档案管理工作相关制度

各科室（部门）：

为更好地适应本公司发展的需要，进一步提高档案管理水平，现将《档案整理归档制度》、《档案的保管、保密制度》、《公司档案人员岗位责任制》、《档案借阅制度》、《档案统计、鉴定和移交制度》、《档案利用制度》等相关制度印发给你们，希各科室（部门）参照执行。

江苏田娘农业科技有限公司

二00九年一月

档案整理归档制度

一、本公司建立文件材料的收发登记、承办、运转、借阅及移交等处理制度，并及时办理，安全保管，随时提供借阅。

二、本公司形成的文件材料由档案室集中处理。 三、实行年度归档制度。

四、归档文件材料能完整、真实反映本公司职能活动，整理有序，方便查找利用。

五、文件材料形成的次年三月前后，将其目录向档案部门归档。有关资料及目录一并归档。

六、交接双方在文件资料目录上签字。

档案的保管、保密制度

一、本公司档案室设置必需的档案专用库房和柜架，库房坚固，有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。

二、本公司档案室应配置温湿计、去湿机、空调设备和电子计算机等。

三、案卷多柜存放的绘制案卷存放示意图。

四、本公司建立全宗卷，积累存储本公司案卷的立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。

五、本公司档案部门定期组织人员对档案保管的状况进行全面检查，并作记录，发现问题要及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。

六、本公司档案部门必须贯彻执行党和国家的保密、保卫制度，确保档案和档案机密的安全。

本公司档案人员岗位责任制

一、贯彻上级档案行政管理部门有关档案工作的方针、政策和工作规划、部署，执行档案工作的法律、规章和技术标准。

二、集中管理本公司档案。

三、负责对本公司文件材料的收集、整理、立卷、归档等工作。

四、收集与档案有关的资料。 五、开发档案信息资源，提供档案。

六、档案工作人员具备高中以上文化程度，具有档案专业知识，保持相对稳定。

档 案 借 阅 制 度

一、查阅本本公司归档的档案，可以直接到档案室调阅。 二、对各类档案均按规定的查阅范围提供利用，查阅人员要如实说明查档的目的和内容，符合查阅条件的办理手续，方可查阅。

三、如摘抄、拍照、复制所查档案内容，需经档案管理人员同意，其中涉密内容需抄录、复制，要经主管领导批准，且只许在档案室内进行，利用者对其机密内容要负责保密。

四、利用者对所借档案要妥善保管，不准拆卷、抽页、涂改、圈划、污损等，如发现以上情况，要追究责任，严肃处理。

五、凡借阅档案，借阅者均须真写借阅登记，限限归还。如需继续使用，应重新办理借阅手续。

六、借阅人员退还档案时，档案管理人员要认真清点档案数量，检查案卷有无损坏，文件是否齐全等。

七、利用人员应将利用效果及时向档案部门反馈，为总结规律、扩大档案宣传积累素材，以更好地提供利用。

档案统计、鉴定和移交制度

一、本公司档案部门应按规定填写档案收进和移出登记簿。 二、准确编写档案工作情况统计年报，及时上报有关部门。 三、根据国家有关档案保管期限的规定，制定本公司的保管期限表，定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。

四、档案的鉴定工作，应在本公司分管负责人的领导下，由档案部门和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组，按规定进行。

五、销毁失去保存价值的档案须由鉴定小组提出意见，登记造册，经本公司分管负责人批准后，由二人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。

六、本公司档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。

档案利用制度

一、本公司档案人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解本公司各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。

二、本公司档案部门必须编制《案卷目录》，并根据利用工作的需要编制档案专题文件目录等。

三、本公司档案部门应编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、发文汇集和专题文件汇集等。

四、凡利用者都应按规定办理手续，并慎写《档案借阅登记簿》。

五、档案部门在向利用者提供档案的同时，应根据需要附一张《档案利用效果登记表》，利用工作结束后，由利用者如实填写，及时交档案部门存查。

电子文件归档管理制度

一、归档范围

凡是反映和记录本单位公务活动，具有查考利用价值的电子文件，及其相关的支持软件和数据。参照国家、省、市现行纸质及其他载体文件的归档范围执行，并应包括相应的背景信息和元数据。

二、归档时间

电子文档施行年度归档制度，每年度的电子文件整理合格后，于次年的6月底前将电子文件、相关软件及《归档电子文件登记表》向单位档案部门移交一套，形成部门保存一套备用。

三、归档方式

电子文件的归档方式包括逻辑归档和物理归档。归档分两步进行，对实进进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。在开展电子文件归档的初期以物理归档为主。

四、电子文件的归档整理

1、归档电子文件按《江苏省归档文件整理规则实施办法》的要求，以件为单位进行整理。

2、归档电子文件应与内容相同的纸质或其他形式载体的文件之间建立准确、可靠的标识关系，一般以档号为标识符。

3、同一全宗内的归档电子文件按年度——保管期限的方法进行

分类，按不同保管期限分别组盘，拷贝到耐久性脱机载体上保存，一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保管。

4、归档电子文件目录应同时存有机读目录和纸质目录，并同时拷贝到耐久性好的脱机载体上保存。

5、存储电子文件的载体或装具上应贴有标签。 五、电子文件的保管要求

归档电子文件的保管除应具备纸质档案一般要法度外，环境温度应控制在17—27度之间，相对温度应控制在35—45%范围内，并注意离强磁场有害气体。

六、电子文件的利用

电子文件的封存载体不得外借。利用时使用拷贝件。利用时遵守保管规定。利用者对电子文件的使用应在权限范围之内。

七、电子文件的销毁

参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，并确保载体与信息彻底销毁。