浅谈如何在新形势下做好办公室保密工作

作者：申恒卿

来源：《办公室业务（下半月）》 2020年第6期

文/新疆油田公司石西油田作业区 申恒卿

【摘要】加强保密工作是办公室工作的重要内容，也是办公室的重要管理职能之一。本文就办公室保密工作存在问题进行分析，找出弊端，探讨解决方法，最终达到提高保密工作质量、维护企业利益的目标。

【关键词】办公室；保密；安全

办公室作为一个企业或者单位的信息枢纽部门，在组织机构中起着承上启下、沟通内外、协调四方的作用，有大量的信息面临处理，对其时效性、保密性等方面都有严格的要求。尤其在当今的网络时代，信息量越来越大，信息传递速度越来越快，信息处理的自动化及信息服务突破了地域限制，人们获取和处理信息的方式日益多样化，数据共享的程度越来越高，保密工作的难度也随之加大。扎实做好保密工作成为提升办公室工作水平的重中之重。

一、办公室工作的涉密特点

一是知密时间较早。辅助领导决策是办公室最重要的工作职能。通常办公室要收集管理信息，负责第一时间接收传达涉密文件；负责对带有秘密性质的工作会议进行会议记录；协助领导处理日常工作，起草带有秘密性质的文件等。由于工作需要，办公室人员常常比其他工作人员更早接触涉密信息。

二是知密内容较多。办公室属于“参与决策、掌管事务、提供服务”的综合性办公部门，日常的内外部组织协调、沟通传达，涉及方方面面，掌握的各个层次的信息比较多，特别是作

为领导的参谋和助手，需要在为领导决策前收集大量的信息，内容覆盖企业大部分的工作内容。

三是知密密级较高。因为工作需要，办公室不仅可以接触到企业秘密文件，了解到企业内部的核心秘密，还能够接触到一些更高密级的上级文件。由于办公室工作的特殊性质，相比其他部门，办公室与秘密之间的距离更近，办公室人员成为秘密工作的直接参与者，能够知道其他人不可能知道的秘密。

二、办公室保密工作存在的问题

尽管保密在办公室工作中地位特殊，但由于诸多主客观因素的制约，保密工作还存在一些问题，主要有：

（一）保密意识薄弱。思想上的松懈是泄密事故发生的根本原因。办公室工作内容多且复杂，部分办公室工作人员存在着重业务、轻保密的倾向，保密意识淡薄，执行保密制度不严格，经常性或者无意识地将属于企业保密范围内的文件、资料透露给他人，给企业带来损失。例如在公共场合讨论涉密话题被他人无意听到造成泄密；在私人交往和互联网通信工具中聊天无意泄露组织机密；没有严格的文件收发登记，不按照规定传阅、保存文件而导致文件泄密；不严格遵守信息发布审批，造成信息泄密等。还有一些年轻的办公室人员，工作经验少、社会阅历不足，对于保密工作的性质和特点了解时间不长，没有接受过正规、系统的保密教育和培训，对于涉密信息缺乏高度敏感性，有的甚至认为保密是保密部门和领导的责任，与自己无关，把

涉密信息当作一般信息对待，随意管理、处置，无意间给别有用心的人提供了窃取秘密的机会。

（二）保密技术不到位。随着计算机技术的发展和互联网的普及，企业办公越来越依赖于计算机网络，如何确保设备的保密安全给保密工作提出了新课题。部分办公室工作人员对办公设备的使用安全不了解，对办公设备管理不善形成了重要的泄密渠道，例如不知道一些扫描仪和复印机在扫描和复印过程中会保存文件副本，甚至不清楚涉密和非涉密计算机的区别，在涉密和非涉密计算机上交叉使用可移动存储介质，造成泄密或者网络系统瘫痪，信息丢失；在设备维修维护上不严格执行规定，由未经审查的外部维修人员维修设备造成泄密等。

（三）保密制度执行不严格。办公室工作涉及范围广，保密制度包含的内容也比较多，如保密工作制度、文件的保密管理制度、档案的保密管理制度、办公设备的管理及维修维护制度、定密管理办法、涉密计算机及移动存储介质保密管理制度、新闻报道的保密审查制度等。办公室不重视保密制度的建设，保密制度不健全；制度执行不严格，浮于表面；保密培训不到位，办公室人员对制度学习不深入，对规定不能正确理解，知其然不知其所以然。这些制度层面的漏洞为保密工作带来了很多安全隐患。

三、办公室工作中保密工作的对策

（一）依法治密，完善保密制度建设。保密制度是开展保密工作不可缺少的依据和保障，完善的保密制度不仅能促进保密工作的实施，也促进了保密管理的加强，因此要做好保密工作首先要完善保密制度建设，把保密工作管理纳入制度化、规范化、科学化的管理轨道。办公室必须高度重视制度建设，依据保密法规和规章，在分析本单位实际情况的基础上，认真进行泄密风险识别，针对性地制定出符合本单位实际情况的保密制度。办公室还要注重学习相关的前沿理论和先进经验，适时对保密制度进行修订和完善，为规范干部职工在学习、工作和生活中的保密行为、明确涉及保密事项的相关活动的具体操作审批流程提供制度保障。

