高校教学管理中教学秘书的作用和素质要求论述

高校教学管理中教学秘书的作用和素质要求论述

作者：陈勇

来源：《科学与财富》2016年第28期

摘 要：在当前深化教育改革创新的环境下，高效秘书将发挥越来越重要的作用。高校教学秘书一直是教学和教学管理任务中的重要部分，其主要职责是处理院里、系里各项工作事务，全面保证教学秩序。本文将从高校教学中教学秘书的重要作用以及高效秘书应具备怎样的素质两方面进行阐述，希望可以对相关人员起到一定参考。 关键词：教学管理；教学秘书；作用；素质要求

高校教学秘书是组成高校教学管理团队的重要部分，虽然负责教学过程中最基层的管理，但却是联系师生及各部门之间的重要环节，可以说起着“承上启下”的沟通作用。随着教育的深化改革，高校对教学秘书提出了新的要求，高校秘书随之迎来了新的机遇和挑战。在这个信息飞速发展的时代，高校秘书必须具备适应发展的能力，不断提高自身的素质和工作水平，这样才能应对当下教育环境对高校发出的挑战。 一、教学秘书的作用 （一）沟通协调作用

沟通是管理过程中最重要的部分，是人与人和谐共处的关键，只有做好沟通工作，才能达到有效的目的。高校秘书的核心工作内容就是沟通协调，发挥不同部门之间的桥梁作用，做信息的接收人和传递者。在实际工作中，高校秘书需要经常接触的部门主要包括教务处、学生处、院系部门等，一方面，高校秘书要完成教务处、院系领导安排的工作任务；另一方面要协调好院系与校部机关和各部门之间的关系，以及院里和系里的关系。运用恰当有效的沟通方式，使各个部门、各个环节建立起彼此互信、共同合作、相互促进的和谐关系。同时，在沟通协调过程中，高校秘书必须时刻明确自己的工作地位，不能越权、不能跨界，也不能随便干预其他事务，维护校、院、系整体的和谐环境。 （二）辅助领导的作用

教学秘书的辅助作用表现在帮助校（院）领导完成教学管理的工作，主要包含以下几点：第一，制定教学大纲和建立教学计划，安排学习课表并针对停课和缺课的情况做好协调工作，保证教学进度。第二，在教学大纲制定和落实后要做好检查工作，按时完成教务处布置的任务。第三，安排并落实期末考的时间、教室以及监考老师等事宜。第四，组织开展讲座活动，

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安排好时间、地点、参与人数等。第五，协调毕业生论文答辩的工作。第六，安排学生的实习工作。第七，定期开展教学座谈会和研讨会，并做好与会报告。第八，订购教学所用教材。 （三）提升教学质量的作用

教学质量的高低始终都是教学管理的责任所在，所以在工作当中，教学秘书必须积极参与并协助领导进行教学督监督检查工作，定期了解教学情况，完善和增强教学质量回馈过程的管理。

（四）教学信息的管理作用

在参与教学管理中，教学秘书通常都会编写许多教学和教学管理用的文件或资料，且大部分都会做归档保存，以备日后参考使用。这些不断积累下来的教学信息，对教学秩序的稳定发展有着重要的作用和意义。本身学校的教学主体即教师，就具有流动性，加之学校大部分教师和学生对相关教学政策、文件以及流程都不是很清楚，所以做好信息管理工作也非常重要。 二、教学秘书的素质要求

提高教学质量是教学管理中重要的目的，而提高教学质量的根本在于提高教学秘书的素质。想要发挥到教学秘书的真正作用，素质则变得尤为关键。 （一）思想素质要求

作为一名高校教学秘书，首先要明确自身的职责和工作性质，了解在高校管理团队中自己所扮演的角色，明白自身所处位置在实际工作中才不会产生不必要的冲突。因此，高校教学秘书必须具备较高的思想觉悟。身处在高校教学工作的基层管理，教学秘书则需要有更高的责任心和更好的执行力，按时、认真完成上级安排的任务。高校教学秘书的工作内容比较丰富，非常具有计划性，事务比较琐碎细致，所以这要求高校教学秘书要有吃苦耐劳的敬业奉献精神。当然，有时也会参与到实际的教学课程中，对学生进行讲课授业。其次，由于高校教学秘书的工作性质不同，工作重所接触的部门很多，参与的事情和参与的人员也比较广，所以平时工作中产生的误解、非议，甚至批评都是很难避免的。如果高校秘书不具备良好的个人修养，一般很难承受这样的压力。这也就对从事高校秘书的人员提出了要求，一定要不断坚强自身修养，增强心理承受能力，提高业务水平，努力为高校管理做出奉献，完善自我。 （二）工作水平要求

高校教学秘书的工作不同于其他，需要掌握不同的技能才能更好地实现岗位的职责。作为一名高校教学秘书，面对的是繁重且涉及面广的工作，所以统筹各事务的能力是首要的，也是必要的。除了要了解各学期、各阶段的工作任务之外，还要对下一阶段的工作提前制定出计划，做到心中有数。其次是协调合作能力，高校教学秘书会经常与教务处、学生处等不同部门交流，在交流沟通中就要从多方面考虑问题，妥善安排好部门工作。第三是沟通能力的要求，

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作为高校教学秘书，工作上应该多跟上级沟通，把整理好各种资料及时汇总并报告工作情况。第四是对现代化技术办公的掌握，利用计算机完成工作各项事务，必然将大大提高工作效率，所以熟练地使用计算机也是提高工作质量的一种途径。最后是表达水平的优劣，高校秘书除了要把内容整理成资料外，在沟通、协调、统筹等环节中，都会体现到表达的重要性。 结束语：

教学秘书在高校教学管理中起着越来越重要的作用，高校也对教学秘书提出了越来越高的要求。其实高校与教学秘书之间始终都存在着相辅相成的联系，二者彼此共存。双方应该为共同致力于打造一个高素质的教学秘书团队而努力，为学校的教学质量提供更科学、更优质的服务。 参考文献

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