欧亚管业股份有限公司用友ERP-U8项目
操作手册
欧亚用友ERP项目组
2011年6月
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目 录
Ⅰ岗位一：申报计划和计划审批 ........................................................................................... 3 Ⅱ岗位二：采购业务员 ........................................................................................................... 6 Ⅲ岗位三：销售部业务员 ..................................................................................................... 12 Ⅳ岗位四：物流部保管员 ..................................................................................................... 17 Ⅴ岗位五：车间领料人员 ..................................................................................................... 24 Ⅵ岗位六：应付会计 ............................................................................................................. 25 Ⅶ岗位七：应收会计 ............................................................................................................. 30 Ⅷ岗位八：出纳 ..................................................................................................................... 34 Ⅸ岗位九：材料会计 ............................................................................................................. 35 Ⅹ岗位十：总账会计 ............................................................................................................. 42 Ⅺ岗位十一：固定资产会计 ................................................................................................. 47 Ⅻ岗位十二：结账及UFO报表 ........................................................................................... 49
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Ⅰ岗位一：申报计划和计划审批
1、计划申请：依据生产需要的存货，分析出存货耗用采购计划，并填制《请购单》，经物流部长和生产副总审核生效。
①在确定报料的内容后开始填制请购单，进入软件后点击供应链—采购管理—请购—请购单，在请购单界面点击增加，出现如下界面：
②单据号系统自动带出，日期填写录入请购单日期（系统日期自动带出）。
确认无误后，点击保存、提交，系统将按照审批流程进行审批。 点击“查审”可看到此审批进程
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2、计划审批：当审批人员打开ERP系统后会收到系统发送的系统消息，同时在“待办任务”中也可以看到
鼠标双击系统会自动打开需要审批的请购单
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点击“审核”，输入审批意见，点击“同意”，系统将自动转入下一审批节点 如果审批不同意，系统将提示单据退回到发起者节点
当审批流程结束后，此单据终审，同时在请购单表体“审核人”栏目中出现终审人员姓名
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如果单据需要修改，则需要终审人员将单据弃审后方可修改
Ⅱ岗位二：采购业务员
1、采购订单
根据已审批的请购单生成采购订单，进入软件后点击供应链—采购管理—采购订货—采购订单，在采购订单界面点击增加，出现如下界面：
