06 文件分类、编码及版本管理制度

文件分类、编码及版本管理制度

1. 目的

为规范公司文件管理，明确文件体系分类，并通过文件编码及版本的制定使其具有唯一性、统一性、识别性、控制性，特制定本管理制度，以达到信息资料有效分类管理及便于查找的目的。

2. 适用范围

本管理制度适用于公司文件体系。其他公司参照执行。

3. 文件分类

公司文件体系依照内容从上至下分为四大类：政策类、制度类、流程类、其他类。 4.1 政策类

政策是公司在不违背国家相关政策法规的前提下，为了实现公司整体利益最大化，以权威形式制定的公司战略、发展目标计划及其他对公司活动起到纲领性指导作用的文件。 4.2 制度类

制度是公司、部门等制定主体在公司政策的指导下，为了规范自身建设，加强成本控制、维护工作秩序、提高工作效率、增加公司利润、增强企业品牌影响力，通过一定的程序所制定出的一系列规范和准则，包括管理制度、规定、办法等。

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公司制度一般包括以下几个方面：

（1）人力管理制度。内容包括：员工守则及行为规范、岗位职责、岗位说明书、

考勤管理、招聘管理、人事档案管理、离职管理、培训管理、人员调动管理、奖惩管理、福利管理、工资管理、绩效考核管理等。

（2）安全制度。内容包括：警卫人员值勤管理、防火安全管理、安全生产管理、

安全保卫管理、事故管理、危险物品安全管理等。

（3）财务制度。内容包括：资金预结算管理、 资金管理、现金管理、财务审批

管理、财务盘点管理、审计管理、固定资产管理、出纳管理、会计档案管理、统计管理等。

（4）行政制度。内容包括：会议管理、文件管理、档案管理、出差管理、车辆

管理、食堂管理、保密管理、环境卫生管理、值班管理、办公用品管理等。 （5）业务部门制度。指以各业务部门为主体制定的涉及到与人力管理、安全、

行政等通用内容相关的一系列规范和准则。 4.3 流程类

流程类文件是符合一定格式规范要求，用于指导业务运作而编制的一系列相互配套但又各有侧重的程序文件。重点强调时间性、逻辑性和规范、维护业务的标准化运作。包括流程、操作细则等。 4.4 其他类

其他类文件是指除了政策类、制度类、流程类以外的其他文件，例如：会议纪要、方案、计划、报告等。 4.5 说明

（1）手册是公司或部门按实际需求，选择若干个有关联的文件汇编成册的文件。

手册的内容不得与原有文件冲突。如《工管中心管理制度及流程手册》、《标准化建设体系管理手册》。

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（2）表单模板是支持制度流程运作而预先设计好的标准化格式文件，或预先设

定好的检查项目表，可直接在模板空白处填写或可按内容实施检查。要求与制度流程配套使用。

4. 文件编码

4.1 编码类型 （1）文件编码

指文件体系所有文件的编码。格式规范为“文件编码：xxx”，要求放在文件正文页眉处，居右，如图1所示： （2）表单编码

指填写表单样式的模板产生的编码。格式规范为“表单编码：xxx”，要求放在表单上端右侧位置，如图2所示： （3）手册编码

指由文件汇编成册的手册编码。格式规范为“手册编码：xxx”，要求放在手册正文页眉处，居右，如图3所示： 4.2 编码规则 4.2.1 编码元素规则

文件编码包括四大元素：类别码、范围码、业务别、序列码。表单编码可按需添加制表号。 （1）类别码

用于识别文件的类别。格式为一个大写英文字母，例如：M—手册、Z—制度、P—流程、F—表单。 （2）范围码

用于识别文件的适用范围。格式为两个大写英文字母，例如：AA—全公司、ZS—装饰、MQ—幕墙。

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（3）业务别

用于识别文件适用的业务范围，要求归口到一级部门。格式为业务部门缩写名称拼音的前两个首字母。例如，企管部的缩写为“企管”，拼音首字母为“QG”，即作为其业务别。

若出现业务部门缩写首字母重复的情况，则已有业务部门的业务别不变，新增业务部门的业务别保留第一个大写字母，第二个大写字母按照26个英文字母（重复字母除外）的顺序编写。如，新业务模块的业务别根据规则应为“GG”，与已有的工管中心业务别重复，则将该新业务模块的业务别制定为“GA”。 （4）序列码

