基于ERP系统的电力企业物资合同管理

基于ERP系统的电力企业物资合同管理

作者：孔德煜

来源：《管理观察》2017年第21期

摘要：随着中国电力体制改革进程的不断推进和电网建设的发展，电力企业为了提高市场竞争力，必须提高企业自身的信息化管理水平，合同管理是电力企业重要的管理模块之一，基于ER P系统的合同管理实现了合同信息共享，大大提高了合同管理的效率。本文介绍了ER P系统的主要特点和ER P系统在物资合同管理中的功能，并在此基础上，详细介绍了基于ER P系统的物资合同签订流程，最后，提出了基于ER P系统的物资合同管理实施的保障措施，为提升电力企业合同管理水平提供了参考借鉴。 关键词：ER P系统 电力企业 合同管理 参考借鉴 中图分类号：F270.7 文献标识码：A 1 ERP系统特点

ERP是Enterprise Resource Planning（企业资源计划）的简称，是信息技术和先进的管理思想相结合的产物，是综合一体化的管理平台，为企业管理层及员工提供决策运行重要手段。ERP系统的特点如下： 1.1实用性

ERP系统突破了原有的管理思想，优化整合属于企业的各种有形和无形的资源，如时间、空间、人、财、物、信息等，解决了以前企业内部数据管理混乱的问题，节约了企业的资源和成本，提高了企业的经济效益。 1.2整合性

ERP系统作为高效的管理平台，它的最大特点是能够优化整合企业的各种信息资源，把各部门分散的信息统一到系统中来，大大提高了信息的准确性，降低了运行成本，提高了运行效率。

1.3灵活性

ERP系统具有多个功能模块，企业可以根据职责和功能，增加或减少功能模块，提高了企业管理的灵活性和便捷性。 1.4实时性

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ERP系统将企业的所有信息整合成了一个整体，ERP系统能够实时、动态地对企业的信息进行管理，保证了管理人员对企业信息了解的实时性，及时发现问题并解决问题。 2 ERP系统在物资合同管理中的功能

ERP的意思是企业资源规划系统，指通过先进的企业管理思想模式，基于现代化信息技术的一种电子化商务系统，使企业决策的制定更加科学、高效、合理。ERP系统的管理理念是针对该企业的业务和管理流程，将各个部门的管理系统通过计算机网络技术进行准确对接，从而使得领导管理层可以做出企业全方位的指导决策，实现管理的科学、高效和统一。 2.1 ERP的实施提升了电力企业物资合同管理工作的集约化、标准化、精细化和透明化 基于ERP系统的合同管理实现了企业对合同的统一管理，标准化合同管理流程使合同信息的传递更加高效、准确，管理人员能够实时跟踪合同进展，并且能够在系统中完成审批，大大提高了合同管理的效率，解决了纸质审批的耗力问题。另外，ERP系统使管理人员更容易掌握合同执行的有效性和风险控制点，能及时向业务相关人员传递内部控制要求，从而业务人员对风险点进行规避和修正，提高了内控沟通的有效性和及时性。 2.2财务管控更加全面

ERP系统对财务管控和财务日常业务活动两方面功能提供了支持，能够完成财务信息的收集、分析和控制，ERP系统中准确、及时、全面的动态数据实现了企业的数据共享，企业业务活动成本和资金流的控制也得到了加强，ERP系统还能够提供信息查询、财务报表和管理报表，使得企业的财务管理更加全面。在合同的履约过程中，涉及合同付款，ERP系统使财务控制更加精细化，不仅提高了企业核算的效率，也加快了结账的速度。另外，财务人员能够在ERP系统中对成本和预算进行实时监控分析，财务管控工作得到了有效监督，降低了财务管控的风险，另外，费用报销需要及时地录入系统中，使得财务分析工作更加快捷高效。 2.3合同履约更加高效

合同履约是合同执行过程中至关重要的环节，基于ERP系统的合同管理过程中，实物与系统中保持一致，各类物资的信息都要在ERP系统中实时更新，如物资的验收、入库、领用出库、报废出库等，保障了履约环节的同步性，提高了合同履约的效率。 3 基于ERP系统的物资合同签订流程

基于ERP系统的合同签订流程如图1所示，详细流程如下： （1）电子商务平台根据中标结果和合同模板生成合同草稿； （2）供应商在电子商务平台上对合同内容进行确认；

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（3）根据电子商务平台回传的合同信息生成ERP采购订单； （4）传输ERP系统采购订单至经法系统；

（5）在经法系统中根据采购订单、中标结果及采购文件信息起草经法合同并根据合同管理要求发起合同会签；

（6）经法合同会签完毕后，将生成的经法合同编号自动回传至ERP系统中；

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（7）ERP系统将经法合同编号回传至电子商务平台，电子商务平台合同生效； （8）打印经法合同，并与供应商进行盖章签订；

（9）将已经签订完毕合同分发至相关需求部门或人员并完成合同存档工作。 4 基于ERP系统的物资合同管理实施的保障措施 4.1管理观念的转变

企业员工要正确认识ERP系统的实质，ERP系统的实施是一个长期的、庞大的工程，并不能立竿见影，ERP系统的管理思想强调了企业资源管理的统一和共享，在ERP系统实施的过程中，管理人员应该根据企业自身的情况对合同管理工作的组织结构和业务流程进行适当的调整，并通过组织培训，将优化的合同管理流程进行落实。 4.2基础数据问题

基础数据是基于ERP系统的合同管理中最基本、最核心的因素，ERP系统中完善、准确和及时的数据是合同管理顺利进行的保证，基础数据的质量依赖于物资编码，合同管理过程中采购订单、收发货等环节都涉及到与物资名称对应的物资编码，电力企业物资多种多样，规格复杂，因此，必须完善物资编码，保证各类物资都有对应准确的基础信息，为基于ERP系统的合同管理工作顺利进行提供基础数据保证。 4.3供应商管理问题

在合同履约的过程中，有些供应商为了追求更多的利润，降低成本，导致最终供应的物资质量不过关，还有些供应商删减部分出厂试验项目，留下质量隐患，以及现场安装不合格，造成设备损坏等。为了避免这些问题的产生，必须要建立严格的供应商管理制度，对意向厂家的研发能力、主体资格、资信财政状况进行全面的了解，对供应商进行合理的评价，减少合同管理中因供应商问题而引发的风险，供应商违反合同相关规定，应追究其责任，因合同及合同有关事项发生的争议，双方应本着诚实信用原则，通过友好协商解决，经协商仍无法达成一致的，提交至仲裁委员会进行仲裁，或向人民法院提起诉讼，减少企业的经济损失。

电力企业基于ERP系统的合同管理模式实现了系统运行集成化、业务流程合理化和精细管理持续化，不仅降低了合同管理人员的工作强度，同时物资合同管理效率也得到了很大提高。电力企业应根据企业自身的实际情况，做好基础数据完善和合同管理流程优化工作，全面支持ERP系统在合同管理工作中的实施，进一步提高企业的合同管理水平和经济效益。 参考文献：

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