点击“生单”，选择“请购单”，按请购单生成采购订单，通过过滤条件可以缩小单据范围，选择所需生单的请购单，如下：
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点确定，系统会将已审批的请购单生成采购订单。注意，请购单在审批流中未结束流程（即未审核）的不会在生单过滤中显示。
经与供应商洽谈后录入供应商及价格后点击“保存”、“审核”，此采购订单生效。
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注：请购单审批流中未终审完毕，将不能生成后续的采购订单！ 采购订单未审核，将不能生成后续的采购入库单！
提醒各业务发起人随时关注审批进程，以免影响业务工作！ 2、采购发票
当采购部收到供应商开具的实体发票后，需要在系统中录入发票（专票或普票）。进入软件后点击供应链—采购管理—采购发票，在相依发票界面点击增加。采购发票可手工增加，也可根据单据生成。在此，我们要求按照采购入库单生成。
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采购发票生成确认无误后，即点击“保存”，则采购发票生效。生效的采购发票将传递到财务“应付管理”进行相应的入账处理。 3、采购结算
采购结算系统中主要作用是区分采购入库是否为“暂估”业务。采购结算也称采购报账，是指采购核算人员根据采购发票、采购入库单核算采购入库成本；采购结算的结果是采购结算单，它是记载采购入库单记录与采购发票记录对应关系的结算对照表。系统中只要将采购发票和采购入库单没有进行结算操作，则系统认为此采购业务为暂估，反之视为货到票到业务。每月月末可以采取“自动结算”方式，系统将自动按照同种供应商、同种存货及同种数量的采购入库单和采购发票进行自动结算并形成结算单列表。
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手工结算：对于无法进行自动结算的单据采取手工结算方式手工选择入库单和发票进行结算。在手工结算界面点击“选单”，出现如下界面：
点击“过滤”，选择入库单和发票过滤条件进行过滤。
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点击“确定”后出现结算界面，如下：
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注意：界面中第二行“采购入库单”结算数量处，此处可以按照实际结算数量填写，如部分结算。确认无误后，点击“结算”后完成结算业务。
同样，涉及“运费”等业务发票的，采用费用折扣结算方式，步骤同上，在选单中过滤出“运费发票”，在以上界面中下方出现“运费发票”金额，系统默然按照“金额”进行分摊，可以手工改成按照“数量”进行分摊。选择完成后首先点击“分摊”再点击“结算”完成所有业务。
注意：采购发票如果已结算将无法修改原始单据（采购发票和采购入库单），必须先删除相应结算单后方可将采购入库单弃审和采购发票修改。
Ⅲ岗位三：销售部业务员
1、 价格管理
年度协议客户价格固定，可利用“客户价格”设置相应存货价格，当录入销售订单客户和存货后，系统自动带出单价。
进入软件后点击供应链—销售管理—价格管理—客户价格—客户调价单，在客户调价单界面点击增加，出现如下界面：
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录入相应客户相应存货的“成交价”，点击“保存”、“审核”后即刻生效。
当客户价格需要调整，则需要对客户价格进行调价处理，进入价格管理—客户价格—客户价格列表，如下
选择需要调价的列表
点击左上角“调价”下拉菜单，选择相应的功能操作（增加、修改、删除、作废），处理完毕后点击保存即可。
2、 销售订单
根据销售业务员与客户签订的协议等，手工录入销售订单。 进入软件后点击供应链—销售管理—销售订货—销售订单，在销售订单界面点击增加，出现如下界面：
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销售订单确认无误后点击“保存”、“审核”
3、 销售发货单
根据已审核的销售订单生成发货单
进入软件后点击供应链—销售管理—销售发货—发货单，在发货单界面点击增加，出现如下界面
系统已经设置为“参照销售订单生成发货单”，因此出现以上参照销售订单界面
通过过滤条件可筛选需要生单的销售订单
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在销售发货单中鼠标点击“数量”处，可以按分批出库的数量填写发货数量。确认无误后点击“保存”、“审核”。发货单审核后由成品库保管员确认出库。
对于销售订单的执行情况，在《订单执行统计表》中进行查询汇总，如下图： 按需要查询的要求进行“过滤”，可以体现出“累计发货数量”和“未发货数量”
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4、销售发票
根据已审发货单生成销售发票（销售专票或销售普票） 进入软件后点击供应链—销售管理—销售开票，在发票界面点击增加，系统设置参照发货单生成发票，出现如下界面