用于识别同类别、同范围、同业务文件的流水号。格式为两位数字，起始编号为“01”。涉及到项目管理人员的表单，表单编号中序列码格式可以为“角色名缩写-序号”，例如，项目经理：“项-01”；施工员：“施-01”；安全员：“安-01”；质量员：“质-01”；资料员：“资-01”；材料员：“材-01”；仓管员：“仓-01”；决算员：“决-01”。 （5）制表号

即填写表单的流水号。制表号现不作要求，各部门可按需选择填写，待后期信息系统上线，制表号将由系统自动生成。

表1 编码元素规则示例表

类别码 管理手册 制度 其他文件 M Z 按需 范围码 全公司 幕墙 AA MQ 装饰 …… ZS 表单 流程 F P 业务别（归口到一级部门） 营销中心 集采中心

YX JC 4

工管中心 总工/总师办 GG ZG

研发院 设计院 财务部 信息部 人力资源部 知识产权部 YF SJ CW IT HR IP BIM技术管理部 企管部 法务监察部 行政综合部 证券投资部 审计部 BIM QG FW XZ ZT SA 4.2.2 编码结构

图4编码结构图

（1）文件编码：类别码-范围码-业务别-序列码

如，信息部《亚厦股份互联网访问管理制度》的文件编码为：Z-AA-IT-01； （2）表单编码：类别码-范围码-业务别-序列码-（制表号）

如，假定《采购计划表》模板的序列码为03，则其表单编码为：F-ZS-JC-03； 如，某项目部施工员使用的某表单的表单编码为：F-ZS-GG-施-01； （3）手册编码：类别码-范围码-业务别-序列码

如，标准化管理体系管理手册的手册编码为：M-AA-QG-01；

5. 文件版本

版本号是版本的识别号，文件新建时为初始版本号，以后每次修订均须根据规则更新版本号。

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5.1 版本号格式

版本号格式为“Vx.y”（“V”为“Version”的缩写）。“x”为从“1”开始编号的整数，“y”为0~9范围内的整数，文件初始版本号为“V1.0”。

（1）“x”应用于范围较大的变更或者是结构性的变更，“y” 应用于内容的

小变化。

（2）“y”是在保持“x”不变（同一个大版本）的情况下才会发生改变，若

本次“x”发生变化，“y”数值要置为“0”。

版本号要求体现在文件、手册正文页脚处，居右，格式规范为“版本号：Vx.y”，如图5所示：

图5版本号示意图

5.2 版本号更新规则

文件/手册的版本号为“Vx.y”，内容只是小范围的修订，不涉及结构性根本性的调整，应将文件版本号中的“y”更新为“y+1”，“x”数值不变。如内容、结构等进行大的修订后，应将文件版本号中的“x”更新为“x+1”，“y”数值置为“0”。

6. 附则

（1）未遵照本制度要求开展工作的管理人员按相关管理办法追责。 （2）本管理制度自发布日起生效。

（3）本管理制度由企管部负责解释及组织修订。 （4）记录的保存

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记录名称 《文件分类、编码及版本管理制度》 移交责任人 保存责任人 保存场所 存档时间 保存期限 到期处理方式 销毁 企管部张璐 （5）文件拟定和修订记录

版本 V1.0 拟定/修订责任人 企管部张璐 拟定/修订日期 拟定/修订内容说明 修订 批准人 7. 支持文件

（1）《制度模板》 （2）《流程模板》 （3）《操作细则模板》

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