公司办公设备管理制度
第一节 总则
第一条 目的
为进一步加强公司办公设备使用与管理，为员工提供良好的办公环境，最大限度发挥各类办公设备的作用，本着提倡节约，防止浪费的原则，特制定本制度。
第二条 适用范围
（一）本制度适用于公司各部室位全体员工。
（二）本制度所指办公设备主要包括办公用电器设备、办公用电脑、打印机、复印机、电话等。
第二节 职责
第三条 相关部门职责
（一）办公设备原则上本着谁使用谁维护的原则，部门负责人为办公设备的直接责任人。
（二）公司综合办负责办公设备的监督管理。
第四条 办公设备的日常管理
（一）办公区域及公司内的电器设备要做到用完随手关闭，部门人员离开办公室时要
逐一检查本部门所有用电设备是否关闭，方可离开。
（二）办公设备不使用时要设置好节电模式，停用一小时以上的办公设备必须关闭电源。
（三）各部门严禁拉接电源和使用与工作无关的电器，特别是大功率电器。
（四）下班后和无人使用时应做到随手关灯、关闭饮水机、电脑、空调等电器设备。
第三节 空调使用规定
第五条 空调的使用
（一）本着正确使用、安全管理、节能降耗的原则，各部门切实保障空调能发挥应有的作用，并避免能源浪费。
（二）公共办公空调（如会议室）作为办公设施，仅限于各办公期间使用，不允许在非办公时间使用空调。
（三）使用空调时，应先关闭门窗，如需通风换气要先关闭空调。坚决杜绝开窗使用空调现象。
（四）办公室在使用空调时根据气象台温度预报结果，夏季室内最高气温达到 28℃以上时，方可开启空调制冷，制冷温度设置不应低于 26℃；冬季室外气温低于 8℃以下的，方可开启空调制热，制热温度设置不应高于18℃。
（五）空调上班时开机，下班前 30 分钟要关闭。
（六）办公人员离开或办公室无人预计一个小时以上的，应关闭空调，严禁室内长时间无人开启空调。
（七）夏季雷雨天气应立即关闭空调，切断电源，以免遭受雷击。
第六条 空调使用注意事项
（一）全体员工必须增强节约用电，安全用电意识。任何人不得随意开启空调外壳，不得私自拆装空调开关，也不得在空调线路上乱接线（专职维修人员除外）。
（二）空调需要按照使用说明规定进行操作，如发生故障应及时向综合办报修，不得自行拆卸，否则责任自负。
第四节 打印机的使用
第七条 打印机的使用
（一）公司打印机由综合办负责维护与管理。
（二）部门工作人员必须按复印、打印机的使用性能及要求进行操作。打开电源，正常预热，待机进入正常的工作状态方能进行复印、打印。
（三）复印前，注意除掉纸张上的钉、针等异物。
（四）遇故障等现象，及时反馈综合办由专业人员处理，切勿擅自排除故障。
（五）下班或停止使用时，应及时关闭电源。
（六）综合办人员要定期检测、保养机器情况，使其保持正常运行。
第五节 计算机管理
第八条 计算机使用
（一）办公用计算机由各部门专人或指定人员使用，按照正常程序启动或关机。
（二）只能安装公用程序软件和办公用专用程序软件，不得安装与工作无关的其它程序软件。
（三）定期进行杀毒软件升级。
（四）不得接插未经杀毒处理的外来u盘。
（五）能够上网的计算机，不得上网查询与工作内容无关的信息，不得进行网上聊天。
（六）不得在网上进行股票信息查询和股票交易。
（七）办公用计算机所涉及到的任何密码，只能由专人掌握，不得泄露给其他人员，并按规定及时进行更新维护。
（八）定期对办公资料进行备份。
（九）用于网上银行和纳税申报的计算机，不得打开其他网页，防止感染病毒或泄密。
（十）计算机使用者不得私自拆装计算机。
第六节 办公电话管理
第九条 电话安装
（一）各部门根据部门实际情况，需安装电话的，须提出书面申请，经公司总经理审核，集团分管领导批准后，由综合办统一协调安排。
（二）各部门原则上只能使用一条外线电话通讯线路，安装一部电话，有特殊需求的，需经分管领导批准后开通。
