浅谈企业档案管理面临的挑战与对策

浅谈企业档案管理面临的挑战与对策

作者：范桂娴

来源：《卷宗》2019年第21期

摘 要：企业档案作为企业发展过程中的重要组成部分，主要包括企业经营、生产过程中形成的各种档案资料，一般主要是科学技术档案为企业档案的重要组成部分。因此，企业要重视档案管理，根据企业运营的实际情况对档案管理措施进行调整，重视企业档案资源的开发，以提升企业的发展水平。本文就企业档案管理面临的挑战进行研究，以期能够找到提升企业档案管理的对策。

关键词：企业档案；问题；措施

企业生产、筹建过程中，会形成各种具有保存价值的图表、文字等记录，这些档案主要包括经营销售、财务管理、教育卫生等方面的档案，是企业进行生产活动的主要凭证。但是，现在部分企业的档案管理仍旧存在很多问题，这些企业内部并没有形成统一的管理模式，这种管理方式给企业档案开发造成的影响非常严重，因此，针对这种情况，企业要提高档案管理规范性、系统性，以提升档案管理的水平。 1 企业档案管理面临的挑战 1.1 企业档案部门地位弱化

现在很多企业在生产经营过程中，都存在不重视档案管理工作的情况，对档案信息资源价值认识不足，导致很多单位在裁员时，都会首先将档案管理人员撤掉，导致档案管理部门无法发挥出自身的作用，只能勉强维持基本档案管理工作。

少数企业没有认识到档案在信息化时代的实用价值，认为档案管理工作只是收集过时的文件材料，投入人力、物力、财力去管理，出不了政绩，是得不偿失的徒劳，存在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的现象。三是缺乏主观能动性。重形式轻内容，重晋级轻效能，晋升档案管理级别大多是为了应付上级检查考评，没有真正从对历史负责、对企业负责的高度去做好档案管理工作。

1.2 档案资料收纳不齐，信息不完整

企业在进行档案管理时，大部分都处于被动收集档案信息资源的情况，严重缺乏主动性，这一问题给我国档案管理工作开展造成了严重阻碍。被动收集档案信息资源的方式，也会导致很多信息资源不全面，导致部分档案信息资源出现丢失情况，给我国档案管理工作造成的影响非常大。很多企业的档案管理部门，在进行档案信息资源收集时，没有规范的档案信息资源收缴规定，很多有价值的档案信息没有及时上交到档案管理部门，成为专业人士、各个部门手中的私存资料，这部分档案信息资源随着时间的推移，会出现散失的情况，在专业人员手中的资

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料，随着职员调动也会被全部带走，给企业造成严重损失，甚至很多原本属于企业的知识产权也随之被带走，严重阻碍企业档案发展。 1.3 管理方式、手段落后

现在我国的档案发展水平并不是非常高，导致很多企业在进行档案信息资源管理时，采用的仍就是传统的档案管理方法，采用手工的方式管理档案，很多档案管理人员的专业素质都没有达到企业发展的要求，档案管理软件没有发挥出自身的价值，严重降低了企业档案信息资源管理的水平。

1.4 档案内容结构发生变化

国有企业与公司有着本质的区别，这种区别也反映在档案管理中，企业在进行档案管理时，更重视不同参股者的档案信息资料，公司主要参股人的档案资料更是档案信息资源收集的重点，提高公司参股者档案信息资源的完整性，是保障公司参股者权益的一种重要手段，如果公司档案部门不健全的话，那么参股者对公司的信任度也会随之降低。 1.5 声像档案收集困难，资料匮乏

现在我国很多公司在进行档案信息资源收集时，都出现了缺乏声像档案的问题，主要是由于公司不重视声像档案收集导致的，很多企业的声像收集设备过于陈旧，但是由于资金紧张或重视不足等原因，导致声像档案无法发挥出最大的价值。声像档案本身就存在资料收集 非常困难的情况，需要各个部门共同努力，在进行工程施工、索赔等环节中，声像档案发挥的作用非常大。

2 提高企业档案管理水平的措施 2.1 高度重视，加强领导

企业在进行档案管理时，要充分认识到档案管理的重要性站在科学和企业的角度开展档案管理工作，以提高档案管理的质量，将档案部门的重要性提高到与其他部门等同的高度，关心支持企业档案管理工作。企业档案管理涉及生产活动和党、政、群等各个部门，应由一位副厂长（副经理）分工领导，并且列入企业领导议事日常，作为考核企业领导人政绩的一部分。任何一项工作，只有自上而下的重视起来，才能有所建树。 2.2 加强队伍建设，提高人员素质

档案管理人员首先要具有档案管理的专业知识与素质，且热爱档案工作。其次，要提高业务素质。要具备一定的文牍水平和研究能力，善于剖析资料的价值，懂得哪些资料该收，哪些不该收。要具备掌握和应用现代化管理手段的能力，把材料分门别类地整理好，利用档案管理软件进行处理，及时快捷地输入电脑，以便于检索。积极参与档案管理专业人员理论研讨会，

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通过信息交流和资源共享，促进各企业档案管理与研究水平不断提高；同时应有计划地委派档案管理人员参加国家有关部门举办的各种研修培训活动，从更宽广的领域提高并强化他们的理论素质。在岗位调整时，尽量调整较少档案管理员，确保该队伍的专业性。 2.3 搞好档案收集工作，保证有价资料完整

企业档案管理部门要建立完善的档案产权管理制度，重视档案收集工作，保障企业知识产权的利益不会受到损害，重视信息资源的积累，严格按照规定的标准对档案进行归档处理，制定严格档案归档制度，约束没有及时上交档案的个人和相关部门。企业只有掌握了大量的原始凭证，才能有效地保护法人和股东的利益。 2.4 完善规章制度，实现科学管理

实行档案综合管理后，企业专门档案机构要根据实际情况，进一步健全和完善档案的收集、整理、保管、检索和提供利用等各项规章制度，使档案管理工作进一步规范化、科学化、现代化。

企业档案在生产经营、产品设计、开发等工作中起着重要的凭证作用。同时积极引导企业运用计算机管理档案，实行档案的自动编目、自动检索、自动统计，并按照不同要求，编制出全宗目录、分类目录、目录索引等，达到档案工作的标准化、规范化，这样档案工作者可以从繁重的手工劳动中解脱出来，档案工作者有更多的时间从事档案的编研工作和学习新的理论知识，使企业的档案管理工作达到人尽其才，物尽其用的一种良性循环的状态。 3 总结

综上所述，企业档案作为企业发展的重要组成部分，对企业发展具有积极的作用，针对企业档案管理中存在的问题，企业管理人员要结合市场对企业的需求，制定科學的企业档案管理制度，重视档案资料收集工作，保障企业档案资料的完整性，定期对企业档案管理人员进行培训，以便企业档案管理工作的顺利开展。 参考文献

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[3]杜文霞.浅谈企业档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务，2014（11）：82-83. [4]陈雪滨.浅谈企业档案管理工作中存在的问题及对策[J].科技致富向导，2012（8）：265-265.

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