档案管理利用中的保密工作

—　囊　办公室业务・２０１０年第１１期　＿　、。　。囊　，　随着社会的发展与进步，档案　房应指定专人负责管理，制定严格　要有严谨的工作作风，经手的事　资源的巨大社会价值日益为社会公　的库房管理制度，无关人员一律禁　情件件有头有尾，手续清楚，而　众所认知。档案管理过程中保密工　止入内。实践证明，档案库房的科　且要防止“无形”储存在头脑中　　作开展的程度，直接涉及到国家和　学管理，是做好档案保密、维护档　秘密的泄露。无论在什么场合，单位的安全利益。因此，档案保密　案安全的基本保障。　安全工作，越来越受到档案主管部　门以及各级领导的重视。完善档案　（二）绝密档案的管理和保密　都应做到守口如瓶，万无一失，　把保守国家秘密作为自己的神圣　绝密档案是党和国家的核心秘　职责和应尽的义务。　三是加强绝密档案的日常管　管理过程中的保密制度，规范档案　密，它关系到党和国家的安全，关　保密工作手段，是档案工作者的素　系到国家的政治活动、军事活动和　理。绝密档案的调阅、移出、销毁　质要求和神圣职责。　经济发展的成败，关系到改革开放　等应严格按规定手续办理，必须经　和社会主义现代化建设的进程。因　指定领导人审批，认真履行登记、　一、做好档案保管过程中的　此，为确保国家核心秘密的安全，　签字手续，任何人无权擅自调阅。　必须管理好绝密档案。　一保密工作　（一）档案库房管理中的保密工作　绝密档案使用完毕后应及时清对、　是绝密档案应与非绝密档案　检查，发现失密、泄密问题，应及　档案的库房管理是档案保密的　分另・ｌ保管。要设保险柜、保险锁、　时查明原因，进行补救。　重点。档案库房应按照国家有关规　防盗器，从保管条件上确保绝密档　定单独兴建，但是有一些不具备条　案的安全。　件的单位，往往将库房附设在机关　二是提高绝密档案管理人员　（三）做好档案的保管期限与保　密期限的区分工作　确定保管期限的原则是，正　办公楼内。从档案保密的角度来　的素质。绝密档案管理人员具有　确分析和鉴别档案内容的现实作　看，不宜将库房设在办公楼的最底　特殊的地位和身份，有知密早、　用和历史作用，根据本机关工作　层，库房门窗等应专门加固，以防　知密多、知密深的特点。绝密档　的需要和为国家积累历史文化财　盗窃。还应尽量做到库房与办公室　案管理人员必须有较强的责任心、　富的需要，全面确定档案的保存　分开，库房与阅览室分开。档案库　事业心和高度的保密意识，不仅　价值，准确地判定档案的保管期　办公室业务・２０１０年第１１期　限。而保密期限是根据国家秘密　作用，为此立档单位废掉了此类文　全，适应不了《保密法》的要求，　事项在一定时间内，如被泄露，　件，密级自然消除了。三是保密时　需要完善增加新的内容。三是要加　将对国家的安全和利益造成的危　限的变化。原馆（室）所存档案涉　强涉密档案的科学管理。在调密工　害来确定的，它表示该国家秘密　密文件，只标有密级而没有保密时　作中我们发现，过去经常把密和非　事项在其确定的期限内，受国家　限，多数都是超期服役，例如，上　密文件混合组卷、混合保管、混合　有关保密法律、法规的保护，产　世纪５ｏ年代的绝密文件大都需要　提供，造成了扩散机密的漏洞。对　生法律效力的时限。《国家秘密保　按照《保密法》关于划定密级和保　此，可以采取分段治理的办法。以　密期限的规定》中规定：除有特　密期限届满自行解密的要求去做，　１９９１年贯彻国档发２８号文件实施　殊规定外，绝密级事项不超过３０　这既反映了历史上划密工作的不　馆（室）藏涉密档案解密划控工作　年，机密级事项不超过２０年，秘　足，也说明进行档案解密划控工作　为界，对以前大量混订在卷内的密　密级事项不超过１０年。保密期限　的迫切，因此应依据档案涉密内容　级文件可以原封不动，但在今后一　在１年及１年以上的以年计，在　的变化掌握划密标准，严防密级偏　般查档中只提供所查内容，不提供　一年以内的以月计。这里所说的　高或偏低，密期偏长或偏短。　含涉密文件的原卷；外供卷时，可　“特殊规定”是指制定保密范围的　（五）做好档案密级的调整工作　采取对与所查档案无关的涉密文件　中央、国家机关可以规定有关保　一是要贯彻落实《中华人民共　进行密封等措施。　密范围中某类事项的保密期限为　和国保密法》以及１９９１年国家保　“长期”。