采购风险管控的措施和意义

采购风险管控的措施和意义

一家优秀的企业，要有一种“预见”的能力。“预见”既是对未来的一种把握，也是对过去的一种总结。一家成功的企业，总是在机遇与风险中一路前进。而那些没有在风险中抓住机遇的，最后也只能被风险抓住。采购是企业经营的一个核心环节,是企业降低成本、获取利润的重要来源。企业的物资采购包括了采购计划制订、采购审批、供应商选择、价格咨询、采购招标、合同签订与执行、货物验收、核算、付款等诸多环节,由于受各种因素的影响,采购的各个环节中都存在各种不同的风险,如果对这些风险认识不足、控制不力,企业采购过程也就最容易滋生“暗箱操作”、以权谋私、弄虚作假、舍贱求贵、以次充好、收受回扣等现象,容易出现积压浪费。提高对企业物资采购风险的认识,加强对风险的控制与管理,可以为提高企业产品质量和经济效益提供有力保证。

企业采购中存在哪些风险

1．企业采购外部原因导致的风险

(1)政策风险。是指由于国家、地方的新的经济、环保等政策的实施,给企业采购造成的风险。

(2)市场风险。一是由于市场发生突变时,给企业采购造成的风险。比如价格的突然上涨使企业采购成本的突然增加。二是当企业采购认为价格合理情况下,批量采购,但该种物资可能出现跌价而引起采购风险。

(3)自然意外风险。是指由于自然灾害等造成供应条件的变化。比如,供应厂商的受灾,运输道路的中断等,给企业采造成的风险。

(4)质量风险。一方面由于供应商提供的物资质量不符合要求,而导致加工产品未达到质量标准,或给用户造成经济、技术、人身安全、企业声誉等方面造成损害。另一方面因采购的原材料的质量有问题,直接影响到企业产品的整体质量、制造加工与交货期,降低企业信誉和产品竞争力。

(5)履约风险。一是供货方本根本没有履约能力,签订空头合同,使企业所需的物资则无法保证。二是供应商无故中止合同,违反合同规定等可能性及造成损失。三是采用预付款形式采购的,供应方主观和客观原因,既不能供货又不能还款造成的损失。

2.企业采购内部原因导致的风险

(1)计划风险。是指采购计划管理到位或不科学,与目标发生较大偏离,导致盲目采购造成的风险。

(2)合同风险。一是合同条款模糊不清,盲目签约。二是合同行为不正当。卖方采取一些不正当手段,如对采购人员行贿,套取企业采购标底。三是合同日常管理混乱。

(3)验收风险。在数量上缺斤少两;在质量上鱼目混珠,以次充好;在品种规格上货不对路,不合规定要求等。

(4)库存风险。一是采购量不能及时供应生产之需要,生产中断造成缺货损失而引发的风险。二是物资过多,造成积压,大量资金积压,失去了资金的机会利润,形成存储损耗风险。三是物资采购时对市场行情估计不准,盲目进货,造成跌价减值风险。

(5)内部人员责任心风险。是指采购过程中,由于工作人员责任心不强未能把好关,造成

的各种损失风险。

企业采购的风险如何控制

1.信息对于采购风险决策的作用

任何一个正确的决策都必须建立在充分信息的基础之上,信息的充分掌握可以提高决策方案的正确度,可以减少决策结果的不正确性,降低决策风险。例如采购价格的确定,就必须要在掌握资源状况、市场价格,甚至供应商生产成本等信息的基础上来完成。

2.风险信息的处理

信息资料常常分布在不同的时间和空间中,作为采购人员要有敏锐的洞察能力。首先要采取一定的方法搜寻、收集各种与风险有关的信息资料,要按及时、完整、准确的原则进行。要尽可能的拓宽信息渠道,保持信息流畅顺。其次,对得来的信息进行分析处理,找出其中有用的部分,为正确采购决策提供信息,为采购风险的控制打下坚实的基础。

3.应建立与完善企业内管理制度,加强教育,提高素质

建立与完善内部制度与程序,加强对员工尤其是采购业务人员的培训和警示教育,不断增强法律观念,重视职业道德建设,做到依法办事,培养企业团队精神,增强企业内部的风险防范能力,从根本上杜绝人为风险。

4.加强对采购过程的管理和监督审查

(1)加强对物料需求计划,物资采购计划的管理。物资采购计划的编制依据是否科学;调

查预测是否存在偏离实际的情况;采购数量、采购目标、采购时间、运输计划、使用计划、质量计划是否有保证措施。

(2)做好采购合同的管理。不单单是对合同签订的审查，这里还包含了合同当事人是否具有主体资格，是否有民事权利和行为能力。更要看合同条款是否符合法律规定，合同的内容是否准确，完备。合同履行过程中各种异义客观存在,必须及时按照规定程序进行处理,尽可能的降低风险。

5.建立稳定的供应渠道,与上游供应商联盟来对采购风险进行控制

企业要采购风险,最关键的是与供应商建立并保持良好的合作关系。与供应商联盟可以降低供应成本,建立稳定的原材料供应渠道。

建立良好的合作关,首先要对供应商进行初步考察,在选择供应商时,应对供应商的品牌、信誉、规模、销售业绩、研发等进行详细调查,可以派人到对方公司进行现场了解,以做出整体评估。

必要时需成立一个由采购、质管、技术部门组成的供应商评选小组,对供应商的质量水平、交货能力、价格水平、技术能力、服务等进行评选。

其次对所需的产品质量、产量、用户情况、价格、付款期、售后服务等进行逐一测试或交流。形成联盟以后双方还可以共同抵御市场风险,最终实现双蠃。

建立健全风险控制系统

1．预警系统。通过对风险值较大的要素设定警戒值,进行重点监测,及时发现征兆,准确

的预报风险。例如,对主要原燃料库存就可设定警戒库存量,当低于这个库存时必须实施应急措施。

2．应急系统。这是一旦风险发生后企业可以启用的应急措施。应急系统一般采用备选方案的形式预先准备,当风险发生后,企业可依据实际情况选择与之对应的应急措施进行实施,以便及时补救,变被动为主动,使风险损失降为最小。