初探高校学术交流活动的管理工作

发表时间：2009-08-19T08:31:53.327Z 来源：《当代教育之窗》2009年第7期供稿 作者： 暴 澜（黑龙江大学 黑龙江 哈尔滨 150080）

[导读] 高校学术交流活动的数量与质量在一个侧面客观地反映了一所高校的教学及科研的学术能力。

【摘 要】高校学术交流活动的数量与质量在一个侧面客观地反映了一所高校的教学及科研的学术能力。科学有效地对学术交流活动进行管理，使之有规划、有秩序的平稳开展已经成为高校科研管理中不可回避的课题。加大对学术交流活动的制度化、规范化及体系化工作的管理，发挥最大的力量促进高校科研学术的发展，已成为国内各高等院校急需探讨、解决、规划及制定相关政策的重要工作之一。 【关键词】高校；学术交流活动；管理工作

【中图分类号】G014.4 【文献标识码】A 【文章编号】1236-3619（2009）06-25-0187

随着改革开放后，中国教育事业的迅猛发展及国内教育科研急需和国际接轨的现状，加大对学术交流活动的开展是国内各高校必然的选择。为增强本校的综合实力，国内各高校都加大对学术交流活动的开展力度，学术交流活动的管理工作已成为国内各高等院校急需探讨、解决、规划及制定相关政策的重要工作之一。学术交流活动的开展由来已久，但还未成为各高校已经纳入管理体系的重要工作之一。总的来说，国内的一些高校对学术交流的管理工作还未成体系，管理工作还在摸索中进行。怎样能使学术交流活动有规划、有秩序的平稳开展；怎样更科学有效地管理学术交流活动等问题已经成为高校科研管理中不可回避的课题。使学术交流活动规范化，最大化地体现出学术交流活动的价值，离不开有效的管理工作。对学术交流活动实施切实有效的管理，已成为高校同仁们急需共同探讨学习的工作问题之一。

1．学术交流活动事前的预先申请机制

随着高校科研学术发展需要及高校之间较大联系与交流的现状，各高校加大了派出本校教师及邀请引进的校外专家来校讲学、参加教学及科研工作的范围和力度。首先，对于有意向外出学习及进行国内外科研学术交流的教师，一般分为学校发布派出学习深造的信息和各教师自我联系的两种情况。但无论哪一种都得进行预先申请，预先申请表达了个体的肯定意愿和缘由，能比较详细的介绍将要参加的学术交流活动的大致情况及参加学术交流活动后所带来的科研学术的成果和影响。其次，对外请专家学者的计划也要事前提出申请。一般来说，各院系按着自身教学及科研学术情况，提出要邀请及引进的专家学者，在申请表中能够体现出发出邀请的院系的意愿及希望此次学术交流活动所带来的预期效果。另外，申请表的作用不可小视，应完整的体现出派出及邀请人员的个人资料，聘请及邀请单位的情况，派出及邀请单位的意愿及所参加学术活动的情况等。这些都是原始学术交流情况的材料，将作为学术交流活动中其它管理活动的基石。对于高校对学术交流活动的管理工作来说是很重要的一个程序。 2．学术交流活动的事前审批工作

审批工作在高校学术交流的管理工作中非常重要，因为这是对高校、邀请及派出的专家学者及科研活动本身一个负责的审核批准过程。当本校各院系提出申请后，高校学术交流管理部门仔细按着高校学术交流的规章制度及实际情况核实审查，最后由学术交流管理工作的领导可否施行的批复。首先，对于本高校各院系及分支机构所提出的申请，仔细研究考察其申请开展的学术交流是否真正需要和计划中所要达到的目标、产生的效果及影响进行评估。其次，高校科研管理机构对派出及计划聘请的专家学者进行事前审核是学术交流管理的一个重要的步骤。对于外派本校人员外出学习、培训或讲学等进行学术交流活动把关应严格审批，因为这关系到高校在政治、科研、教学和财务的很多方面。尤其对外派出国人员更是要严格仔细审核。对于所要聘请引进的专家学者是否符合本校科研学术的需要，开展此次学术交流活动可以给学校科研学术带来多大益处和在学术上给广大师生带来多大的影响等方面都是高校开展学术交流的重要参考标准。同时，所聘请引进的专家学者个人的情况如，个人学术成果、学术背景及研究领域等方面也都是高校学术交流活动中重要的参考标准。另外，从高校财务的角度来考虑，对各分支机构所申请的学术交流活动的可行性及所需花费的经费资金是一个事前具体的财务审核程序。 3．学术交流活动进行中工作实施