（三）未经允许不许私自并机、移机、拆机、装机。确需拆、并机等需要的，由综合办联系解决。
第十条 电话使用和管理
（一）办公电话主要用于联系工作，办理公务，提倡使用简捷文明的语言，尽量减少通话时间。
（二）禁止拨打信息电话或私人电话，如有违反，一经查出，除对拨打人进行话费双倍罚款外，并将追究部室负责人相关责任。
（三）对于外拨长途电话，必须认真填写《拨出电话记录表》，详细登记使用人员、使用原因、通话单位、时长等情况。
（四）综合办负责月底将话费异常的须查出清单反馈各部室负责人，由部室负责人审核调查签字后返回综合办。
（五）综合办月底负责对拨出电话记录表业务话费清单进行审核，并不定期对某部室《拨出电话记录表》进行抽查。
（六）内线电话拨打要简捷明了，严禁长时间占用电话聊天、谈笑，如因事3分钟拨打不通时，将对相关责任人做出相应处理。
（七）对于办公电话，要妥善保管，不得损坏，如话机、线路出现故障，要及时报修，确保线路畅通。
第七节 其他电器
第十一条 其他办公电器使用
（一）对于办公室内用饮水机、电风扇、电灯、电视机等电器由各办公室具体负责控制电源的开关时间，做好合理使用，避免浪费。
（二）根据光线的强弱程度，灵活掌握办公用照明灯光的开启，严禁长明灯。
（三）遇到雷电、暴风等恶劣天气，需关闭所有电器电源开关，并拔掉所有电源插头。
（四）上班期间，如人员外出，室内长时间无人时，要及时关闭、饮水机、电视机、风扇、照明等电器，避免不必要的浪费。
第八章 罚则
第十二条 对于办公用品管理，有下列情形之一的，根据情节严重程度，将对责任人进行处罚：
（一）已领取使用的办公用品，由实际使用人和部门负责人承担责任。对因个人自身过失、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗，由责任人承担所造成损失部分的赔偿。
（二）办公用品及生产清洁用具由综合办负责监督检查，严禁超计划领用及浪费现象发生，如有浪费者一经发现将按办公用品两倍的价格进行处罚。
（三）凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。
第十三条 凡违反相关管理规定，有下列情形之一的，将给予责任人如下处罚：
（一）未及时对文件资料进行备份，造成文件数据丢失，影响工作的，对相关人员进行50-100元经济处罚。
（二）未经允许，为个人收发、打印、复印文件资料，违者扣罚50元／次。
（三） 因工作不负责任，违反保密制度造成泄密的，将依据有关制度严肃处理。
（四）凡违反上述 “空调使用”开启空调的（特殊情况事先经批准的除外），给与现场责任人罚款 20 元/次。
（五）凡发现办公室（区域）人员已下班离开工作场所，空调仍开放的，给与现场责任人罚款30 元/次。
（六）对于因使用不当造成空调损坏或不能正常运行的，由使用部门或故意损坏者负责修理或承担赔偿责任。
（七）综合办将不定期对各部门空调使用情况进行检查，凡违反本制度规定的，一次查出对责任人给予罚款50元，再次查出，加倍罚款。
（八）不按规定使用计算机，不及时删除游戏或娱乐软件的，发现一次罚款200元。
（九）接插未经杀毒处理的外来U盘，每次罚款50元。
（十）使用计算机上网聊天、玩游戏、听音乐、播放电影等（工作学习内容除外），发现一次罚款500元。
（十一）上网浏览网页，造成网上银行和纳税申报的计算机感染病毒或泄密的，发现一次罚款500元。
(十二)上网进行股票信息查询和股票交易的，发现一次罚款1000元。
（十三）违反上述其他办公设备使用规定，将根据情节严重程度给予50-500元的罚款。
第十四章 附则
第十四条 本管理规定由综合办负责解释，其他未尽事宜由综合办根据实际管理需要及领导要求，另行通知。
二〇一五年十二月十五日
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