将发货单信息自动带入到发票中，点击“保存”、“复核”。复核的销售发票将传递到财务“应收管理”进行相应的入账处理。财务应收管理将销售发票审核后销售发票将不能“弃复”操作，必须财务先将销售发票“弃审”
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可根据发货单批量形成发票
点击表头处“发货”“专票”，即由发货单形成专票。选择“仓库”即可批量形成发票，在发票列表中可以批量复核发票。
Ⅳ岗位四：物流部保管员
1、 采购入库
仓库保管员根据已审的采购订单生成采购入库单办理采购入库
进入软件后点击供应链—库存管理—入库业务—采购入库单，在采购入库单界面点击生单，选择采购订单（蓝字）出现如下界面
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在出现的采购订单过滤条件中可输入相应供应商进行筛选
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以上两处选择“Y”，在界面下方处，在需要办理入库的存货处选择“Y”，不需要的不用点击。完成后点击“确定”。
系统将采购订单信息自动生成采购入库单，选择需要入库的“仓库”，表体中切记按照实际验收入库数量填写！ 完成后点击“保存”、“审核”。至此，采购入库业务办理完毕，存货数量增加。如果单据出现错误，点击“弃审”后修改数据。
2、 材料出库
仓库保管员根据已审的“领料申请单”生成材料出库单
进入软件后点击供应链—库存管理—出库业务—材料出库单，在材料出库单
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界面点击生单，选择领料申请单（蓝字）
出现领料申请单过滤条件，建议输入领料部门可以缩小范围。
选择需要出库的单据，点击“确定”
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系统将自动带出需要出库的存货信息，确认无误后点击“保存”、“审核”。至此，材料出库业务办理完毕，存货数量减少。如果单据已审核发现录入错误，点击“弃审”、“修改”。如果没有审核则直接点击“修改”即可。 3、产成品入库
根据车间开具的已经保存的产成品入库单，选择货位确认无误后办理入库
进入软件后点击供应链—库存管理—入库业务—产成品入库单，点击“修改”
按照实际入库数量办理，且需要修改入库货位！确认无误后点击“保存”、“审核”。至此，产成品入库办理完毕，存货现存量增加。
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产成品入库单审核后如果需要删除，需要先将单据“弃审”，由于存货已经办理货位入库，则需要先进行“清货”后方可删除。
清货后方可对单据进行删除！ 4、销售出库
根据已审的销售发货单生成销售出库单
进入软件后点击供应链—库存管理—出库业务—销售出库单，点击生单，按照销售发货单生单
输入过滤条件过滤处需要生单的销售发货单信息
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确认后点击“确定”
由于成品库采取“货位管理”，则出库需要指定货位
鼠标表体中点击右键，可选择“整单指定货位”或“单行指定货位”，系统将自动指定存货货位。确认无误后点击“保存”、“审核”。至此，销售出库办理完毕，存货数量减少。
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Ⅴ岗位五：车间领料人员 1、材料领用
车间领料人员手工录入“领料申请单”，经部门主管审核后领料 进入软件后点击供应链—库存管理—领料申请—领料申请单，点击增加
确认无误后点击“保存”，部门主管点击“审核”。
2、 领料申请单审核后将占用存货可用数量，因此，领料申请开具后如果其中某个存货或整张单据不再领用，领料部门需要将单据“关闭”或鼠标右键“行关闭”。单据关闭后不再进行单据流转，后续环节即看不到信息，但数据仍保留。
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Ⅵ岗位六：应付会计
1、采购发票审核入账：
将采购管理中已经存在的采购发票审核入账
进入软件后点击财务会计—应付款管理—应付单据处理—应付单据审核 选择“采购发票”及下方的“未完全报销”，“确定”
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对需要审核的发票点击“审核”（此种方式系统不会提示“是否立即制单”），或者鼠标双击打开此发票进行审核，系统提示“是否立即制单”。
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可以立即“制单”，也可月末统一制单。
2、应付单录入
此处手工录入除采购业务之外（采购发票）的应付单
进入软件后点击财务会计—应付款管理—应付单据处理—应付单据录入，点击增加
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应付单本质是一张记账凭证，保存审核后可以立即制单
