浅议如何做好档案管理工作

浅议如何做好档案管理工作　郑春宏　（吉林省白城市人力资源和社会保障局）　摘要：科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势需要，开　创档案管理工作的新局面。很多人在认识上存有误区，认为档案管理工作可　有可无，缺乏足够的认识。其实，档案管理工作对我国现代管理事业的健康发　展起着至关重要的作用。要做好档案管理工作，就必须立足于我国现代管理　的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作　的新形势，逐步完善档案管理工作，培养档案管理工作人员的历史责任感和　使命感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情。使档案管理工作走上科　学化、规范化和法制化的道路。　化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整　化、检索利用便捷化。建立“以本单位为主”的立卷归档工作则是解决　问题、实现目标的关键性工作。要求我们在实际工作中，在严格执行　国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个　问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性；二是明确立卷归档的　重点和进行合理的立卷分工：三是在坚持贯彻“以本单位为主”归档　原则的前提下，要注意有效地维护卷宗的完整性。　３．２加快档案信息化基础设施建设常言道：“工欲善其事　必先　关键词：档案管理　利其器”。没有计算机，或者说有了计算机而没有进入网络，档案现代　１做好档案管理工作的重要意义　为什么要在做好档案管理工作呢？这个问题是摆在每～个档案　化管理只能是一句空话。随着档案信息量的剧增，人们需要采用先进　的计算机技术实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理，尤其　管理工作人员面前所必须必须解决的问题。笔者认为：　　做好档案管理工作一个单位健康发展的需要，档案管理工作是单　是使用多媒体技术，传统的纸质载体的档案材料转化为全文、全图、计算机及其配套设　位管理工作的一部分，是提高单位工作质量和工作效率的必要条件，　全声的光盘储存，并实现全屏幕自动检索。所以，　是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量　施必须跟上，以满足档案管理现代化的起码要求。３．３建设系统工程，实现信息共享档案现代化建设是一项系统　个单位业绩与管理水平的重要尺度。单位档案记载着这个单位发展　包括总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描录入、系统　史上的优秀成果，对研究本单位业绩和科学发展提供了第一手资料，　工程，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。档案管理工作做　管理、光盘备份、查询管理、安全措施等一套硬件加软件的系统。由于　需要进行录入、　好了，为单位高层管理人员及时了解单位整体状况，适时调整策略提　各机关单位日常工作每天都要产生大量的文字档案，供准确依据，为决策提供支持性证据。在我国经济全面发展的历史背　保管，因此该系统应采用双服务器、磁盘阵列存储、高速扫描仪集中　还应设　景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试　扫描、光盘和磁带双备份的解决方案。同时，为了提高利用率，新的档案管理手段，以全面、真实地反映单位整体发展状况。档案管理　置适当的档案查询系统，通过触摸屏查询及文档网络上传输达到资　还应将电子档案管理类别细分为操作管理、系　成果同单位管理的有机结合决定了该单位资源配置的取向和模式，决　源共享的目的。此外，从而从机制上提高机　定着单位未来发展，对于实现该单位发展战略，不断提高管理效率具　统环境管理、档案密级管理、卷内目录管理等，　有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发　关信息共享能力。一４提高档案管理人员综合素质　展、不断提升单位在市场经济中竞争力具有重要意义。　档案工作者既然是信息工作者，那么就要具备一定的信息能力，　２档案管理工作的边缘化危险　随着计算机技术的飞速发展，档案管理工作的重要性进～步淡　这才能适应信息资源管理工作的需要，为了使档案工作人员能够适　化，很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理　应信息资源档案管理工作的需要，就必须要体现档案管理人员的信　工作可有可无。再加上一些单位的档案管理工作人员自身就对档案　息收集和管理的能力，要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造　　管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责　性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力，由于设备的现代化，任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，　档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革，因此，档案工作者　　又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而不能充分认　信息管理能力主要反映在以下两个方面：４．１组织能力和协调能力在实际工作中，档案工作者往往是面　识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失　位现象，工作责任心不强，对档案管理工作重要性的宣传力度不够，　对一个地区或一个系统开展工作，需要组织建立工作网络，需要进行　档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个单位，不利于形成单位管　档案信息资源建设的管理，需要培养、指导档案员的工作。要做好这　都要求档案工作者学习掌握组织和协调的有关原理，具备一　理层关心、重视档案管理工作的氛围，整个单位的档案意识进一步弱　些工作，通过自己的努力，在工作网络中建立起互　化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新　定的组织能力和协调能力，相理解、相互支持、相互协作、相互配合的关系，形成工作合力，按岗　的障碍，在整个单位发展进程中有边缘化危险。　位、分层次、多渠道、多形式的进行教育培训。　３利用各种资源。实现档案现代化管理　４．２信息技术的应用能力档案工作者既要熟悉文件档案管理　随着改革的深入发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸　如档案数量越来越多，数量的庞大给保管和提供利用带来困难，所以　系统流程和基本要求，又要掌握一定的计算机基础和基本技能，努力　档案的网络建设组织管理就成了一个新的课题，所谓的档案信息网　做Ｎ－者的有机结合，熟练地运用信息技术，处理和解决信息资源管　络建设工程就是把网络作为主导力量和决策实施者，在整体协作的　理中的问题。　基础上分期、分段、分区、分工地进行，才能有效地解决在新形势下出　综上所述，提高对档案管理工作的认识，利用各种资源进行档案　现的新问题，因此这就对档案管理者提出来更高的要求。　工作的现代化管理，并提高档案管理人员的综合素质是做好档案管　３．１推进档案工作规范化、标准化实现档案工作规范化、标准　理工作的关键。　（上接第３７页）　不仅要考虑企业内部的业务处理流程，还要对客户、企业自身与供应　那么ＥＲＲ，是不能有效地提高管理水平和整体素质的。因此，应用　商组成的整个供应链业务流程进行重新设计，并尽量实现企业与外　ＥＲＰ必须实行ＢＰＲ，确保企业有一个科学、规范的管理基础。这对于　部只有一个接触点。实施ＢＰＲ的另外一个原则是利用ｌＴ手段协调　我国大多数企业长期处于管理粗放，以及现阶段我国ＥＲＰ应用水平　分散与集中的矛盾。在设计和优化企业的业务流程时，要尽可能利用　普遍较低的状况而言，显得更为必要。　ＩＴ手段实现信息的一次处理与共享使用机制，将串行工作流程改造　参考文献：　为并行工作流程，协调分散与集中之间的矛盾。实践表明，应用ＥＲＰ　【１】姜宏．寇纪淑等“ＥＲＰ中应用事件参与模型的动态企业建模构想”［Ｊ］　与企业的员工素质、经营机制、管理模式、管理方法、业务流程、过程　天津大学学报：自然科学与工程技术版２００１　３４（１）：１１５—１１８　控制、组织结构、规章制度和责权利等方面，有着密切的关系，如果这　【２】王明明，吴娇．“化工企业实施ＥＲＰ系统的探讨”【ＪＪ．化工技术经济．２００３　第２１卷第４期，　些问题在建立ＥＲＰ系统的同时不能得以有效的改进、提高和创新，　年４月．