饭店采购管理制度及实施细则
采购部是饭店的一个重要的支出部门，为了保证各部门所需物品的品质和价格的合理性，结合饭店内部管理制订采购方式及程序。本实施细则适用于非招标类物品。
总 则
第一条 为了搞好饭店采购工作，保证采购到优质廉价的物品，确保经济指标的完成，防止一些不正常事情发生，特制定此细则。
第二条 采购部是饭店采购工作的专业部门，饭店所需物品原则上均由其统一购买，其他部门有参与监督、支持、配合权，但一般不得自行采购。
第三条 所有采购活动必须遵守国家有关法令、法律和法规。
第四条 相关人员在采购、收货过程中，必须遵循职业道德；努力提高业务水平，适应市场经济发展要求；讲究文明礼貌；遵守法律、法规；以饭店利益为重，相互监督，相互配合，共同把好“粮草”关。
第一节 采购申请
第五条 各部门仓库保管员要根据饭店的经营情况，掌握定额指标和日常使用情况，编制年（季、月）的采购计划交饭店财务负责人和总经理审批后报饭店管理班子讨论，通过后列入年（季、月）度计划，由饭店财务部转发采购部具体执行。
第六条 凡是各部门仓库储备的项目均由其提出采购申请。申请之前须认真检查库存量、消耗量及编制的采购计划，严格按照预算执行。
第七条 各部门仓库储备以外的项目由各使用部门提出采购申请。申请之前须查询仓库是否有该项物资，或在仓库多余物资中是否有代用品。
第八条 经确认实属必需购买项目，必须由仓库或使用部门按照不同情况提前填写不同类型的申购单，经部门授权主管审批签字后报送采购部做出相关采购价格预算及请款计划，再由使用部门将采购预算及请款计划报财务经理、总经理、董事长审核批准后，转采购部采购。
1. 厨房直接正常消耗食品填写“厨房每日市场订单”，一式四联。此类餐料请购单由财务部审核每日收货记录，并上报总经理、董事长成本情况。
2. 厨房直接正常消耗食品以外的采购项目填写“采购申请单”，一式四联。
第九条 所有申购单必须用中文填写，并写清楚其规格、型号等条件（或特殊要求）等，以便采购员购买。
第十条 所有采购项目的申请要加强计划性，减少盲目性，提前填写，留有余地。 1. 国外进口项目需提前二至三个月提出申请。
2. 国内加工或订做的项目需视生产周期提前提出申请。
3. 国内常用批量项目需在当年度底提出下年度全年或半年申请计划，分批到货。 4. 国内市场一般项目需提前两周提出申请。
5. 厨房直接正常消耗食品原料每天下午七点前提出申请，次日上午进货。 6. 特殊项目或紧急项目按有关规定处理。
第二节 采购项目的择商、确认和报价
第十一条 所有“厨房每日市场订单”以外的采购申请单在报批手续齐全的情况下，报送
到采购部确认后，由采购部经理统一登记后分发给相应采购员，由其具体负责申请单上采购项目的择商、确认和报价。
第十二条 “厨房每日市场订单”根据厨房规定的每日晚七点前报单时间，直接报送采购部，由其具体负责落实采购人员根据市场价格订货或外采，并留存第一，其余三联返送厨房、库管员及使用部门。
第十三条 采购人员收到自己分管的申请单后要归纳、分类整理，对其中有疑问的内容要与申报部门授权人及时沟通；在确认无误后，按照要求时限寻找至少三家以上供应厂商，进行业务洽谈；经过饭店择优确定报价填入申请单，并填好总金额、供应厂商名称后上报上级审阅。
第十四条 “国外采购申请单”由采购部经理负责。通常以发电传、传真的方式向香港或国外供应厂商询价。
第十五条 供应厂商的优惠、折扣、赠送、回扣等必须归饭店所有，并在报价中注明。 第十六条 对于特殊要求的或需要加工订做的项目，申请部门要作详细说明或提供样品；供方按要求提供样品，并经饭店申请部门负责人确认，进一步洽谈。
第十七条 采购部对内要主动与使用部门保持密切联系，树立服务意识，熟知饭店物品的标准和使用情况；对外经常作好市场调查研究，掌握市场行情，积极主动向使用部门推荐新产品及质优价廉的代用品；积极主动向管理班子提供市场情况所购物品的策略。 第十八条 所有采购项目的择商、报价必须由采购部在充分了解并掌握市场行情的条件下择优确定；使用部门有权了解所需物品的价格并提出质疑，采购部在择商报价中必须认真研究对待，使用部门主动与采购部办理协调配合，对于所掌握的供应厂商情况及购货意向通报采购部，以便由其选定质好价廉服务优的供应厂商。
第十九条 确属疑难采购项目，采购部和使用部门双方必须及时联系沟通，研究对策。无力解决的必须及时上报领导，不得拖延误事。
第二十条 厨房每日市场订单采购项目的择商、确认和报价