3、应付核销
核销处理指日常进行的付款核销应付款的工作。单据核销的作用是处理付款
核销应付款，建立付款与应付款的核销记录，监督应付款及时核销，加强往来款
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项的管理
可选择“自动核销”，计算日期必须选择正确。 在“单据查询”中“应付核销明细表”查询核销记录
业务中发现应付或付款出现错误，但已经核销，需要将单据取消核销后再进行修改操作。
应付款管理—其他处理—取消操作
可全部核销，也可通过过滤条件选择具体供应商取消核销
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点击“确认”即可取消核销。
注：在单据查询中，已经核销过的单据在“应付单查询”、“收付款单查询”处不再体现。即在单据查询中体现的数据均是未核销过的信息。
Ⅶ岗位七：应收会计
1、销售发票审核入账：
将销售管理中复核的销售发票审核入账
进入软件后点击财务会计—应收款管理—应收单据处理—应收单据审核 选择“销售发票”，点击“确定”
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对需要审核的发票点击“审核”（此种方式系统不会提示“是否立即制单”），或者鼠标双击打开此发票进行审核，系统提示“是否立即制单”。
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可以立即“制单”，也可月末统一制单。
2、应收单录入
此处手工录入除销售业务之外（销售发票）的应收单
进入软件后点击财务会计—应收款管理—应收单据处理—应收单据录入，点击增加
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应收单本质是一张记账凭证，保存审核后可以立即制单
3、应收核销
核销处理指用户日常进行的收款核销应收款的工作。单据核销的作用是解决
收回客商款项核销该客商应收款的处理，建立收款与应收款的核销记录，监督应收款及时核销，加强往来款项的管理。
可选择“自动核销”，计算日期必须选择正确。 在“单据查询”中“应收核销明细表”查询核销记录
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业务中发现应收或收款出现错误，但已经核销，需要将单据取消核销后再进行修改操作。
应收款管理—其他处理—取消操作
可全部核销，也可通过过滤条件选择具体供应商取消核销
点击“确认”即可取消核销。
注：在单据查询中，已经核销过的单据在“应收单查询”、“收付款单查询”处不再体现。即在单据查询中体现的数据均是未核销过的信息
Ⅷ岗位八：出纳
1、 付款
应付款管理-付款单据录入-付款单据录入增加，输入付款单相应信息，确认无误后点击保存、审核。
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2、收款
应收款管理—收款单据处理—收款单据录入点增加，输入收款单相应信息，确认无误后点击保存、审核。
Ⅸ岗位九：材料会计
1、正常单据记账
单据记账用于将用户所输入的单据登记存货明细账
进入软件后点击供应链—存货核算—业务核算—正常单据记账
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过滤条件中选择相应仓库，建议按照仓库逐个记账。
单据记账原则：先将各个材料仓库记账，待产成品成本手工计算分摊后，最后对产成品仓库进行单据记账！
选择过滤条件后出现未记账单据一览表。
点击“记账”即可。
2、结算成本处理
所谓存货暂估是外购入库的货物发票未到，在无法确定实际的采购成本时，财务人员期末暂时按估计价格入账，后续按照“单到回冲”方式进行回冲处理。
进入软件后点击供应链—存货核算—业务核算—结算成本处理
上月材料暂估，本月发票到并与采购入库单结算后，需要进行此项处理。
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点击“暂估”即可完成暂估业务回冲业务。系统自动形成红字回冲单和蓝字报销单。
红字回冲单和蓝字报销单查询：
供应链—存货核算—日常业务—单据列表
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2、 产成品成本分配
产成品成本分配表用于对已入库未记明细账的产成品进行成本分配 进入软件后点击供应链—存货核算—业务核算—产成品成本分配
月末当材料出库成本及各项费用手工计算完成后可通过此功能对产成品入库成本进行分配，选择“查询”
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在以上界面中可以手工录入产成品入库成本。切记录入具体产成品明细，而不是产成品大类，如果录入大类，系统将自动按照数量比例进行分摊。确认无误后点击“分配”。
3、 凭证生成
进入软件后点击供应链—存货核算—财务核算—生成凭证
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存货核算生成凭证前提是单据已经进行记账