（二）注重教育，提高保密管理意识。保密意识教育和保密常识教育是防范窃密泄密的有力手段。办公室人员作为保密工作的重要参与者，必须加强保密意识，不断增强新形势下做好保密工作的紧迫感，要将保密学习和政治学习结合起来，增强政治敏锐性，提高对具体问题的判断力，从根本上提高保密意识；要将保密知识学习和个人思想学习结合起来，明确履行保密义务的职责，筑牢保密思想防线。办公室人员保密素质的高低直接影响保密工作质量。提高保密意识，办公室要结合具体岗位工作重点，坚持参与保密知识教育，不但要学习保密形势、法律法规和规章制度等基本知识，还要学习掌握必要的现代信息防范技术；不但要积极参与保密知识培训，还要自觉把保密知识学习纳入日常业务培训范围，制定学习计划，使保密学习常态化、规范化。

（三）强化素质，严防失密泄密发生。保密不仅是办公室的日常工作，更是办公室人员最为重要的职业素质之一。因此，办公室人员要严以律己，养成高度自觉的保密观念和保密习惯，不论在什么环境下都要管好自己，特别注意个人的言行举止，时刻提醒自己牢记工作使命与保密职责，在思想和行为上保持警醒，做到“慎言”“慎行”“慎事”，自觉做到不该看的不看，不该问的不问，不该听的不听，不该记的不记，不该说的不说，绝对保守秘密；在行为上遵章守纪，绝不以知道机密要事为资本自我炫耀，不把领导同志的重要批示擅自向外透露，不传播、泄露领导同志讨论工作过程中的各种意见等等；在日常事务中谨小慎微，一丝不苟，尽量减少失误，不犯错误，严谨细致地做好保密工作，成为保密模范、遵纪模范、守法模范。

（四）掌握技能，防范网络安全风险。随着信息化的不断推进，互联网和移动介质的普遍使用，使得国家秘密、企业商业秘密失泄密“防不胜防”，传统的保密手段措施容易失去作用，给保密工作带来了挑战。做好保密工作，就必须让保密新技术手段走在前面，全方位介入。办公室应紧跟时代，加强保密技术防范硬件建设，配备齐全必要的防范设备。办公室人员要加强对保密技术的学习，了解必需的安全知识，尤其是网络安全知识，熟练掌握防范设备的使用，有足够的技能应对病毒、木马等网络威胁，做到防患于未然，而不仅仅是把网络安全的责任完

全推给信息部门。与此同时，办公室人员在工作中应做到“上网不涉密，涉密不上网”；不在涉密计算机和非涉密计算机之间交叉使用存储介质；计算机打印内部资料时确保人不离机；定期对所用计算机查毒、杀毒，更新防控软件；做好重要资料的备份和保管；在企业内部尽量使用规定的通信交流平台。

（五）加强监管，阻塞保密管理漏洞。保密工作是办公室工作的重要内容，也是办公室的重要管理职能之一。在保密管理工作中，办公室既要对本单位领导和上级保密主管部门负责，又要承担对本单位各职能部门保密工作的管理和指导。为全面做好保密工作，办公室要发挥监督、检查的作用，用好检查这把“尺子”。一是针对不同特点的涉密人员，分层次、有重点地进行保密教育，定期、不定期地开展涉密单位、涉密人员保密检查和自查活动，利用检查中发现的问题进行生动的案例教育，引导大家增强保密工作的责任心，提高有关人员对保密法规的理解深度和在业务工作中的应用能力，使其对保密的范围、应该保住的秘密和如何保密有清醒明确的认识，促进保密工作更加规范化。二是对经营形势分析会、上级精神传达等重要涉密会议，办公室要提前落实参会人员范围，要求与会人员遵守相关保密纪律，保证无关人员不参加、不列席、不旁听。会议期间分发的材料要按照保密要求严格管理，不允许无关人员随意借阅、翻看、带走。会议结束后及时清理会场，检查有无遗落的材料，无关人员不得随意处理。三是对各单位废旧资料文件统一回收，运送到指定回收点集中销毁。四是将外协单位纳入保密培训范畴，按照层层培训的原则，组织各单位对其外协方进行培训。与外协方签订保密协议，要求各单位对所管辖的外协单位履行保密告知义务，告知其相关的保密要求及违规外发涉密信息的相关处罚，杜绝泄密事件发生。

办公室保密工作任重而道远，广大办公室工作者要不断增强保密责任感，提高综合业务素质，积极探索研究新时期保密工作的新情况、新问题，全面做好各项保密工作，切实维护企业利益。