1、每天早上由2名采购人员6点半到市场进行餐料询价工作，其中一名采购主管需9点前回店，协同库管办理当天餐料及外采入库验收工作，采购主管负责收货现场谈价事宜，库管负责现场检验物料品质工作且在领用人签字后方可领取物料。上午的接菜换菜工作需在12：30之前完成。
2、早上6点半上市场的另一名采购主管负责所主管大类的市场考察、询价比价工作，如调料、肉品、粮油、高品等需每周询价和考察市场，酒水需每月寻价和考察市场。对于市
场的考察要有针对性和全面性，并形成书面比价上报。采购主管定期交换大类，分工合作。还负责当天的每周各部门物料的接单、请款预算、订货、日常采购工作。餐具、用品、耗用品、工程材料、设备资产等大类每次外采订货前要按至少三家同质比价原则实施采购。
3、8点至17点班次采购主管负责每周各部门物料的接单、请款预算、订货、日常采购工作及应急采购工作。并且对餐具厨具、酒店用品、耗用品、工程材料、设备资产等大类物品定期（月、季度）进行市场考察工作。
4、晚班19点到20点半订货时，采购主管直接在餐料申请单上体现寻价与谈价的最终订价情况，并订购需第二天到货的餐料，在订购时直接结合当天市场寻价与供应商报价进行订货谈价工作，如遇到供应商表示第二天上货时才能知道价格的答复时，要么此物料第二天早上外采，要么第一时间告之对方：此物料以第二天市场寻价并负责接货的采购员最终寻价为收货价格，不得有议。安排并负责第二天外采事宜，做好与第二天接菜人员的工作交接。若晚上的餐料申请单含有大量宴会餐料备料或大量需外采餐料时需电话请示领导。
5、每周五由白班采购主管负责餐料收货工作，及应急采购工作。其他采购主管共同对各大批发市场进行详细地专题市场考察和比价工作，形成比价报告上报。
6、除菜果外，海鲜等餐料及其他物料、酒水、用品的价格上涨均需要提出书面申请，经总经理批准后实行。并要求每名采购主管认真负责地对待所负责的各大类物料的价格控制及品质保证，库管对验货品种、规格、品质及入库数量严格把关，凡各自工作时间内所负责的采购或验收工作中出现的失职问题，由当天经办采购主管或库房主管个人承担一切后果。
第三节 基准单价
第二十条 基准单价的适用范围：蔬菜、肉类、水果、酒水及其它餐饮材料等。 第二十一条 基准单价确定后须报审核岗及财务备案。
第四节 审批程序
第二十二条 审批程序按请购部门经理（仓库主管）提出申请—采购部接单—采购部经理—财务部经理—总经理—采购部采购程序执行。
第五节 购买
第二十三条 所有采购项目依据有效订单，原则上由采购部统一购买，其他部门一般不得自行购买。
第二十四条 经审批签字的采购单返回采购部后，由采购部经理统一安排分到采购部相关人员处进行采购。
1. 国外进口订单由采购部经理直接负责订购，通常以邮寄订单、发电传、传真方式订购。同时注明相关单证。
2. 国内采购订单由各采购员实施购买。所有购买活动必须依据有效订单规定的项目、数量、价格、时限、供应厂、商及其他要求进行。
第二十五条 在购买过程中要认真检查所购物的品质、商标、期限、卫生标准等内容，坚决杜绝假冒伪劣等不合格商品流入饭店。
第二十六条 对于期货或供需双方认为必须签约的经济活动，首先要与供应厂、商认真洽谈有关业务的细节，向财务经理请示汇报；在达成协议后，按财务管理规定签订供需合
同，经双方法人代表签字并取得合法公证后方能生效。
第二十七条 采购人员在购买中要将采购订单号码、所需部门明确告诉送货到店的供应厂商。
第二十八条 由于当地市场变化或其他原因造成购买时价格高于有效订单报价或数量多于有效订单数量时，必须按饭店规定审批后方能购买。
第六节 进口货物报关与报验
进口项目入关到货后均需由专职报关、报验员按照有关规定进行报关、报验。
第二十九条 进口用品到货后，首先填写关税征免表向海关办理征免审批。然后完整、准确地填制有关单证，附交合法、齐全、有效的报关单证向海关办理报关手续。交税过关后方能提货。
第三十条 准确地填制报关手续。交税过关后方能提货，检疫合格后方能使用。 第三十一条 报关、报验员必须认真学习并切实遵守国家有关进出口政策、法令、海关和检疫的法律、法规、规章，依法履行报关员义务，行使报关员权力。 第三十二条 与相关部门的人员搞好关系，做好报关、报验工作。
第七节 货物运输
第三十三条 所有购买项目必须首先争取供应厂、商送货到店。采购部的车辆仅对不具备送货条件的采购项目进行运输。
