浅谈如何加强档案管理工作

浅谈如何加强档案管理工作

摘要：学校档案工作是一项基础性工作，又是一项服务性工作，为此档案管理在学校各方面管理工作中占有重要地位。要通过强化意识，完善制度，提高人员素质，注重收集、稳定队伍、改善条件等途径加强学校档案工作，为学校各项事业又好又快提供优质服务，发挥其应有的作用。

关键词：学校档案 管理与服务 档案作用

学校档案是学校在不同时期，广大教职工在长期教育教学工作、学生管理和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形成的材料。它不仅对推动学校教育教学改革以及提高办学水平具有重要的参考价值，同时也是从事教育教学活动、学校管理等不可缺少的资料。下面就如何加强学校档案管理工作谈一粗浅的认识：

一、强化意识，高度重视，建立机构

档案管理工作既是一项基础性工作，又是一项服务性工作，为此学校领导高度重视档案管理工作，把档案管理工作纳入学校工作的议事日程及学校发展的长效机制之中，努力做到“三纳入”“四同时”，即纳入学校的计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作，同时要深入持久地组织好《档案法》的学习宣传活动，领导要带头学，以身垂范，通过学习与广泛宣传，使教职工能增强建档意识，形人人重视、支持并自觉维护档案工作的良好风气。建立健全的管理机构和管理网络，成立档案工作领导小组，配备专职档案人员，各科室还要有兼职档案员，从而确保学校档案工作的顺利开展。

二、建立完善档案工作制度，加强管理

建立和完善档案管理工作制度，是档案工作实现规范化管理的有力措施和可靠保证。要有效地开展档案管理工作，必须建立一套行之有效的管理制度，以制度管人，凭规矩办事，是学校档案机构要在贯彻执行国家有关档案工作的法律法规的基础上，综合规划全校档案工作，拟定和落实学校档案工作制度，如《档案室工作职责》、《档案室管理制度》、《档案利用制度》、《档案保密制度》、《档案鉴定、销毁制度》等制度的制定，使归档有范围、立卷有标准、借阅有规定、保密有条例、库房管理有措施、开发利用有目标等，促使各科室人员都重视档案工作，认真研究落实本科室的档案工作任务，使学校档案工作保质保量。

三、提高业务素质，加强档案人员的自身建设

档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。首先在加强政治思想教育和职业教育的同时，要求档案工作人员要树立大局意识、全局意识和责任意识，强化参与意识，还要树立“业务精通，爱档如珍，维护历史，

兢兢业业，服务现实”的理念。所以，档案工作人员要遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，积极参加档案业务培训，学习档案专业理论知识，学习计算机知识，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教学和其他工作服务。

四、注重收集，加强管理

学校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理问题的依据，搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，它是直接反映了本单位的工作实绩。但从以前学校文件材料收集的实际情况来看，有的档案资料存在短缺、脱节、不齐全的现象。如：计划、总结、制度、会议记录、合同、照片等，得不到及时的收集整理归档。为此学校要采取相应的措施，将学校各项工作要收集的档案资料全部细化到每个科室的相关人员，并与年终考核挂钩，并要求教师在平时的工作中，既注重各项工作的落实，又注意原始档案资料的积累，凡有遗失，一概补救，形成既抓好工作，又保管好资料的好习惯，从而为学校全面保留原始档案资料奠定了扎实的基础。

为了更好的完整的收集学校文件材料，要求档案员一方面要根据学校档案管理的要求，抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档，定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；另一方面要强化文书管理，抓好学校在各项活动所形成的文件材料的收集，使这些材料的作用得到充分发挥。对请示及上级的批复文件材料或有关证件，学校及时查询，保证这类文件材料的按时归档。同时要进行复印，需要归档的文件材料留下原件，保证原始材料的完整，以备日后查阅。

五、稳定档案管理队伍，改善工作条件

学校应通过人事制度改革，引进竞争和激励机制，因岗择人，全员聘任竞争上岗，优胜劣汰，坚决克服要做的工作没人做，能做的工作做不好的弊端，通过岗位的设置和工资待遇的分级，调动工作人员的积极性。从而建立一直较好的政治业务素质较高的档案管理队伍，并保持相对稳定。

档案经费应列入学校预算经费，因为要搞好学校档案管理工作，设备设施建设尤为关键。学校一定要把档案设备设施建设作为校园基本建设的一项重要内容，根据学校经费情况设置档案管理办公室、档案借阅室、库房以及管理过程中所需的防盗、防潮、防雷、防蛀、防火、调温和通风等设施，尽可能做到“三室分开”。对于音像、实物、电子材料等特殊而有长期保存价值的档案，要设立专门的库房，确保它们的保存质量。

六、挖掘潜能，提供服务，开发利用

为了充分发挥档案信息资源的开发与利用，我们要坚持按规章制度办事，注重改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速。做好后勤服务工作。强化学校档案室的服务功能，努力开发其教育功能，使档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主。为了开发学校档案的服务潜能，必须健全和完善档

案的检索工具，汇编各种能反映学校办学特色的具有较高利用价值的编研材料，使管理方法科学化，管理机构高效化，档案工作标准化，不断增强档案室的综合服务功能。如有条件可开通校园网，这样可方便教职工对所需档案资料的查询，让档案信息资源更好地为教育教学服务，为促进经济社会发展进步和社会和谐稳定发挥自身不可替代的作用。

总之，学校档案管理工作是学校工作的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，又做到主动提供服务，要不断的从思想上和行动上去追求、创新，并且要全校人员的积极配合与参与，这样，学校档案工作将会又好又快发展。

参考文献：

[1]《高等学校档案管理法》2008年颁布.

[2]赵淑琴、《论新时期高校档案管理人员业务素质要求》 沿海企业与科技 2005（10）.

[3]卢清富《新形势下如何提高高校档案管理工作水平》内蒙古科技与经济 2008（21）.