构建公共档案馆——以天津开发区档案馆为例

Ｃ　酋案馆工作　以天津开发区档案馆为例　随着政府职能的转变，以及社　会公众对档案信息需求的激增，传　统档案馆的功能定位亟待提升。开　放、亲民、文化、服务已经成为未来　档案馆的发展方向。公共档案馆的　建设呼之欲出。与传统档案馆比较　而肓，公共档案馆的构建，“从档案　馆的环境建设到资源储备，从现代　技术应用到信息开发水平，从提升　档案馆的开放度、资源的共享度和　接待的满意度上，都要符合以人为　本的公共性的现代服务理念”　天滓　开发区作为～个以外商投资企业为　主的外向型经济功能区，长期致力　于打造公共服务型的政府，构建了一　大批包括公共图书馆、档案馆在内　的标志性文化设施作为政府为公众　服务的新平台。其中，正在从传统档　案馆向公共档案馆转型过程中的泰　达（天津开发区的英文缩写ＴＥＤＡ　音译）档案馆，作为区域信息中心和　文化中心的载体，在诠释区域历史、　展示区域文明、提供凭证信息、保障　公众权益等方面，发挥着独特的作　用。　一、树立“公共服务”意识。　打造公共档案馆的环境建设　（一）区域背景——确定档案馆　的功能定位　天津开发区是１９８４年设立的　第一批国家级经济技术开发区，经　一　５２嗣瑁磴盛　口黄丽萍　过２Ｏ年的建设，截至２００４年底，来　自７４个国家和地区的１万余家企　业在此安家落户。天津开发区一直　秉承“为纳税人服务”的理念，政府　职能实现ｒ从审批型向规则服务型　的转变。２ｏｏ３年，政府投入３亿元建　成了旨在提供公共信息和文化服务　的泰达档案馆、泰达图书馆。与开发　投资服务中心、海关、金融街、公　证处等公共服务机构比肩而立的泰　达档案馆、泰达图书馆。把整个社会　和全体公众作为自己的服务对象，　成为区域提供公共服务的信息中　心、文化中心和情报中心。　（二）文化背景——营造公共档　案馆的文化氛围　加章大档案学者特　－库克指　出：“２Ｏ世纪末期公众对档案的认　识，或至少对用纳税资金建立起来　的档案馆的认识已发生了根本的变　化。”“在普通公民看来，档案不仅要　涉及政府的职责和保护公民的个人　权益，而且更多的还应该为他们提　供根源感、身份感和集体记忆　”②　上述论断表明ｒ传统档案馆主要为　政府服务的功能定位呕待转变，未　来档案馆的发展方向就是为公众提　供公共梢案资源，即建立　人为本　的公共服务性的公共档案馆。“按照　政治学理沦，在民主社会中，文件、　档案等公共信息都属于公共物品，　公民原则上有权使用。”　从“开发区档案馆”到“泰达档　案馆”，称谓的变化或许标志着传统　档案馆向公共档案馆的转变的开　始，即从封闭走向开放、从面向政府　走向面向公众。泰达档案馆以人文、　开放的建筑风格和以人为本的馆舍　设施，一扫“神秘”、“封闭”的传统形　象，努力打造彰　档案资源魅力的　现代公共档案馆。泰达档案馆设立　了公众阅览服务大厅、区情区史展　览大厅、学术报告厅、培训教室、集　体（个人）研究事等公共服务设施，　使档案馆的公共服务能力得到提　升。其中，一楼服务大厅７００，ｒｆ的空　间为开放式，实现了档案咨询、查　询、阅览、复印等“一站式”服务。泰　达档案馆没有荷枪实弹的武警或保　安的把守，取而代之的是物业管理　公司彬彬有礼的接待人员，以及遍　布馆舍各个区域的闭路电视监控系　统。　二、树立“大档案”意识，　构建公共档案馆多元化的档　案资源结构　（一）以档案资源的共享性为目　标，建立以公共档案馆为核心基地　的档案中心　传统档案馆馆藏的主要来源是　党政机关的公文，而改革开放２０多　年来，随着经济的高速发展和政府　公共管理职能的不断完善，形成了　维普资讯 http://www.cqvip.com

