不动产登记档案利用服务研究

不动产登记档案利用服务研究

文/黄慧宇

摘

要：本文在分析了不动产登记档案的法定性、唯

一性和凭证性等基础上，结合不动产登记档案管理的特点，以及不动产登记档案利用服务存在的问题，有针对性地提出了解决对策，对进一步提升不动产登记档案利用服务质量、发挥不动产登记档案的价值具有积极的现实意义。

关键词：不动产登记档案；利用服务；档案管理概述

不动产登记档案是指在不动产权属调查、登记、建造、交易、变更等一系列活动中形成的、具有保存价值的信息、文件的统称。2013年，国务院常务会议上通过了关于构建全国不动产统一登记制度。次年，出台了《不动产登记暂行条例》，不动产登记制度在我国步入正轨。做好不动产登记档案利用服务，在保障不动产权益人的合法权益，以及经济社会的发展中都发挥着十分重要的作用。

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不动产登记档案的性质《1.1不法动定产性

登记暂行条例》明确了不动产登记原则，即各类不动产登记是由不动产所在地的县级以上行政主管部门不动产登记机构办理。不动产登记工作属行政管理事项。其登记的结果直接记载于“不动产登记簿”，“不动产登记簿”作为原始不动产登记的档案凭证，具有法定证明效力。根据《

不动产登记暂行条例》的规定，“土地、海域以及房屋、林木等定着物”均属于不动产登记的范畴。不动产经登记后，不动产的权利人受法律保护，即动产权利人已经依法享有的不动产权利，不因登记机构和登记程序的改变而受到影响”。

1.2不动唯产一是性

相对于动产而言的，属于不动产登记范畴的

包括土地、海域、房屋以及林地等，不动产及其登记具有唯一性，即不动产登记档案对应的是所登记的不动产项目及权属。集体土地、林地、耕地、草原、房屋、森林、草原、宅基地、海域等都属于《不动产权证书》登记的范畴。通过不动产的坐落、界址、面积、用途等事项的登记，并明确“不动产登记簿”是“唯一、合法的介质形式”，不动产登记簿采用电子介质的，应异地备份，且具有唯一、确定的纸质转化形式”

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1.3不动凭证产登性

记类档案是保存于不动产登记机构，有关不动产登记管理过程中所形成的具有保存价值的原始凭证，反映了该不动产权利的转移、抵押、变更、注销、赋予、继承的权属来源的正当性和合法性，也是权属来源审核的重要依据，具有重要的查考及凭证性作用。

2不动产登记档案管理的特点

与普通档案相比，不动产登记档案有其自身特殊性，主要表现在：

2.1不动数产量登大记、业务种类涵多

盖了土地、海域、房屋和林地，在

此过程中，涉及不动产权属的任何变化均需要进行登记。例如，房地产登记发证、交易变更等，还牵涉城镇、农村等各个区域，均需要进行立卷归档。例如，某不动产登记部门2018年共接收、审核、录入和打印的不动产登记档案卷面就超过了6万余卷，受理查解封房产档案就有300多宗。不动产登记类档案包括图表、录像、文字等，存储的介质有纸质、光盘、磁盘等。

2.2不动跨产度登大记、业务周期中长

一些项目从初始登记到完成往往需要较长时间，所登记的内容十分复杂，且登记难度较大，一旦登记错误会给不动产权利人产生重要影响。这与不动产工程项目的建设周期较长有关，有的短则一二年，长则三四年时间，给后期的不动产登记档案的收集和整理增添了难度，需要不动产登记档案管理人员具有较强的责任感，认真细致地做好不动产登记档案的收集、管理，为不动产登记档案的利用提供优质服务。

2.3不动动产态登性记、结变果化具性

有法定性、唯一性和凭证性，一旦不动产登记完成，所产生的不动产登记档案会直接作为其不动产继承、交换、买卖的重要依据。在此过程中，不动产权属变更的每个环节均需要做好登记，如权利人、登记时间、登记空间界限、面积等变化，作为不动产权登记变更的重要内容，要在登记时及时予以变更，以保障不动产权利人的合法权益。

3不动产登记档案利用服务现状3.1近年查来询，量随不着断增不动加，产数量利用的需求增加，多样以化

及市场交易的活

2019.5下

兰台内外

“不“跃，不动产登记档案的查询、利用量逐年攀升，而不动产登记档案管理部门的人员数量并未增加，直接影响了服务的质量和效率。例如，2018年全年接待查档的人数超过了4000人次，日均20余人次（不含节假日），且不动产登记查询利用的目的千差万别，既有权利人为交易查询，也有利害关系人为了维护其合法权益而查询，也有司法机关为了司法办案的需要，不同查询利用主体的权限差别较大，这对不动产档案的查询利用提出了更高要求。

