浅谈加强新时期企业档案管理工作的途径

浅谈加强新时期企业档案管理工作的途径

摘要：随着社会主义市场经济的快速发展和改革开放的不断深入，企业的发展也进入了一个相对稳定的新时期。档案管理作为企业管理工作的一项重要组成部分，关系到企业的规划、发展知识产权保护以及专业技术能力等多方面的重要信息。档案管理的成果直接影响到企业的竞争力和发展动力。因此，加强新时期企业对档案的管理工作，及时研究解决档案管理工作中存在的问题，就显得尤为重要。

关键词：档案管理 现状 途径

Abstract: with the socialist market economy’s rapid development and the further reform and opening, the development of the enterprise has also entered a relative stability in the new period. File management as the enterprise management is an important part of, in relation to the planning, development enterprise intellectual property protection and professional technical ability and so on various important information. File management results directly affect the enterprise the competitive ability and developing power. Therefore, strengthening the new period of archives management enterprise, timely file to study and solve problems existing in the management of the, are particularly important.

Keywords: file management status way

前言

在一个企业中，良好的档案管理工作无疑是组织全面快速协调可持续发展的有效保证，是提升企业工作质量和工作效率的必要条件，是还原历史真实面貌的重要依据。科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。因此，建立系统科学的现代企业档案管理制度，对其生存与发展极其重要。

在我国社会主义市场经济高速发展的条件下，加强档案管理工作和档案数字化建设工作已成为当前档案工作的重点，不断更新档案管理观念，勇于尝试新的档案管理手段，以全面、客观、真实地反映企业整体发展状况和经营成果，已经摆在管理者面前一种刻不容缓的发展趋势。档案管理成果决定着一个企业的商业版图和未来发展，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，加强档案管理工作对于提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。本文提出了新时期企业档案管理工作面临的问题以及解决问题的对策，充分立足于我国现代企业档案管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，逐步培养档案管理工作人员高度的历史责任感和使命感，从而激发广大档案管理工作人员的工作热情。

1 当前企业档案管理工作的现状

当前，我们企业档案管理工作存在诸多弊端和不足，这些都制约了企业档案

管理工作的顺利进行，而这些矛盾和问题主要表现在以下几个方面：

1.1对档案管理缺乏重视

长期以来，包括一些领导干部在内的相当一部分人员对档案工作的认识都存在一些误区，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作就是简单的抄写、把档案保管好，并不能给单位创造经济效益，觉得只要做到不丢失，不泄密，能应付查档就可以。错误的认为档案管理工作可有可无，甚至有些人还认为档案管理只是作为一种形式存在而已，并无真正的用途。正是由于不能充分认识到档案管理工作在企业发展进程中的战略作用和实际意义，许多人在工作中存在失位现象。而这些失位现象主要表现为工作责任心不强，对档案管理工作重要性的宣传力度不够，档案管理无用论等观念在本部门滋生甚至蔓延到整个企业。长此以往，将对企业管理层关心、重视档案管理工作的氛围产生消极影响，造成整个企业的档案管理意识将进一步弱化，档案管理工作在管理方式新旧更替的进程中遇到新的障碍，从而导致在整个企业发展进程中有边缘化危险。

1.2档案管理水平不高，服务意识淡薄

通常，大部分档案管理人员在没有接受过系统、科学的档案专业培训的同时，又对自身工作的重要性认识不足。他们缺乏高度的工作责任感，良好的职业道德，乐于奉献的工作精神，又缺乏扎实的档案管理的理论知识，对档案的重要性、档案管理要求、档案材料的收集、整理、归档等业务不太了解。而且大多数档案人员身兼数职，或经常被抽调，对档案工作精力投入不足，从而导致档案管理人员无法明确自己的工作性质，忽视了档案管理是一种重视服务的工作，导致档案管理工作无法顺利开展。

1.3档案管理硬件设施及档案存放环境不达标

在档案管理工作中，硬件设施及档案存放的环境是十分重要的，如果档案管理制度严格实施，但在存放条件上除了问题导致档案失效，则再好的管理制度和管理水平都将失去意义。而一些领导干部和档案管理人员恰恰忽视了档案管理的硬件设施和存放条件的重要性，许多企业虽然设有专用的档案室，但是环境相对恶劣或者利用相对狭小的空间作为档案室，这就造成档案材料往往因为“六防”设备不到位引起霉变、虫蛀等现象出现。这都影响档案的美观整洁及完整性，甚至可能对重要档案造成破坏性影响，从而失去档案管理的意义。

