办公用品管理办法

为更好的控制公司办公成本，规范公司办公、劳务用品的发放、领用和管理工作，特制定本办法。

一、用品分类

1、公用办公用品类：包括电话、计算器、订书机、印泥、传真机、复印机、打印机、文件柜、剪刀、裁纸刀、直尺等。

2、非消耗性办公用品类：包括办公桌、椅、电脑、优盘、文件筐、双夹文件夹、抽拉文件夹、文件盒等。

3、易耗办公/劳务用品类：

（1）易耗办公用品包括：中性笔（笔芯）、圆珠笔（笔芯）、铅笔、记号笔、白板笔、笔记本、双面胶、胶水、固体胶、订书针、回形针、大头针、橡皮擦、涂改液、燕尾夹、复写纸、A4打印纸、信封、A4过塑膜、档案袋、报销单、报销粘贴单、领款单、电池等。

（2）易耗劳务用品包括：垃圾袋、肥皂、香皂、洗洁精、洗衣粉、洁厕剂、一次性纸杯等。

5、其他类：毛毯、电磁炉、丝棉被等。 二、发放及领用要求

1、公用办公用品按所分配办公室情况及工作需要配发。自然坏由保管单位交旧领新。 2、非消耗性办公用品已于员工入职时按标准和需要发放，原则上不再增补，若破损、残旧需要更换的必须以旧换新。

3、常用易耗办公用品发放办法：

（1）以满足工作需要、杜绝铺张浪费为原则，由行政人事部每周一、周四下午发放办公用品，其它时间不予发放，根据各职位需用的数量进行发放。易消耗办公用品原则上按部门实际在职人数，每月3元/人控制领用总额。以上标准不含各部门用的打印纸、档案袋、信封、过塑膜和报销单等。

（2）如员工申领的办公用品超出规定，管理人员有权拒发，如确因工作需要，员工可提出书面申请，经部门经理/主管审核批准后给予发放。

4、领取大批办公用品必须经部门主管副总同意后登记领取。

5、未列入非消耗性及易耗办公/劳务用品的其他物品的申领，必须由部门经理和采购副总审核后才能申请购买和领用。

6、人员离职时，应将所领非消耗性办公用品一并交给行政人事部，签字后方可离开。否则，将按成本价在个人工资中扣除。

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7、所有人员领取办公用品需登记备案。 三、用品的管理

1、各部门本着节约的原则领取、使用办公/劳务用品。领取的办公/劳务用品，严禁带出公司或挪作私用。

2、公用办公用品、非消耗性办公用品原则上为长期使用，人为损坏、丢失由本部门承担，从部门经理当月工资中按原价扣回，行政人事部一周内补发。

3、行政人事部应对办公/劳务用品的入库和发放及时记账，做到账物相符。办公用品柜要做到类别清楚、摆放整齐。行政人事部办公用品管理员要掌握办公用品的最大库存和最小库存，既防止物品积压又保证工作需要。

4、非消耗性办公用品应随着岗位调整列入移交物品，如重复申领，应由主管副总签字说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。

5、办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，如签字笔、橡皮等；“部门领用”系本部门共同使用，如订书机、裁纸刀及部门专用办公用具。

6、管理性办公用品（办公桌、文件柜、电脑、优盘、打印机、复印机等）列入使用的个人台账内，如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。

7、每10天统计一次办公用品出入库，并计算出出库金额，交于财务材料会计。 8、月末对办公用品进行盘库。 四、申请购买

1、每月1日-5日，15日-20日，各部门向行政人事部报需要的办公/劳务用品领用计划，经部门主管初核后交行政人事部，行政人事部根据库存情况列出请购清单，报采购副总审批后交采购人员统一采购。

2、一般办公/劳务用品采购在每月6—10日和21—25日由采购部集中购置；特殊办公/劳务用品的采购，由部门提出申请并填写材料申购单，经采购副总批准后，专门购买。

3、采购人员必须严格按照采购审批计划进行采购，不得随意增加采购品种和数量，凡未列入采购计划或未经采购副总审批的物品，任何人不得擅自购买。否则，采购副总不予签字，财务部不予报销。

4、办公/劳务用品采购要严把质量，做到货比三家，择优选买，廉洁采购。

5、采购员需根据材料申购单的需要时间进行采购，特殊情况采购不到位的，要提前向部门主管说明原因，否则超过规定时间予以扣分处理。

五、验收入库

1、办公用品保管员在入库验收过程中，如果发现实物质量达不到规定标准，应当坚决拒绝入库，不得出具入库单；如果发现实物的品名、规格、数量、型号、功能、技术指标等与随

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物凭据不相符，应当拒绝入库，不得出具入库单；如果发现实物的包装不是原包装，也应当拒绝入库。否则，保管员因上述失误造成的经济损失，均由个人承担。保管员对假冒伪劣商品拒绝接收。

2、保管员对验收合格的物品认真办理入库登记手续，原则上未办理入库手续的用品，不准直接使用。

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