公文指决定、决议、办法、规则、规定、通报、通知、报告、简报、申请、批复、会议纪要、工作计划、总结、备忘录、函、各种呈批单以及电子文档等。
2.公文参考格式
2.1 页面设置：上 2.54cm、下 2.54cm、左 3.17cm、右 3.17cm。 2.1.1 公司级行政文件编号方法为：中（南）物发[年度]序号，序号为三位数。
须经总经理办公室审批、统一管理。红头文件格式如下：
红色文件头
编号（五号黑体）
文件名称（二号黑体）
文件内容（四号宋体）
城物业管理有限公司（四号宋体） 签署：（四号宋体，对外发文无须签署） 二○一○年五月三十一日（四号宋体，中文数字）
2.1.2 部门发文编号方法为：部门 [年度]序号，序号为三位数。
文件名称（二号黑体）
文件编号（五号黑体）
文件内容（四号宋体）
南通中南世纪城物业管理有限公司（四号宋体）
管理规定 文件编号ZN-QC-XZ-03 公文管理规定 修改码 A/0 第 2 页 共 3 页 部门名称（四号宋体）
签名：（四号宋体，对外发文时特殊情况可不签名） 二○○八年一月二十三日（四号宋体，中文数字）
2.1.3 文字段落间距统一为1.5倍。
2.2 部门温馨提示等非行政性文件无需文件编号及签名，文件字体由部门自
行确定。
2.3 服务中心对外发文必须统一使用A4大小（特殊情况除外）印有中南标
识的纸张。
2.4 除有关财务的对外发文及外来公文由财务部自行处理外，公司其它的
对外发文及外来公文由行政部进行登记、送达、接收、转送。
3.发文的程序规定
3.1 对外以公司名义发文必须报经总经理及董事长批准后，交到行政部办理
文号、登记、盖章、 存档后才能对外签发，且必须有收文单位的签收回执。
3.2 以部门名义发文必须报经部门负责人签字确认后才能执行。 4.内部公文的有关规定 4.1
凡决定、决议、办法、规则、守则、规定、重要的通报、通知、报告、批复、计划、 备忘录都必须在行政部存档备查。
4.2 内部公文分上行、下行及平行公文。 上行公文指下级送达上级的报批或送
阅文件，报批一般采用“报批件”形式按程序 执行，送阅应附简要
管理规定 文件编号ZN-QC-XZ-03 公文管理规定 修改码 A/0 第 3 页 共 3 页 明及呈送人、日期。 下行公文指上级发下级部门或个人的决定、决议、办法、规则、守则、规定、通报、 通知、计划等。 平行公文指某部门发给其他部门需要支援或协助的公文，一般采用“内部通知”的 形式。
4.2.1 上行的报批公文一般须由主办人员或主办部门提出专业参考意见或提供
其他可供被 呈报人决策方案，并经主办部门领导签署后方可呈报。若涉及到其他相关部门须经 其签意见。报批后有三种处理方式：发回、批转、留中。 发回即批示后发给呈报人执行或否决执行。
批转是指被呈报人不能做出决定则批转给有关负责人，有关负责人应在限定日期内回复给被呈报人。 留中有两种情况：做为资料收存或暂不处理。文件暂不处理的决定要及时通知呈报人。
4.2.2 下行公文要求下级部门或个人执行或服从公文内容。
4.2.3 平行公文必须注明完成时限，经主办部门负责人签字后送发相关部门负责
人； 主办人员负有催办、协调、沟通的责任；在完成时限已到而相关部门主办人催办后仍未完成时，主办人须向上级领导汇报请 求支援。
5.相关文件 无 6.质量记录 无
管理规定 文件编号ZN-QC-XZ-03 公文管理规定 修改码 A/0 第 4 页 共 3 页 编制 审核 批准 日期
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