点击“选择”需要生成凭证的单据
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收入存货及对方科目，确认后点击“生成”即可生成凭证传递到总账系统
此处存货及对方科目可以在系统中预置，便于系统自动带出
进入软件后点击供应链—存货核算—初始设置—科目设置—存货科目，点击增加，可以按照存货分类进行设置
进入软件后点击供应链—存货核算—初始设置—科目设置—对方科目
可以按照“收发类别”进行设置。要求所有入库单据必须将收发类别录入，否则系统将无法按此自动生成对方科目。
4、期末处理
当日常业务全部完成后，用户可进行期末处理
进入软件后点击供应链—存货核算—业务核算—期末处理
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点击“确定”即可完成期末处理。此项操作针对各模块业务做结束标志。
Ⅹ岗位十：总账会计
1、 填制凭证
由于各业务子系统的存在，相应凭证由各业务子系统传递到总账，因此总账只需要手工录入日常除业务外的凭证数据
进入软件后点击财务会计—总账—凭证—填制凭证
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录入相关信息后，点击“保存”，由部门主管进行凭证审核。
2、 审核凭证
进入软件后点击财务会计—总账—凭证—审核凭证
录入过滤条件选择需要审核的凭证
点击“审核”即可。
3、 凭证记账
当各业务凭证全部审核完毕后方可对凭证进行记账 进入软件后点击财务会计—总账—凭证—记账
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录入需要记账凭证的范围，直接点击“记账”即可。
当凭证出现错误，需要修改的，首先需要对已记账凭证进行反记账操作。 打开此节点：总账---期末---对账 点击“对账”，然后按住“ctrl+h”组合键，出现如下界面：
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提示凭证恢复记账节点激活。返回到凭证记账节点，可以看到恢复操作出现，如下：
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4、 转账
当月凭证记账后需要进行转账业务
进入软件后点击财务会计—总账—期末—（转账定义：此节点只需要设置一次）—转账生成
设置转账目录 点击“增行”，输入相应科目及转账公式，保存。
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此处设置科目转账公式，其本质就是张转账凭证，此处设置后，月末即可按此生成转账凭证。
Ⅺ岗位十一：固定资产会计
1、 资产增加
进入软件后点击财务会计—固定资产—卡片—资产增加
选择固定资产的类别
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输入固定资产各项信息，保存
2、 资产折旧
进入软件后点击财务会计—固定资产—处理—计提本月折旧
3、 卡片变动
进入软件后点击财务会计—固定资产—卡片—变动单 系统提供多种方式的变更，按照实际需要进行填写
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4、 凭证生成
进入软件后点击财务会计—固定资产—处理—批量制单
Ⅻ岗位十二：结账及UFO报表
各模块月末结账顺序采购管理应付款管理库存管理存货核算总账销售管理应收款管理固定资产 1、 供应链
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采购管理、销售管理两个模块结账顺序并行，以上两个模块结账完成后方可对库存管理结账，最后对存货核算模块结账。至此，供应链模块全部结账完毕。 2、 财务
应收、应付模块、固定资产模块结账顺序并行，最后总账结账。 一、 供应链结账 1、 采购模块结账步骤
① 当月所有的采购请购单、采购订单全部审核完成。如果遇到特殊情况无法完成审核的，必须点击单据表头工具栏中的“关闭”操作。下月再“打开”此单据继续业务处理。 ② 由采购入库单或采购订单形成采购发票。
③ 采购发票与采购入库单办理结算。涉及运费等需要手工结算将采购发票、运费发票、采购入库单三者进行费用分摊及结算。 ④ 采购模块结账。 2、 销售模块结账步骤
① 当月所有的销售订单、销售发货单全部审核完成。如果遇到特殊情况无法完成审核的，必须点击单据表头工具栏中的“关闭”操作。下月再“打开”此单据继续业务处理。
② 由销售发货单形成销售发票。当月销售发票全部复核。 ③ 销售模块结账。 3、 库存模块结账步骤
① 当月所有物资采购入库单、材料出库单、其他入库单、其他出库
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单、销售出库单、产成品入库单全部当月审核完成。 ② 库存模块结账。 4、 存货核算结账步骤
① 确认当月所有单据全部审核完成。 ② 涉及产成品成本分配需要在记账前完成。 ③ 涉及暂估业务的进行暂估成本处理。 ④ 正常单据记账。 ⑤ 期末处理。 ⑥ 生成凭证。 ⑦ 存货模块结账。
