Shenzhen benky industrial co.,ltd 文件编号： B-001 页码： 1/5
文件名称：文件管理程序
序号 页次 修改后版本 修改摘要 修改日期 修改 部门 修改方式 备注 备注：新版制作，版本从A/0开始
受控印章： 制订部门：ISO推委会 生效日期：2011-4-25
发放部门 份数 ISO 1 业务部 1 人事行政 1 品保部 1 生产部 5 工程部 1 采购 1 拟 制
审 核 批准 深圳市超卓实业有限公司 文件名称：文件管理程序 版本：A/0
Shenzhen benky industrial co.,ltd 文件编号： B-001 页码： 2/5
1．目的
规范文件、资料的管理，确保各部门使用有效版本的文件，避免文件误用。
2．范围
本程序适用于与质量体系有关的文件，包括适当范围的外来文件。
3．定义
受控文件——指对文件的批准、发放、使用、回收、更改、作废等均纳入程序，按规定管理 的文件。
4．职责
4.1 ISO推委会（以下简称文控中心或ISO）：统筹与质量体系有关文件的控制管理工作，并负
责书面受控文件的发放、回收等工作；
4.2 各部门：本部门文件的编制、修订、审核和发布跟进；
文件级别 文件类型 申请 一级文件 质量手册 二级文件 程序文件 三级文件 作业文件 四级文件 表单格式 外来文件 5．作业程序
5.1文件的分类
a. 一阶质量手册——阐述公司品质经营活动内容与要求 b. 二阶程序文件——横向性作业之描述（单位间接口沟通）
c. 三阶作业文件——纵向性作业之描述（作业步骤细节），包括各种作业指导书、工程规
范、检验规范、计划、标准等；
d. 四阶质量记录——是一特殊形态的文件，用以说明实际品质作业结果、及其与计划要求
的符合性。表单填写内容后，即为记录；
e. 外来文件——指不由本公司制订但与本公司质量体系相关的文件，如客户/供应商之技
术资料、国家/国际/区域发行的标准类文件，包括外部提供的有关法律法规、相关记录等。
5.2文件的编号系统
5.2.1部门代码
人事行政课 ：RS 工程部：GC
生产部：SC 品保部：PZ
财务部：CW 业务部：YW
采购课：CG ISO 推委会: ISO
任 一 单 位 编制 审核 批准 总 经 理 管理者代表 部门经理或课长 相关单位 部门经理或课长 部门经理或课长 -- 文 控 中 心 收发管制 ISO委员会 管理者代表相关单位 相关单位 相关单位 -- 深圳市超卓实业有限公司 文件名称：文件管理程序 版本：A/0
Shenzhen benky industrial co.,ltd 文件编号： B-001 页码： 3/5
5.2.2文件的编号
5.2.2.1质量手册
A–口口 体系文件类别（体系文件类别代码用QM表示） 一级文件
5.2.2.3程序文件
B–口口口 流水号
二级文件
例：B–002二级文件的第二份
5.2.2.4三级文件（备注：三级文件有编码识别检索可以不用文件编号：例：图纸用图号识别，不用文件编号）
C–口口–口口口 流水号 部门代码 三级文件 例：C–PZ–002品保部三级文件的第二份
5.2.2.5质量记录
D–口口–口口口A/0 流水号和版本 部门代码 四级文件
例：D-PZ-002A/0表示品保部第二份记录、A/0版本；
5.3 文件格式和版次
5.3.1 同类文件尽可能以相同的格式撰写。品质手册格式要求详见其具体规定；
5.3.2 程序文件封面页分为表头、表尾及中间“修订履历”三部分，内容页分为表头、正文
两部分，其中正文由以下七段进行编写：
1 目的、2 范围、3 定义、4 职责、5 作业程序说明、6相关文件、7 相关记录 具体请详见本程序；
深圳市超卓实业有限公司 文件名称：文件管理程序 版本：A/0
Shenzhen benky industrial co.,ltd 文件编号： B-001 页码： 4/5
5.3.3作业指导书格式要求：一般情况下，不设计封面页，每页均包括表头与正文两部分；
表头内容应包括但不限于文件名称、版次、页次、日期等基本信息，审核签署至少体现于首页；
5.3.4品质记录表单格式要求：需具有名称、编号、保存期限以及审核栏等。格式设计应易于使用、追溯，需与对应文件描述的相关作业吻合；
5.3.5文件的版本/次标示：
新版制作时，版本/次为A/0,在一个版本内只能修订5次，满5次后则需变更如下所示： A/0 A/1 A/2 A/3 A/4 A5 B/O B/1 „„ 5.4文件受控/发放：
