肖 明
摘要：档案信息化建设是档案工作实现数字化的必经之路。档案在基础设施建设、资源建设、人才队伍建设等方面已经取得了令人鼓舞的成绩。现结合工作实际，本文对如何加快档案信息化建设谈几点粗浅的认识。
关键词：档案；信息化建设；档案事业发展 档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。档案信息化建设是指应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程。档案管理信息技术的迅猛发展和广泛应用，为档案信息资源的科学保管和开发利用创造了前所未有的契机。信息技术及信息产业的高速发展，给档案工作带来了挑战和压力，同时也为我们带来新的机遇。
的任务更加繁重和紧迫。学校档案，是学校教育质量、学术水平和管理水平的一个重要标志。学校档案部门就有责任和义务科学地管理好学校档案，并积极主动地开发档案信息资源加快信息化管理建设步伐从而更好地为学校各部门工作服务。因此也就有必要通过一定的形式将它们之间的关系固定下来并使之协调发展，这种形式归根到底就是学校以什么样的一种模式来管理档案工作的问题：
（一）学校档案工作模式：链式工作模式
“学校的档案必须实行集中统一管理”，实行集中统一管理的办法是：有一位校领导分管档案工作，各立卷部门要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专(兼)职档案干部具体承办。
（二）实行岗位责任制，把档案工作列入工作考核指标中
无论是对各立卷部门分管档案工作的领导，还是对专(兼)职档案工作人员而言，搞好档案工作是他们分内的职责，因此应在对其工作业绩考核、职务职称评定中，将档案工作作为一项硬指标，并与经济手段联系起来进行管理，如开展档案工作总结评比，精神奖励和物质奖励并重等。
（三）采取可控措施，保证科学管理模式的有效运作
学校对档案工作的管理模式不同，其效果也就有较大差异。但有了一个较好的管理模式还不够，还必须建立一些可控措施来保证这一模式的有效运作。首先是要加强宣传，增强全校教职工的档案意识。通过各种方式进行有关档案工作知识、法规的宣传，积极主动地配合学校的各项工作活动开展档案服务，让全校教职工更多地了解档案工作，形成人人重视、关心、支持、参与档案工作的良好氛围。其次，制定各种档案工作的规章制度，确定各部门的目标责任，使全校的档案工作有章可循，有法可依，实现档案工作规范化、标准化管理。
（四）提高专（兼）职档案人员的业务水平
工作模式的建立，仅仅是一种组织保证，要使工作模式高效有序地运作，关键还在于这个组织中人的因素。档案部门要切实加强对电子文件和电子档案的管理。具备现代化管理条件的档案部门，要积极介入本地区、本部门电子文件的形成过程，加强对电子文件积累、著录、归档等环节的监督、指导，加强对电子档案的管理，为电子档案的进馆做好充分的技术和人员准备。要在开展档案信息化建设较好的地区和档案部门总结经验，了解发达国家在电子文件领域的管理现状和发展趋势，借鉴他们的成功经验为我所用，推动档案信息化建设。
一、缺乏统一标准和规范
目前，许多部门在建设档案信息化过程中往往只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，忽视档案信息资源标准规范化建设，结果是有路无车，投入巨额资金建成的档案信息系统无法转化为经济和科学发展的催化剂。具体表现在：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足，计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境：档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。
二、档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程度不够
老的档案管理人员对纸质档案的管理理论、原则、方法和技术已熟门熟路，但不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术；而年轻的档案管理人员仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术，对档案管理的基础知识、管理原则和管理环节却懂得不多，这已是一个普遍存在的共同问题。目前各单位档案部门的档案管理人员仅仅是普通的微机操作员，他们既没有经过专业学习，也没有通过系统培训，只是凭借着几年的微机操作经验来管理系统网络，出现问题有时只能坐等专业技术人员前来解决。
三、数据保护存在风险
近年来，我国档案管理现代化建设取得了显著成绩，信息化程度逐步提高，各地、各部门档案管理工作正在不断发生深刻的变化，从传统的手工管理方式向现代管理方式转变，从长期封闭型、半封闭型向开放型转变。但是，这种转变还是初步的、尝试性的，我国档案部门的信息化程度仍然很低，档案资源中蕴藏的丰富信息还没有得到充分挖掘和利用，还不能完全满足经济建设和社会发展日益增长的需要。办公自动化的快速发展，政府上网工程的实施，电子文件的产生和归档，信息共享与信息安全等问题，使我国档案管理现代化建设
作者单位：肖明，山东省邹城市第六中学。
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