对规定为“长期”的国　密局、国家档案局联合制发的《各　二、做好档案利用过程中的　家秘密事项，在授权机关作出解　级国家档案馆馆藏档案解密和划分　保密工作　密前，其他机关、单位应当对其　控制使用范围的暂行规定》的精　（一）做好档案利用中的监督工作　采取长期的保密措施，不得擅自　神，在广泛宣传、提高认识、大　档案利用监督是做好档案利用　决定解密和随意对外提供。　力协调的基础上，重点解决好两个　过程中保密工作的一项重要措施，　●　（四）档案涉密情况的变化　问题：一要严格执行解密划控的时　它能有效地发现并制止纠正档案利　档案在保管过程中，其密级不　间标准、有关涉密内容标准及保密　用过程中不利于档案保密的各种不　是一成不变的，而是随着时间的推　规范标准，做到有法必依，执法必　良行为，从而做到既能利用档案，　移和文件贯彻的情况变化的。基本　严，违法必纠。二要主动接受保密　又能保证档案的完整与安全。具体　变化是升密、降密、解密。其中升　部门对调密工作的监督指导，齐心　说来，档案利用监督可以从以下几　密是极少数的，也是暂时的；大多　协力搞好档案涉密文件的清查鉴　个方面实施：　数的，总的趋势是降密，直至解　定。二是要建立起法制的新秩序。　一是制度建设。档案利用规章　密。其变化原因有三：一是保密　对涉密档案的变化调整，不仅要立　制度一般有阅览制度、外借制度、　范围的变化，二是密级文件作用的　足于当前的实际工作，还要着眼于　复制制度等。根据实际情况，对不　变化。原来的密级文件指导作用与　长远。历史的经验教训告诉我们，　同层次的利用人员确定不同的利用　现在工作不相适应，已失去了指导　以往关于档案保密的制度还不健　范围，规定不同的审批手续，使提　；　；攀√　＇　ｌ办公室业务・２０１０年第１１期　供利用工作有章可循，在大力开　尽职，但由于在传统的保密观念影　终审，由有关领导，根据初审和中　展档案利用工作的同时，确保不失　响下，档案工作普遍存在着重保　审的情况，权衡利弊，进行综合分　密、不泄密及文件的完好无损。　轻用、利用不足的现象。档案部　析、审查，最终决定与批准档案的　二是队伍建设。担负利用服务　门要改变传统的观念，在严格做好　开放与否。　工作的档案管理人员，是利用制度　保密工作的同时，切实完善工作职　二是要做好档案的解密工作‘。　的直接贯彻者，对档案的安全负有　能，为领导决策、群众需求做好服　保密档案是有等级的，确定档案的　直接责任，必须具备较高的政治、　务。机密档案应该保密，但保密的　密级，就是为了让档案工作人员根　业务和文化素质。此外，还要有敏　目的之一是为了利用，是有时间、　据不同的密级采取不同的管理措　锐的工作能力和观察能力，善于做　地点、范围限制的利用，保而不用　施，最大限度地提供利用档案。对　利用者的工作，能独立处理利用中　只会失去保的意义，失去档案的价　划密档案进行解密工作，应当遵循　出现的一般问题。　值。当然，利用必须是在保密基础　《保密法》的有关规定，即：“国家　三是监督措施。在利用中，要　上的利用，无限制的利用会给党和　秘密事项在保密期限内不需要继续　根据利用对象的不同目的，掌握其　国家的安全和利益造成危害。所　保密的，原确定密级和保密期限的　心理和思想动机，加强重点监护。　以，对档案工作来说，保密与利用　机关、单位或者其上级机关应当及　有条件的档案馆室还可以安装摄像　两者都十分重要，决不可偏颇。　时解密。”这也就是说，解密是由　监视器。对某些为获取凭证而来馆　（三）进一步做好档案开放中的　原确定密级的机关、单位或其上级　机关进行。　查阅档案的利用者，要防止偷撕或　保密工作　涂改档案；对一些平时养成看书划　档案提供利用前要做好以下　线或翻书沾口水之类习惯的利用　工作。　（作者单位：石家庄市第四　医院）　者，要及时提醒。要在利用者离去　●　一是要做好审查工作。审查　之前，仔细检查翻阅被利用过的案　工作是档案开放前的一项重要工　卷和文件，发现问题及时查处，并　作，也是开放档案工作的一个重要　在利用登记簿上备注说明。对于损　环节，其主要任务是科学而准确　毁档案较为严重的违法行为，应及　地区分、判定档案的开放与控制使　时报告有关领导，以便及时查处，　用范围。对这项工作可以分三步进　挽回损失。　行：一是初审，档案馆工作人员根　（二）正确处理好档案保密与利用　据标准，对开放期限内的档案逐件　的关系　进行审查，初步判定开放与控制使　保守国家机密是每个公民应尽　用范围。二是中审，由具有较高政　的义务，更是档案管理工作人员的　策水平和业务能力的同志，重点审　神圣职责。日常工作中，档案管理　查初审中没能判定开放与控制使用　人员十分重视档案保密，工作尽心　的部分档案，以确定其取舍。三是