数量庞大、种类繁多、载体多样的各　中心”办公。从节约空间（办公用　同时，为联结政府各部门之问的“信　类专业档案。但是，一些机构未能真　房），节省经费、减少工作量等因　息孤岛”，加大接收各职能部门业务　正按照《档案法》的要求，将对国家　素考虑，各单位都愿意提前移交档　系统异构数据库的采集和接收力　和社会具有长久保存价值的档案定　案，有的单位甚至当年向档案馆移　度。　期向所在区域的国家综合档案馆移　交。当然，这是建立在档案馆科学　笔者认为，公共档案馆的数字　　交，使综合档案馆依法收集档案资　管理，能够快速提供档案信息，拥　资源建设，主要包括以下四个方面：源的职责受到了空前的挑战，在很　有专业库房，能够维护档案的完整　大程度上制约了综合档案馆“四位　和安全的基础上。　一一是馆藏档案的数字化，即已经接　收进馆的传统载体档案的数字化转　体”功能的实现。同时，单调、　公共档案馆的建设，不仅需要　化；二是电子政务环境下，大量的电　贫乏的馆藏无法满足社会各界及公　民个人日益增长的需求。因此，构　建多元化的档案资源结构，已是迫　在眉睫。　以天津开发区为例，泰达档案馆　正在建设集城建档案和综合档案为　一体的、贴近公众的区域公共档案　馆。早在２０ｏＯ年，天津开发区以行　政法规的形式颁布了《天津开发区　城建档案管理暂行规定》，明确了开　发区档案馆集中统一管理区域城建　档案。通过创新档案部门与规划审　批部门联合行政的管理模式，开发　区档案馆＿已经成为开发区建设工程　管理的一个重要审批环节。在工程　项目竣工验收后１５日之内，建设单　位需得到开发区档案馆的验收合格　证，并将全套工程档案报送开发区　档案馆，方可办理竣工备案通知书和　房屋产权证。通过建立长效机制，泰　达档案馆实现了城建档案归档率达　到１００％。　公共档案馆，在馆藏资源上应该　能够全面反映区域政治、经济、文　化等各方面历史面貌和现状。２０ｏ３　年１２月泰达档案馆新馆启用后，　在开发区掀起了一个档案移交的高　潮。一方面，泰达档案馆基于建设　多元化馆藏结构的目标，加大了对　城建档案、工商档案、税务档案、　环保档案、审计档案、人事档案等　专业档案的接收力度。另一方面，　基于“一站式”服务的需要，政府　各单位都集中在“开发区投资服务　拓展档案接收进馆范围、缩短档案　接收进馆期限、加大新领域档案接　收力度，而且要建立以国家档案资　源为主，非国家档案资源为辅的档　案资源库。要面向社会征集散存档　案资料，重视和加强“人文、人本档　案”的收集和积累，才能打造面向公　众的“公共档案馆”。　（二）以档案资源利用的方便、　快捷为目标，建立集档案实体资源、　数字资源为一体的区域信息中心　构建公共档案馆，要求档案馆　从档案的保管者转变为以公共服务　为导向的档案信息提供者。档案馆　应积极通过档案数字化、信息化建　设，加快馆藏档案资源向网络信息资　源转化的进程。一方面，数字档案馆　作为电子政府的核心资源库，应积　极为政府提高行政效率及政务公开　提供信息支持；另一方面，构建公共　档案馆需要打造一流的档案信息服　务平台，建立集档案实体资源、数字　资源为一体的区域信息中心，方便、　快捷地向社会提供规范、权威、系　统、有效的信息。　以天津开发区为例，泰达档案　馆以建设“电子文件处理中心”为核　心，启动了“数字档案馆建设”项目。　在开发区电子政务ＯＡ文档一体化　管理基础上，电子文件处理中心通　过“旁站式管理”实现了政府各职能　部门电子文件即时归档，并通过元　数据和背景信息的采集，保证了电　子文件的真实性、原始性和有效性。　子文件需要顺畅地归档和安全存　储，档案馆要加大归档电子文件的　采集和接收力度；三是政府各职能　部门大都建立丁自己的业务管理系　统，如工商企业登记管理系统、税务　管理系统等，因此需要档案馆搭建　一个信息共享平台，通过对异构数　据库的数据转换和信息交换，在安　全的前提下，实现不同系统之间的　信息共享；四是档案馆通过档案数　据格式的标准化、规范化建设，实现　档案数字资源建设的高效率、低成　本。即在接收各机构档案室移交的　传统载体档案时，将档案电子目录　或全文扫描信息等数字资源一同接　收，并经过数字档案馆的数据接收　系统转换成为公共档案馆的数字资　源。　