怎样做好当前档案保密与利用的工作

文／王桂兰

officeopertions怎样做好当前档案保密与利用的工作

【摘要】本文针对档案利用监督、档案保密、档案保管人员职责等方面，尽可能地提出了具体的措施和办法，以解决怎样做好当前档案保密与利用的问题。

【关键词】档案保密；档案利用；存在问题

不规范，职责不明确；档案人员和借阅人

员不遵守制度，借阅档案不能及时归还档案室；单位内部没有建立有效的监督机制，有的规章制度浅尝辄止，疏于对档案工作的管理等。

对于档案信息资源既要重视档案的保管保护，又要注重其所含信息的开发利用，以共享其资源。我们经过自己多年的实践工作和深入细致的思考和交流，梳理了档案保密及利用中的问题，提出了相应的建议。

二、解决的办法

一、存在的问题

在以前的档案保密及利用工作中，

由于重视不够，条件不足，制度措施不健全，档案管理人员素质参差不齐等因素，造成了诸多问题。

（一）档案的存放地——库房管理中安全性问题。按照国家规定，档案库房应该单独兴建，即使在目前情况下，一些不具备条件的单位，也不能将档案库房建在一些阁楼、储藏室，地下室等地方。这些环境既不方便对档案的查阅、利用，又容易造成档案的损坏、流失、泄密等现象，不能保证档案的安全性。

（二）档案工作普遍存在着重保轻用的现象。重保轻用的管理模式所产生的弊端主要有：档案得不到充分利用，有些档案被长期搁置，造成档案资源的严重浪费；不能正确处理档案资料的保和用的关系，使档案资料不能合理利用。

（三）档案管理人员的素质有待进一步提高。目前，在我国基层单位，仍存在着档案管理人员队伍的文化程度、专业素质、理论水平、思想观念的方面的参差不齐。究其根源，首先，有的单位领导档案意识薄弱，只注重专业技术人员的继续教育培训而忽视了档案人员的学习与培训，对档案管理工作没能给予足够的支持。其次，部分档案工作者对于自身工作所面临的巨大挑战认识不足。以上所述严重制约着档案管理工作的发展。

（四）档案管理制度不健全，监督机制不完善。档案管理制度不健全，宣传和利用力度不足；制度与监督流于形式，

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办公室业务2012・6（一）要加强档案库房的管理。档案

放置的库房建设和选择，这是最基础的工作。按照国家规定应该单独兴建。没有单独修建档案库房条件的单位也应该注意档案库房的设置。从档案保密保管的角度来看，档案库房不能设在地下室、储藏室、阁楼等易发生虫蛀、霉烂、火灾的处所。严格意义上讲，档案库房门窗要加固，防止盗窃，同时应该做到档案库房与办公室、阅览室分开。档案库房应安排专人负责管理，制定严格的库房管理制度，控制档案库房的人员流动，非档案管理人员禁止入内。因此，只有科学的、合理的设置和管理档案库房，才是做好档案保密、维护档案安全的最基本保障。

三、正确处理档案利用与保密的关系（二）要解决档案工作中的重保轻用

《保密法》规定，档案划分为“绝密”、的现象。在档案管理实际工作中普遍存

和“秘密”三级，是为了让档案工在“重保轻用，利用不足”的弊端。档案“机密”

作者根据不同密级采取不同的管理措施，工作者害怕失密或者心存顾虑，不敢大胆

最大限度地利用档案。同时，根据国家利用，使很多有利用价值的档案被束之高

还规定了涉密档案的保管期限，除有特阁，造成档案资源的浪费。这就要求档案

殊规定外，绝密级事项不超过３０年，机工作者解放思想、端正态度，与时俱进，改

密级事项不超过20年，秘密级事项不超变松进严用的传统观念。使档案得到充

过10年，保密事项在其确定的期限内，分的利用，不淹没在尘埃之中，也使得需

受国家保护。但是涉密事项不是一成不要信息的人员和部门能够及时、有效、准

变的，保密期届满，就失去了它的保密价确的利用和了解，档案管理人员的管理价

值，这部分档案便死而复活。在思想认值也在利用档案的效果中得以体现。

识上，一成不变地看待档案的涉密性，无（三）要进一步提升档案管理人员的

视涉密性的时效和范围是不对的。而缺素质。档案管理人员是档案管理制度的

乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，最直接的贯彻者和执行者，对档案的安全

无限地扩大开放利用范围，也是错误的。负有最直接的责任，因此档案管理人员必

档案工作者必须对涉密档案进行科学管须进一步提升相应的素质：档案专业工作

理，及时区分保密期限，掌握“死”与“活”。人员必须热爱档案事业，有较强的事业心

和责任感，并具备一定的文书学、档案史、严格划清活密与死密的界限，确定哪些

档案可开发利用；哪些在一定范围内利档案管理学、档案文献编纂学等专业基本

用；哪些还不能提供利用，从而最大限度知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案

地开放利用。法规。作为档案管理人员，要注重自身专

业水平的提高，通过自学、参加培训等方

（作者单位：山东省滕州市东郭镇中心卫生院）式来提升自己，熟悉档案工作的各个环节

并按其基本要求努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率、提高档案质量，使档案管理工作更科学、更实用，为不断发展进步的社会提供有力的资源。

（四）要加强制度建设，完善监督机制。档案的开放利用是一个很严肃和谨慎的问题，需要健全的监督机制，而且此利用是一个双向保护工作，仅一方的努力是无法完成的。所以在档案管理利用过程中，有效、良好的监督工作是使档案在利用过程中能够顺利、安全、完整的有力保障。

规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要，档案规章制度一般有阅览制度、外借制度，复制制度等，根据不同层次的利用人员制定不同的利用范围和审批手续，使提供利用工作有章可依，确保档案在有效利用的同时不损坏、不泄密。同时还需完善监督机制。