对新形势下做好办公室工作的创新思考

对新形势下做好办公室工作的创新思考

作者：马锐

来源：《价值工程》2014年第24期

摘要： 企业办公室是一个综合工作机构。在企业发展的新形势下，如何更好地发挥好办公室参谋、协调、服务的作用，已经成为摆在办公室人员面前迫切需要解决的问题。 关键词： 办公室工作；意识；责任；素质；建设

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2014）24-0275-02 0 引言

在煤炭市场发展压力大增的今天，行业竞争日趋激烈，煤炭企业发展面临着巨大的挑战，企业转型、调整等一系列动作牵引着企业各职能部门的重新定位和业务开展，如何跟上形势变化的节奏，跟上企业发展的步伐，实现企业“做优做强”的目标，不仅是企业发展需要重视的新问题，也对办公室工作提出了更高、更新的要求。办公室作为一个单位的中枢，具有很强的职能性，其“参谋、服务、协调”的功能，关系到一个单位的方方面面。面对新形势，如何做好办公室工作，满足企业发展对办公室工作的要求，是摆在办公室面前的一个亟待解决的重要问题。

1 思想认识上

办公室是一个综合办事机构，在一个单位中起着承上启下、综合协调、参谋助手、督促检查和服务保障的作用。它的工作可分为两大类，一类是事务性工作，一类是政务性工作。政务性工作主要包括：调查研究、综合分析、收集反馈、当好领导的参谋和助手。事务性工作主要包括：公文处理、公务接待、上传下达、沟通协调、后勤保障等。概括起来就是：参与政务，管理事务。这就决定了办公室工作事多且杂，这是大家公认的，但是在诸多繁杂的事务中，却有着非常强的专业性，譬如，公文文种的选择、信息流转的程序、文字材料的思路、档案管理的标准、后勤保障的高效、综合协调的分寸等等，都具有很强的专业性，而且覆盖面大，触角延伸广，不经过一定的业务培训和学习，是不可能做好这些工作的。但是，在一些企业里，尤其是在一些老国有企业中，办公室工作的重要性没有得到特别的体现，在一些人的思维中，仍然把办公室当成勤杂处，认为办公室工作不外就是端茶倒水、接打电话、收发文件、打扫卫生、传递东西等，办公室人员就是勤务员、服务员、传递员，更重要的是，很多办公室工作人员也认为办公室工作既产生不了经济效益，也干不出什么成绩，工作比较被动。甚至在一些地方，办公室工作人员是一人兼任多职，模糊了办公室工作的专业性和重要性。 2 业务素质上

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办公室工作具有很强的政治性、政策性和专业性，工作人员不仅要具备较高的政治素质和政治敏锐性，还要具备较强的业务能力和文化素养，既要有综合分析、文字表达的能力，又要有沟通协调、调查研究的能力，还要会使用各种办公室设备，这些能力的要求，就需要办公室工作人员的知识结构丰富、视野广阔、思维清晰，要具备知识“复合型”人才的标准。但同时，办公室工作的广度，决定了它的选择面的宽度，有些工作，譬如，打字、传真、复印、会务招待等，被认为不需要有多么专业的知识，只要按部就班地做，好像人人都可以做，人人也都能做好似的，所以，很多时候，在这些岗位上安排的工作人员的专业素质及业务水平要相对低一些，而且有些单位，把老一辈的经验照搬照抄，师承很好，创新全无，也有些“半路出家”的人员，没有合适的部门可去，首选办公室，如此等等，从而造成办公室工作人员素质参差不齐、专业水平不强、人员结构不合理等。 3 服务质量上

“办公室工作无小事”，体现了办公室工作服务一切的核心，服务工作是衡量办公室工作质量和水平的重要标准。做好服务工作，不仅要有服务意识，更要有服务实效，提供优质高效的服务。新形势下，随着各项工作任务的增多，对办公室工作提出了新的要求，促使办公室人员在节奏加快的同时，要不断创新思维能力，主动工作、超前服务，不断提高服务的质量和品质。随着社会飞速发展，知识更新日新月异，现代化办公也早已进入到办公室工作中，尤其是当前推行的信息化办公等，还包括一些新型的办公设备的操作、运用、维护、管理等，办公室工作人员不仅要人会我会，更要人会我精，才能确保工作的高效开展，满足各方面的需求，做好服务工作。但是，从当前的一些情况来看，还存在着被动工作，执行力疲软的情况，有事做事，无事闲坐，工作状态是低水平运转，缺少创新和工作的热情。从小的方面来说会更加凸显办公室“无甚大用”的尴尬局面，限制了办公室工作的深入开展，从大的方面来说，可能会影响领导的决策和工作部署，影响到全局的工作。