电子政务环境下，公共档案馆　的资源来源具有更强的广泛性，因　此，要加大档案数字资源建设力度，　建设档案目录、全文、多媒体档案基　础数据库。同时，要全力辛１‘造面向社　会、服务公众的档案门户网站，建没　互联互通的现行文件、档案信息发　布平台和查询利用系统，保证有足　够的档案信息可以方便、快捷地向　公众提供利用，实现档案信息资源　社会共享。　（三）树立“创新”意识。积极探索　档案、图书、情报等信息资源进行整　合的新机制　公共档案馆的建设，除了馆藏　档案文献本身以外，还要通过对档　墨霏目　—　一　ｌ｛　维普资讯 http://www.cqvip.com

全力打造信息时代的企业数字档案馆　江苏省电信有限公司档案信息化建设侧记　口张　宁　企业档案是档案事业的一个分支，企业档案信息化　术运用方面，项目的技术支持方量子伟业时代信息技术　建设是我国档案信息化建设的重要组成部分。这在国家　有限公ＩＪ，在技术问题把握和解决上也有很多独到之　档案局公布了《关于加强企业档案信息化建设的意见》　处。可以说，该项目在管理理念和技术运用方面都给后　之后，伴随着各个企业档案信息化建设项目的开展而日　来者提供ｒ一个很好的范例。　益凸现其重要性和现实意义。企业档案信息化建设是一　目前在国内。针对数字档案馆Ｔ程的讨论和业已开　个崭新的课题，建设的初期阶段面临着诸多问题：如何　始的数字档案馆建设项｝＝ｌ存在着一种“外向信息化”的　改革传统的档案管理方法去迎合电子文件的管理要求？　特点。所谓“外向信息化”就是认为数字档案馆的建没应　如何设计出符合电子文件特点的电子文件管理系统？如　绕馆藏信息服务的网络化以及为其提供信息资源的　何利用信息技术更好地提供档案利用？等等。这些都是　馆藏数字化等内容束进行。这种理解仅仅强调ｒ数字档　摆在档案工作者面前的新课题和新挑战。　案馆的对外信息服务的功能，而在某种程度上忽视ｒ档　耐对这些新课题和新挑战，江苏省电信有限公司根　案馆信息入口和整体档案馆职能的数字化。宴际上，数　据中国电信集团提出的电信企业档案信息化的三年规　字档案馆是一个高度整合的概念，是一个有进有出的完　划。从２ｏ０３年２月开始正式启动了为期３年的江苏电　整系统，它腹该包括档案信息输入、处理和输出三部分　信档案系统推广项目。该项目根据电信行业的特点，结　的数字化。所谓输入，就是对电子文件的控制和归档；所　合档案信息化管理的要求，从省到县梯次推进的一个系　谓处删就是档案部门各项职能活动；所谓输出就是档案　统化的大工程，目前已经取得ｒ很好的成果。作为企业　信息的提供利用。数字档案馆工程应该足一个全丽的技　档案信息化建设探索过程中的一个“作品”，该项目在管　术框架，任何片面的认识和理解都不利于数字实体档案　理理念上就国内范围内来讲是具有前瞻性，同时，在技　馆的建设和数字档案馆技术框架的构建。　案信息资源的组织、整理、筛选和深　内刊、档案编研资料等，编制《地方　的舍艾及其现实意义》　加工等方式，来补充一些特色信息　文献数据库》；通过对开发区历年来　（　特里－库克：（１８９８年荷兰手　资源，建立内涵更加丰富、外延拓展　土地拍卖价格、区域规划及房地产　册出版以来档案理论与实践的相互　的馆藏资源。以泰达档案馆为例，充　开发价格的深度分析，形成开发区　影响》。载于《第十三次国际档案大　分利用泰达档案馆、图书馆两馆一　房地产情报资源等。通过对档案馆、　会报告集》，中国档案出版社１９９７年　体化管理的优势，利用档案馆保存　图书馆信息资源整合，开发反映地　版　的大量开发区招商引资、城市建设　域政治、经济、文化特色的信息资源　③冯惠玲《开放：公共档案馆的　等档案信息资源的优势，建立《天津　体系，必将进一步提升档案馆的公　发展之路》，《档案学通讯））２０Ｏ４年第　开发区五大支柱产业数据库》、《天　共服务能力。圈　４期　津开发区标志性建筑特色数据库》　注释：　（作者单位：天津开发区档案馆　等自建数据库；利用开发区各单位　①戴志强《试论公共档案馆建设　３００４５７）　—一　癌蓝