以上供应链各模块结账完成。 三、财务模块结账
以下财务各模块结账顺序不分先后 1、 固定资产结账步骤 ① 当月新增资产增加。 ② 当月计提折旧。 ③ 固定资产结账。 2、 应收模块结账步骤
① 应收款管理中审核从销售管理模块传递的销售发票，形成应收款。 ② 录入收款单并审核。
③ 应收款及收款单进行核销处理。 ④ 制单处理（生成凭证）。
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⑤ 应收结账。
3、 应付模块结账步骤
① 应付款管理中审核从采购管理模块传递的采购发票，形成应付款。 ② 录入付款单并审核。
③ 应付款及付款单进行核销处理。 ④ 制单处理（生成凭证）。 ⑤ 应付结账。 4、 总账结账步骤 ① 相应业务结转。
② 审核从各模块传递的当月凭证。 ③ 当月凭证全部记账。 ④ 总账结账。
四、UFO报表
报表有两种状态：格式状态和数据状态
格式状态下：可以编辑报表公式设置关键字等 数据状态下：可以进行数据处理。格式状态和数据状态的切换可以通过报表左下角的按钮进行切换。
第一次使用报表的操作流程：
1.打开UFO报表系统，单击 【新建】按钮，新建一个空白表页。 2.单击菜单栏的【格式】选择【报表模板】
3.选择您所在的行业以及要生成的报表，提示是否覆盖本表格式，选择【是】注：选择模板的时候行业性质一定要与总账中的行业性质一致，否则会造成报表取数不正确。一般选择：2007年新会计制度。也可点击【生成常用报表】。
4.查看公式定义是否正确，不正确的可以单击按钮进行修改。
5.单击左下角的按钮，切换到数据状态，提示是否全表重算，点击【否】。
6.依次选择菜单栏的“数据”——“关键字”——“录入”，输入年月日，单击确认。 7.稍等片刻，就会显示出数据，如果有的列数据显示为 ，请调整其列宽即可。
8.如果生成的数据不正确，请查看公式定义是否正确，余额方向是否一致等，修改后重新计算即可。
9.确认无误后，保存报表。
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下一月生成报表的流程：
1.进入UFO报表系统，打开上一月生成的报表。
2.单击菜单栏的 “编辑”——“追加”——“表页”，输入追加的页数1确认。 3.这时，在左下角会看到 的标识，单击第2页。
4.依次选择菜单栏的“数据”——“关键字”——“录入”，输入年月日，单击确认。 5.稍等片刻即可显示本月的数据。 6.确证数据无误后，保存报表即可 7.以后每月重复1-6步即可。
UFO报表应用
在常用模板及行业模板中如果没有需要的报表格式，则需要新建报表，如下： 1、 新建空白表格
2、 如EXCEL表格一样录入栏目内容
3、 设置公式：
点击单元格---点击“fx”按钮：
出现公式框：
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点击“函数向导”：
请注意：“用友账务函数”即总账模块函数，其他均为各模块函数。右侧选择相应“函数名”，点击“下一步”。出现如下提示：
标体中显示的是公式等格式说明，点击“参照”：
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在以上界面中录入相关信息：帐套号选择对，涉及科目辅助核算的录入部门，会计年度选择对。
完成后如下：
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点击“确定”。
即供销部管理金额已设置好。
再设置其他部门公式单元，公式可以复制粘贴，但需要手工将部门进行修改。
双击“公式单元”
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将部门“18907”改成“财务部”编码即可完成第2行单元公式设置。
点击数据---关键字---设置
点击需要体现关键字的单元格：
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点击“保存”完成设置。
点击表体左下角“格式”按钮切换到“数据”状态。
切换到“数据”状态后，点击数据---关键字---录入
录入单位名称。关键字设置成什么就录入什么关键字。提示“是否重算”，点击重算即可完成数据计算。
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UFO报表使用技巧举例：
公式实例：“损益表”中的本年累计数单元格,设置本年累计数的公式有两种方法: 1、利用软件提供的帐务函数:本年累计(LFS)来做。
2、利用本表他页公式通过SELECT来做:本月数加上上个月的本年累计数即可。 公式格式:本月数单元格或区域+SELECT(本年累计数单元格或区域,月@=月+1)
注:月@=月+1为上个月的表示方法,通过月+1表示数据取自关键字为本月的上一个月的表页.(例如:本月关键字为8月,月+1所表示的含义为取关键字为7月份的表页的本年累计数单元格或区域的数值)
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