建筑工程档案管理中应注意的几个问题

建筑工程档案管理中应注意的几个问题

摘 要：在建筑工程中,档案管理具有其重要的意义,直接关系到建筑工程的质量评定等。本文拟对建筑工程档案管理存在的问题进行分析,并提出合理的对策。

关键词：建筑工程；档案管理；管理意识

建筑工程档案管理工作真实记录和反映了工程建设项目的各个方面，是全面鉴定工程质量的重要依据，在建筑工程管理工作中具有重要的保存价值。作为建筑工程管理的一项基础性工作，工程档案管理工作的有效开展对于促进工程管理工作的健康发展起到了积极地促进作用。但是，当前形势下，我国建筑工程档案管理工作还存在着诸多的问题。

一、建筑工程档案管理中存在的主要问题

（一）档案管理意识淡薄，基础管理工作薄弱

当前形势下，工程档案管理的意识普遍淡薄，尤其是电子化档案的管理手段还在逐步普及和落实，这就使得部分工程建设部门对于档案管理工作手段的先进应用手段并不了解，造成档案管理工作严重滞后于工程基础建设项目。另外，工程档案管理工作由于其自身的特点，工作繁琐复杂，在整个工程建设项目中属于非营利性的，不能产生巨大的经济效益，因此，工程建设部门往往把更多的精力集中在工程建设项目进度上，对于工程档案管理工作的重视度就容易降低，对于一些工程建设中需要进行存档的档案管理工作消极的应对。这也往往出现工程建设项目即将完工时，才开始慌乱的整理工程管理档案，从而应付上级有关部门的检查的现象。[1]

（二）档案管理人才匮乏，专业素质参差不齐

目前，我国建筑工程项目中的大量档案管理人员并非一些专业的档案管理专业人才，也没有经过严格的档案专业培训，普遍缺乏基本的档案管理工作经验和理论知识，甚至出现一人身兼数职的现象。尤其当前全球已经进入数字化时代，大量的电子文档的出现取代了传统的纸质档案，对于了解和掌握电子文件的规律和管理方法的人才十分稀少，大部分的工程建设项目组仍然采用传统的手工档案管理模式，工作效率低，劳动强度大，这也严重降低了工程建设的验收质量。工程建设档案管理人员专业素质参差不齐，管理手段方法落后，加之档案管理工作的枯燥乏味，待遇低下，很多的档案管理人员不能安于现状，责任心和敬业精神不高，职业道德素质和服务水平不高。

（三）归档的真实性和完整率有待提高

根据相关资料显示，我国目前建筑工程档案的归档完整率低下，仅为20%。

这主要在于一方面，多数的工程建设单位并不能严格按照有关的规章制度要求，在项目的立项到竣工阶段设立专职的档案管理人员，对于工程档案的收集、保存和整理工作重视度不高，导致大量的档案文件无序管理，甚至出现档案文件摆放杂乱，查找困难和丢失重要资料的现象。另外一方面，工程建设项目单位的档案管理人员的业务水平低下，工作责任心不强，操作不规范造成了大量的档案资料并未完整归档，影响了工程建设单位的档案完整率。[2]

二、完善建筑工程档案管理的措施

（一）不断强化档案管理意识，健全档案管理制度

由于工程建设档案管理工作在整个工程建设项目中发挥着重要的作用，因此，我们要不断强化档案管理意识，树立正确的档案管理工作态度，增强工作的责任感。从工程建设项目各部门主要领导到档案管理工作的基层人员都要从思想上树立正确的意识，重视档案管理的作用，要把档案资料的收集、整理和编制工作落实到实处，明确各个部门的工作职责，加强对有关部门的监督检查，防止出现档案管理工作滞后于工程建设项目的事情发生。另外，还要定时检查工程档案管理资料的完整性，防止资料的随意摆放和丢失，把档案管理工作作为项目管理工作的重点，不断加强建设单位 的档案意识，提高档案管理工作的效率。

工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，企业对建筑工程档案在思想上重视程度不够。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查，到最后内业很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺资料，所以内业资料应定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好档案管理工作提供保证。有鉴于此，建筑企业管理部门。档案管理部门应该进一步加强对建筑行业的档案管理的法制教育工作。

（二）加强培训，提高队伍素质

为了促进工程档案管理工作适应社会发展的需要，随着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展，建筑档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。档案管理人员的业务索质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把工程档案质量关。另外，加大对档案管理人员的激励，采取一定的激励措施来提高档案管理人员的工作积极性。[3]

（三）发挥工程档案的有效价值

充分利用现代化手段，多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源，做好档案信息统计工作。大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中运用。各部门还应有效利用计算机资源，建立本部门的档案检索系统。提高各部门（公司）的档案管理水平，提高各部门档案管理工作的协调工作能力，方便各部门（单位）对档案利用，藉以提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理的部门的档案资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。

建筑工程档案管理工作的目的就是能够更好的服务于工程建设的各个方面，而非简单的应付上级部门的检查。因此，又必须通过系统地规划和严格的考核来加强工程档案管理工作的质量，使其能够更好地为工程建设项目发挥重要的辅助作用。随着项目档案管理的规范化和标准化，项目建设单位更应该将工程档案管理纳入到整个项目管理程序当中，建立制度，落实责任，与项目建设同步规划同步进行，以科学的、规范的手段来发挥工程档案管理的真实价值，从而有效地提升建筑工程项目档案的管理水平，促进各项工作的顺利开展。

参考文献：

[1]李菊君.建筑工程档案管理[J].企业研究.2011(14).

[2]黄惠敏.浅谈基建工程档案的归档工作[J].办公室业务.2008(06).

[3]王昕.建筑工程档案验收工作中的问题及对策[J].城建档案.2011(09).