章并整编组卷。 2、编制竣工图要完整、系统，签字手续完备，内容真实、准确，并与项目竣工相符。

3 、应编写竣工图总说明和各专业、卷册的编制，各级签署完备。 4、 竣工图纸按设计院出具的卷册目录排序。竣工图纸不编写页号、不装订，应在每一页图纸的图标栏上方空白处加盖档号章，在档号章中填写档号与序号，图纸目录、卷序号排在后，实物放在图纸的前面。 5、设计院提供一套电子版竣工图。 附图：

八、档案验收

监理单位应在工程投运三个月内适时组织对施工档案全面验收，并签字确认后，业主组织完成档案专项验收工作。

九、档案移交 （一)档案移交内容：

1、 文字档案：纸质档案三套，电子档案一套（包括离线端、各单位移交清单及移交说明）。

2、图纸档案：施工草图一套（归档变更部分草图），竣工图三套（竣工图总目录及编制说明），竣工图电子版一套。

3、照片档案：像册一套，数码照片电子版一套（包括施工过程中安全质量照片和归档照片）。 4、影像光盘：一套。

（二）档案移交时间

1、物资、调试、调度等单位在项目竣工投产后1个月内，根据档案管理要求，将整理规范的工程档案向业主移交。业主、设计、监理、施工单位在1个月内完成工程档案的预组卷工作；

2、设计单位在完成可研、初设、施工图设计等工作并通过审查、审批后一个月内，将上述文件材料向业主移交。工程竣工后，根据工程实际情况编制竣工图，并在2个月内将图提交施工单位。

3、施工单位收到竣工图半个月内完成组卷，并由监理审核签章，由监理组织施工单位将项目档案及竣工图一并向业主移交。工程竣工投产3个月内，业主组织设计、施工、监理向运行单位移交两套属于运行单位应有的工程档案；

4、竣工一年后，项目完成所有专项验收后，将法人保管的一套档案再移交国网陕西检修公司。