第三十四条 采购运输要做到及时、安全、完好、节约且有效率；禁止食品与其它货物混装，保证食品卫生。
第三十五条 凡是需要饭店提供运输的采购项目、采购人员外出联系业务或其他业务用车， 首先由主办人向各自主管提出用车申请，并详细说明所运项目的名称、数量、重量、地点、路线、期限及特殊要求。然后由采购部经理根据情况安排运输、用车计划，并填写派车单。
第三十六条 司机必须遵守车辆维护保养的各项制度；必须遵守各项交通法规。司机必须持有采购部经理签字的派车单驾驶车辆外出，并在收车后如实地填写好派车单的逐项内容，上报采购部经理。
第八节 货物验收
第三十七条 无论是采购人员自提项目还是供应厂、商送货项目，货到饭店后，必须首先与库管员联系，说明饭店采购订单号码及部门，由库管员依据采购订单或合同过数检验，合格后分送所需部门。不允许采购人员或供应厂、商直接交与所需部门。不符合采购订单内容的项目一律拒收。
第三十八条 验收合格并已付款的采购项目由采购人员将发货票、支票存根登记后交与库管员签收。
第三十九条 验收合格但未付款的采购项目由库管员开具收货单经交货人签字后，将第三联给交货人作为结算凭证，第四联随同收货日报上交财务部，第一联库管员留存备用，第二联交库管员记账。
第四十条 库管员在对购入项目的质量、规格、样式等难以确认的情况下，要主动请示所需部门的授权人协助，有关部门和人员积极帮助解决。
第四十一条 在验收中，库管员或所需部门均有权提出退货要求。经确认，实属不符合要求的项目，由采购部负责退货事宜。对于已验收领用的物品，采购部可拒绝退换。 第四十二条 购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作，共同
做好工作。对争议不决的有关事宜，其双方进行协调解决。如仍存分歧，由饭店管理班子授权人裁决。
第九节 结算工作
所有采购项目的结算均由采购人员凭该采购订单到财务部取得付款凭证后进行。
第四十三条 国外进口采购项目凭采购订单、发货票、收货单证由财务部办理付款事宜。
第四十四条 国内本市采购项目由采购部人员凭采购申请单、相应的收货记录及发票到财务部办理付款手续。
第四十五条 供需双方认可的带有预付款的采购项目必须由采购人员填写“支票申请单”附该项采购订单、预付款协议书报采购部经理、财务经理、总经理审批签字后，由采购人员凭采购订单领取转帐支票后付款。付款后采购人员要及时将发货票收货记录、支票存根一并登记后递交财务部。
第十节 特殊采购项目
第四十六条 一些技术性较强，或有特殊要求的采购项目，采购部可以邀请有关部门相关人员共同购买或授权有关部门相关人员购买，并与之共同承担责任。有关部门对此要予以协助。
第四十七条 所有紧急采购项目均由所需部门依照有关规程自行办理手续。采购部要急人所急，以最快速度择商报价，一经收到所需部门已经形成的有效订单取得结算手续后，要采取紧急购买措施，保证供应。采购部人力不足的情况下，可以授权有关人员代购，并与之共同承担责任。
第四十八条 对采购部、库管员正常工作时间以外的需求项目，尽可能提前申购。若确有个别紧急需求，须经有关授权人批准后，由所需部门自行购买，在有关授权人监督下收货，于次日及时补办申请、审批、收货手续。
第四十九条 饭店总经理决定的特殊专项专人采购项目不受此规程限制。
第十一节 采购业务管理
第五十条 为了搞好饭店的采购工作，保证质优廉价适时的供应，采购部全体人员必须认真履行各自的职责规范。搞好店内店外的业务合作关系，树立良好的企业及个人形象，廉洁自律。
第五十一条 采购人员在招标采购过程中必须依法办事，提高业务技能，不断降低采购成本，按时完成本职工作，讲求实效。
第五十二条 采购部经理主要负责收集、分析、研究市场信息；按财务规定制定采购原则。
第五十三条 采购计划；控制采购成本及采购费用；认真审定各类采购申请单的报价及推荐的供应商，提出主导意见上报，督促、检查各类采购项目的执行情况；加强与饭店各部门及供应商之间的沟通与协调。
第五十四条 采购人员按饭店采购项目的分类进行分工负责，采购部经理负责进口物资的订购，对于一些技术较强，或有特殊要求的采购项目，采购部可要求有关部门共同招标购买，并共同承担此责任。
第五十五条 供应商的客史档案、业务信息资料归饭店所有，归类存放，未经批准不得私留、借阅、外泄。
采购部
2011年12月5日
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