正是因为企业对档案管理缺乏重视从而导致了企业档案管理水平不高，服务意识淡薄和档案管理硬件设施档案存放环境不达标等原因，造成了企业档案管理无序、混乱等现象。这都说明加强新时期企业档案管理工作仍然是摆在管理者面前一道突出的难题，而要解决这个难题依然是任重而道远。

2 加强企业档案管理工作的途径

2.1提高档案管理人员的素质

企业明确档案管理的重要性之后，不应再按照原有思想将一些即将退休人员或是工作能力不强的人员安置在档案管理的岗位上，而是应将政治立场坚定、责任心强的专业人员放到档案管理工作岗位中。并在此基础上对他们进行定期的岗位培训，让他们熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，从而提高档案质量。鼓励档案人员积极采用现代化手段开展档案服务工作的意识，大胆地进行编研更新，努力学习现代化设备的实践技术，促进档案管理工作的发展跟上时代节拍，增强应变能力，更好地为企业服务。

2.2建立健全档案管理制度

档案管理制度作为企业档案管理实施的基础，建立档案管理制度应遵循以下三点要求：一是针对性。档案管理制度的建立必须以自身企业的发展特点作为出发点，制定有针对性以及有特色的档案管理制度以适应企业档案管理的需要，制定相关的归档制度，绝不能简单的套用或者挪用其他企业的档案管理制度。二是实用性。档案管理制度必须具有可操作性，以便企业员工能够深入理解制度，并在档案管理过程中做到既简便又经济，从而更好地发挥制度的指导和规范作用。三是权威性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。这就要求档案管理部门在规章制度的执行过程中，一定要享有对其他部门进行惩奖的权利，以维持其权威性，才能确保管理制度能够顺利的执行。

2.3强化档案管理人员的服务意识，提高服务质量

档案管理工作是服务性工作，因此档案管理人员要明确服务宗旨，牢固树立“服务为人”的观念，将服务充分融入到档案管理工作当中。只有始终将服务作为档案管理的基础，才能真正做到加强新时期企业档案管理工作。

2.4采用现代化、数字化信息管理手段

档案管理的现代化、信息化是当今社会发展的一大趋势，也是企业档案管理的发展目标，这就要求企业的档案管理工作要紧随时代变化，与时俱进。档案工作管理应努力实现现代化，解决手工操作运转速度慢、效率低的问题，应当结合当代科技新成果和管理的新手段，以提高档案管理工作的效率和水平，从而尽快实现档案信息化管理。并借鉴国外档案管理的实践经验，积极运用数码技术、影像技术等新技术，将数字化计算机辅助、扫描以及在设计成果中融入条形码等电算化管理置于档案管理工作的主导地位。

2.5改善管理设施和档案存放条件

在不断完善档案管理制度和制度严谨实施的同时，一定要对档案管理设施和

档案存放条件进行适当的投入，改善档案管理设施和环境。只有这样档案才能够建立完善的档案管理体系，从而确保档案管理的成果得以长时间保留，真正实现档案管理的作用和意义。

2.6不断创新

创新是永无止境的，只有不断地创新，档案工作才能有发展，有突破。档案管理工作者要适应形势和任务的需要，积极探索创新档案管理工作。档案工作创新要借鉴本行与其它行业的创新方法与成功经验，与实践相结合，并在实践中不断完善，在学习、借鉴中创新。

3 结束语

任何事物的发展都要随着时代的变化而与时俱进，新时期的企业档案管理工作也是如此。科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，实现档案管理工作的自身价值，开创档案管理工作的新局面，在完善企业自身运营体系的同时，不仅能够促进企业的良好发展，更能够为推动社会经济发展和建设社会主义和谐社会的作出一定的贡献！

参考文献：

[1] 中国学术期刊，http://www.qlkanwang.net

[2] 浅谈新时期的档案管理工作，汪萍，《华商》（2008年第14期）