5.4.1文件受控：文件受控前，文件编写部门必须提供文件电子档到文控中心，文控文员
核实文件经过批准、文件清晰、易于识别后才能在文件正本背面盖“受控文件”印章，根据《文件分布一览表》复印相应的份数后在复印文件正面盖“受控文件”印章，受控印章尽量盖在文件空白处，受控正本文件放置于文件夹中贮存于资料室内。文控文员要及时将受控文件电子档保存在公司网络中，确保随时处于最新状态，方便各部门核对查阅。
5.4.2文件发放：文件发放时文控中心必须填写《文件发放/回收记录表》给文件接收部
门签名，发放新版文件时要及时回收旧版本文件，将回收后旧版文件和资料室贮存的原稿放置于有标识的“作废文件”箱内，文件箱放置于指定区域，作废文件箱装满后文控文员要及时销毁。销毁作业时需关注环境保护和资源节省。
5.4.3外发供应商及外协加工商文件的管理
5.4.3.1外发供应商及外协加工商文件必须是本公司受控的文件，如文件变更，正常情况下由供应商到本公司找外协人员索取变更文件，采购/外协人员要回收发给供应商及外协加工商的旧版文件上交到文控中心。
5.5.3.2在紧急情况下，如文件变更，采购/外协人员将文件传真给供货商及外协加工商，要求供货商及外协加工商责任人收到传真后在文件上签字给予回复。采购/外协人员要回收发给供应商及外协加工商的旧版文件上交到文控中心。
5.5.4各部门需借阅之文件，文控中心在《文件借阅登记表》上登记，必须在以一周内归还，如果因周期太短未能看完或其他原因，可以在归还的同时再借阅； 5.5 文件的使用和保存
5.5.1受控文件使用时，任何人不得在文件上划线加注记号，甚至涂改。各使用部门应确
保其干净、清晰、完整。若出现模糊或破损，应填写《文件领用申请单》经部门负责人审核，管理者代表核准后到文控中心更换。
5.5.2为预防文件误用，受控文件须加盖“受控印章”，没有“受控印章”的严禁用于作
业现场。文件若失效/过时，及时退回文控中心。若要保留，须加盖作废或参考章。 5.5.3 印有“受控文件”印章的文件禁止复印。分发数量不足或有特殊需要时，使用部
门文件管理员应填写《文件领用申请单》，经部门负责人审核，管理者代表批准后到文控中心领取。
5.5.4各部门必须指定文件管理员对文件进行管理，为防止文件丢失，非现场使用文件必
须放置于文件柜内， 因作业需要时使用者必须在《文件使用登记表》中进行签名，
深圳市超卓实业有限公司 文件名称：文件管理程序 版本：A/0
Shenzhen benky industrial co.,ltd 文件编号： B-001 页码： 5/5
文件管理员进行确认才可借出。使用完毕的文件必须归还文件管理员，并在《文件使用登记表》中进行签名，文件管理员进行确认。部门文件管理员必须建立文件清单，每月对文件进行盘点，记录于《文件盘点表》，如发现文件缺少时要及时填写《文件领用申领单》到文控中心领取。 5.5.5文件的收集、贮存
各部门文件管理员要及时收集文件，文件要进行分类，对文件进行页码编号，保
持页码的连续性装订在文件夹中，并在文件夹的首页建立《目录表》，按《目录表》的顺序将文件进行放置。在文件夹封面上标识使用部门、文件名称。
5.6 外来文件的使用及管理
5.6.1外来文件的使用（必须加盖“外来文件”印章，由文控中心统一控制发到相关部门使用）
5.6.2 外来文件由接收部门负责跟踪文件的更新情况，如有变更接收部门要及时将变更
后的外来文件上交到文控中心。
5.7电子文档及其网络管制：
5.7.1文控中心需对受控文件及其清单等内容，另以电子文档的形式保存，并按上述有关规
定，适时增补修订对应的电子文档内容，确保这些电子文档内容有及时得到更新。这 些电子文档还需复制到公司内部网络中进行信息共享，方便各单位查对追溯、正确使 用，这种网络文档只能以〖只读〗的方式存在，确保其正确性，防止其被任意更改。 为确保网络运行符合公司工作需要，网络需有专人负责，网络管理员对网络系统，文 管员对电子文档均需定期检查维护。
5.8 相关文件
5.8.1《记录管理程序》 5.9．相关记录
6.0 《文件发放/回收记录》 6.4 《文件借阅登记表》
6.1 《文件变更申请单》 6.5 《文件使用登记表》 6.2 《文件清单》 6.6 《文件盘点表》 6.3 《文件领用申请单》
因篇幅问题不能全部显示，请点此查看更多更全内容