在审批回复后，学术交流管理部门应督促申请开展学术科研交流的院系应积极着手准备。第一，对于外派的人员应交代其详细的科研学术任务及科研学术行程中需注意的事项；对于所邀请引进来校讲学及参加科研学术交流活动的专家学者应及时沟通。对于面向广大师生的学术讲座应做好校园内外的宣传工作，以此扩大此次学术交流活动的影响。第二，无论外派学术交流人员还是所邀请的专家学者在进行学术交流活动是应注意保存好科研学术交流的资料与成果。这是高校对于此次学术交流活动的重要参评证据。同时，也是对此次科研学术交流活动是否成功及价值的重要参考标准。一场好的、成功的科研学术交流活动，不仅能解决高校在科研学术上急需解决的各种问题，其科研及学术成果在日后也应对本校的科研学术乃在整个科研学术界产生巨大的影响深远的意义。第三，在学术交流过程中，各院系除妥善保存好科研学术成果和资料外，还应该在学术交流过程中进行拍摄及实录，以便做为日后学术交流活动的保存资料。

学术交流活动的实施过程中，现场情况瞬息万变，加强对学术交流实施过程的的管理，做到每个程序都要预先规划、合理安排是开展学术交流活动的成功保证。

4．学术交流事后的归档统计工作

统计归档工作是学术交流活动结束后一项重要的任务，这是学术交流活动一系列工作后的收口工作，是重中之重。首先，高校学术交流管理工作应有专门机构及专人负责，同时申请举办学术交流活动的院系也应对学术交流的科研学术资料及成果妥善保管。一些学术交流的实验结果和实验资料应按照规定和性质加以特别保管；学术交流活动的形成的材料结果按着其分类保管；对于学术交流活动形成的电子及媒介资料要以特殊的形式细致保管；对于需要保密的科研学术资料，要设立专项的规章制度和措施进行加密管理，对于学术交流现场活动的记载、照片和录像摄像的资料也要进行归档。其次，做好学术交流的统计也是必做的工作之一。学术交流的统计工作与归档工作相互辅助，有了细致的归档工作有利于统计工作的进行，反过来详细的统计资料有利于对归档材料的检查和利用。

完整的学术交流活动的档案和统计材料对高校其后的科研学术活动有很大的利用价值，完整细致的学术交流活动为高校的教学、科研及学科建设提供了宝贵的第一手资料。 5．学术交流活动的财务及审核

随着学术交流活动的增多及高校在科研学术上投入的加大，学术交流活动所动用的资金愈来愈多。怎样能在学术交流活动中规范地使用资

金，使资金透明化、利用最大化，更好使管理学术交流活动的经费服务于科研学术已经成为高校科研活动急需探讨规范的问题之一。首先，一般来说各高校对学术交流活动一般都设置专属经费，科研部门和财务部门共同管理。学术交流一般都要经过事前审批，学术交流管理部门办理按着审批文件所规定的情况进行财务发放。对于一些需要事前发放财务的学术交流活动，应有特殊批示。其次，对于学术交流活动来说，审计工作也是十分必要的管理手段之一。对所支出的经费都要定期逐项检查审计，以保证学术交流活动的有序开展。清晰的财务管理和严格的审计工作是高校学术交流活动有力保障。高校学术交流活动只有建立在良好有秩序的财务制度上才能可持续额的良性发展。[1]

高校学术交流活动的管理工作因中国的教育腾飞而迅猛发展，学术交流工作加大了高校在科研学术的长足发展。学术交流可以推动科学家的互动，加速科技信息的传播。 学术交流活动的数量与质量往往客观地反映了一所高校的教学及科研学术能力。对学术交流活动的有效管理也成为中国高校管理工作的重要问题，做好学术交流的管理工作是对高校科研学术进步的重要贡献。参考文献

[1] 方华基 《学术交流成效评价及影响因素》[J]. 《杭州师范学院学报(医学版)》2005，3. [2] 何其渔 《影响高校学术交流活动的潜在因素》[J].《科协论坛》1998，4