3.2不动部产门登条记档案块分割涉，及信息林地、共享不海足

域、草地、耕地、房

屋、宅基地等业务，分属不同部门。近年来，为了加强不动产登记的管理，各地成立了不动产局，负责统一管理。虽然国土、房屋、海洋、林业等部门的档案进行了合并，但合并时间较短，还没有将这些部门的纸质档案进行整理，也未对其进行数字化管理。现有的不动产登记管理系统与档案管理系统合并，但各部门之间的数据整合、共享尚未完全建立，条块分割的管理现状，数据格式不一致等问题，增加了档案利用难度。

3.3不动标产准登规范记档案工作不统一，标信息准规化范服务自成体滞后

系，这些不同领

域的不动产档案在归档范围、归档标准、编目规则、查询利用以及专业术语等方面存在较大的差异。列如《集体林权制度改革档案管理办法》《

国土资源业务档案管理办法》《国土资源业务文件材料归档范围和档案保管期限表》等等，由于规范标准的不一致，影响了不动产登记档案的信息化管理，许多地方仍然采用传统手工方法进行档案资料登记，再将其数据重复输入计算机，重复劳动加重了档案工作人员的负担。例如，手工查阅利用的人工操作模式，使得档案利用受到开放时间、空间的限制，某种程度甚至还会受到人为的限制，无法得到更广泛的开发和利用，造成严重的资源浪费，不能使档案信息彻底与普通大众共享，为平民百姓服务。

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不动产登记档案利用服务对策4.1在不积极动产转局变已服务经成模立式

的基础上，要加快整合各不动产管理机构的职能，实行集成化管理，即统筹做好不动产档案利用服务规划，合理配置档案管理软硬件设施资源，优化馆藏档案资源，集中建设现代化、信息化、高标准的档案管理库房，建立统一的不动产登记档案查询利用网络平台，为不动产登记档案利用服务提供优质服务。一方面，要做好不动产登记档案的数据输入、审核，强化内控，为不动产登记档案利用服务提供真实、准确的档案数据信息。另一方面，大力探索基于互联网不动产登记档案利用

2019.5下

兰台内外

兰台纵横

网络模式，加快新媒体在档案利用中的应用，积极构建“互联网+不动产登记档案查询”利用服务平台，在不动产局统一管理下，细化若干领域的不动产登记档案利用查询平台服务，满足个性化需求。

4.2大数规范信息据信息背景服务下行，为

纸质档案难以满足不动产登记档案利用服务的现实需要，这需要加快不动产登记档案数据信息资源的共享，提升信息化服务的能力和水平。首先，强化不动产登记档案信息资源共享、合作服务，打破不同职能部门之间的信息壁垒，构建全新的以不动产登记档案利用服务对象为主要的档案查询应用平台，将各不动产登记部门的不动产登记档案信息及时录入，形成不动产登记档案信息的集成化管理，形成合力，实现不动产登记信息资源共享。其次，加快统一的不动产登记档案管理系统的研发和推广应用，改变传统不同的不动产登记档案信息管理的单一格局，建立统一的、全国范围内统一实施的不动产登记档案管理系统，便于为不同利用服务对象提供精准、高效的利用服务。最后，高度重视不动产登记档案数据信息的安全和隐私的保护。在统一标准规范的基础上，加强公民个人隐私权保护的法律法规的出台，为不动产登记档案查询利用提供法律保护，防止随意查询利用或数字信息的失泄密。

4.3加大加不大动保产障登投入记档案力度

利用服务的投入力度，从人、

财、物等方面全力支持和保障不动产登记档案利用服务。加大档案专业人才的引进力度，增加不动产登记档案从业人员数量，以适应不断增长的不动产登记档案利用需求，做好服务。此外，政府应加大不动产登记档案利用服务所需经费的拨付力度，为不动产登记档案收集、整理、数字化加工和保密，以及设备购置及维护提供经费支持。不断改善不动产登记档案服务的软环境和场所建设，提供更加便捷、高效的利用服务。

参考文献：

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［2］胡顺红.建立不动产登记档案管理新模式的几点思考［J］.浙江国土资源，2017（2）：42—44.

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［4］张玮琼.不动产登记档案利用服务的问题与对策分析［J］.档案学通讯，2016（5）：62—66.

作者简介：黄惠宇，广东省惠东县不动产档案馆馆员。

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