针对上述情况，笔者认为，做好办公室工作还需要做好以下几点工作：

3.1 加强认识，转变观念 “只有真正认识和了解自己的工作才能从心底热爱它”，办公室的纽带作用，使得办公室成为联系上下、沟通内外、旁通左右的一个中心枢纽，也使得办公室工作的任务更加繁重。它的工作任务可以简单地概括为：“办文、办会、办事”，这六个字，看似简单，但是却涵盖了极其丰富的工作内涵。文件，反映着一个单位的信息传递、工作效率、执行力度等，会议承办反映着一个单位的形象和作风；各类事务的处理，则反映了一个单位的工作特点和能力。所以办公室工作很重要，它的重要体现在“事无巨细，务必执行到位”，办公室工作人员要转变观念，充分认识到自己工作的重要性，并保持强烈的事业心和责任心，努力做好本职，奉献岗位。

3.2 加强学习，提高业务 新形势赋予办公室工作新

的内涵，也对办公室工作人员的知识结构、能力素质提出了更高的要求。做办公室工作，入门不难做好难，办公室工作人员不仅需要强烈的事业心和责任心，更需要具备很强的综合素

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质，概括地说，要努力做到“眼勤、耳勤、脑勤、手勤”，通过广泛的“看、听、思、写”来认真地分析、研究、协调问题，只有这样，才能结合自己的工作特点和性质，做好办公室工作。所以，办公室工作人员要树立学习意识，与时俱进，把提升能力，提高业务水平作为职业生涯不断前进的目标。一方面要加强政治理论学习，培育高水平的政治理论素养，建立全局视角，为办公室工作打好理论基础；一方面，要不断强化岗位业务学习和培训，认真学习业务书籍，结合每年开展的岗位培训和岗位练兵工作，强化学习，查缺补漏；另一方面，认真向有经验、有成绩的同行和同事取经，汲取他们有建设性的实践经验。同时，还要多实践，多摸索，善于发现问题，认真总结经验，做到干中学，学中干，把指导实践、解决问题、推动工作作为学习的出发点和落脚点，努力实现四个“能”，即“能说、能写、能干、能想”。 4 加强规范化建设

办公室工作曾一致被公认为忙、杂、繁、乱，事情干得倒不少，但是又感觉好像没做什么，这就是工作规范化的缺失。新形势下，要实现办公室工作质量和效率的统一，确保单位其他各项工作的正常开展，只有不断规范办公室工作，提高工作的层次性，才能使各项工作有章可循、有序可依。首先要规范办公室工作流程和体系，理顺各环节之间的关系，建立简单明了的工作台账，做到职责清晰、管理科学、程序规范，使工作有记录，执行有内容，操作有章法，从而提高工作效率；其次，加强执行力建设，办公室工作机动性强，事无巨细，牵一发而动全身，加强执行力建设，严格执行首问负责制，确保其他各项工作落实到位，才不会出现因办公室工作的这一个环节出现问题而影响整个工作的进展；最后，加强督查督办，督查督办的目的是为了更好地落实，规范督查程序，完善督办方式，加大督查力度，从根本上减少或杜绝执行不到底、落实没下文的情况，使重要的文件有执行、重要的会议有落实、重要的事务有进展，从而提高工作效率，使各项工作有序进行。 参考文献：

[1]苗慧珠，孙川三.新时期高校办公室工作刍议[J].中国高教研究，2003（05）. [2]叶玲.新形势下高校办公室工作的思考[J].福建医科大学学报（社会科学版），2003（02）.

[3]詹荣海，郭雁.对高校办公室工作的若干思考[J].南方冶金学院学报，1999（06）.