卷号 卷内编号 密级
项目编号: IT-201101002
合同管理系统
项目规划书
Version: 1.0
项 目 承 担 部 门： IT部 完 成 日 期： 2010-01-20 本 文 档 使 用 部 门： ■主管领导撰 写 人： 审 核 人：
审 批 人：
■用户
目 录
1 引言 ................................................................... 2
1.1 编写目的 .................................................................................................................................................... 2 1.2 项目名称 .................................................................................................................................................... 2 1.3 1.4
项目背景..................................................................................................................................................... 2 参考资料..................................................................................................................................................... 2
2 项目组织和资源 ......................................................... 2
2.1 人力资源 ..................................................................................................................................................... 2 2.2 2.2
已有开发设施 ............................................................................................................................................. 3 须获取的资源 ............................................................................................................................................. 3
3 合同管理系统 ........................................................... 3
3.1 客户模块 ..................................................................................................................................................... 4 3.2 合同模块 ..................................................................................................................................................... 5
3.2.1 新增合同 ............................................................................................................................................... 5 3.2.2 合同变更（解除） ............................................................................................................................... 7
3.3 付款模块 ..................................................................................................................................................... 7
4 档案管理系统 ........................................................... 8
4.1 案库管理模块 ............................................................................................................................................. 9 4.2
案卷管理模块 ............................................................................................................................................. 9
4.3 文件管理模块 ........................................................................................................................................... 10
4.3.1 增加文件 ........................................................................................................................................... 11 4.3.2 档案销毁 ........................................................................................................................................... 12
4.4
案卷借阅模块 ........................................................................................................................................... 12
4.4.1 申请借阅 ........................................................................................................................................... 13 4.4.2 借阅审批 ........................................................................................................................................... 13
4.5 4.6
档案统计模块 ........................................................................................................................................... 14 档案销毁模块 ........................................................................................................................................... 15
5 附件 .................................................................. 15
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1 引言
1.1 编写目的
为了保证项目团队按时保质地完成项目，便于项目团队成员更好地了解项目情况，使工作开展的各个过程合理有序，因此以书面形式，将项目生命周期内的工作任务范围、各项工作的任务分解、项目团队组织结构、各团队成员的工作责任、开发进度做出安排，作为项目团队成员的共识与约定，项目生命周期内的所有项目活动的行动基础，项目团队开展和检查项目工作的依据。
1.2 项目名称
项目编号: IT-201101002、《合同管理系统开发及推广项目》 1.3 项目背景
目前公司主要采用传统手工管理合同的方式，而这种方式存在诸多弊端，包括文档管理混乱、进度控制困难、信息汇总困难、缺少预警机制等。随着合同数量的不断增加，这种工作模式已经无法适应公司的发展需求，为此必须规范合同管理的业务流程，增强合同业务处理过程的透明度，对合同的执行情况做到动态控制，缩短信息流，提高工作效率，减低管理成本。
江门市中港宝田摩托车实业有限公司IT部将开发合同管理系统和档案管理系统，为公司提供全方位、系统化的合同管理平台。
1.4 参考资料
◆ 经审批的《合同管理系统开发及推广年度立项书》（项目编码：BT-LX-010000-03300003001-004-201101）
◆ 《恒润基合同管理系统使用手册》（来自互联网）
2 项目组织和资源
2.1人力资源
参与项目开发的总人数和人员结构如下表： 姓名 性别 男 男 女 女 男 部门 IT部 IT部 IT部 IT部 IT部 在本项目中承担的工作 项目负责人 系统详细设计、源代码编写、系统测试 源代码编写、系统测试 用户使用手册编写、组织培训 软件实施 2
2.2 已有开发设施
项目研发地点：； 所用设施：；
开发工具：Microsoft SQL Server2005、Microsoft Visual Studio 2008 2.2 须获取的资源
◆ 需要人力资源部制作合同编码规则 ◆ 需要行政部收集合同模板
3 合同管理系统
合同管理系统分为三大模块，包括客户模块、合同模块、付款模块。系统开发阶段将按模块分阶段进行开发。
合同管理系统项目实施计划分为四个阶段，包括系统开发阶段、系统测试阶段、合同模板导入阶段、组织培训阶段，具体阶段名称、完成期限、工作内容、阶段产品如下表：
阶段名称 系 统 开 发 合同模块 付款模块 系统测试 合同模板导入 组织培训
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完成期限 2010-12-25 2011-1-10 2011-1-29 2011-2-30 2011-4-25 2011-4-28 工作内容 系统设计、源代码编写、系统测试 系统设计、源代码编写、系统测试 系统设计、源代码编写、系统测试 模拟测试 收集合同模板、导入合同模板 组织关键用户培训 负责部门 IT部 IT部 IT部 IT部 行政部 IT部 阶段产品 源代码 源代码 源代码 测试报告 合同模板 培训记录 客户模块 3.1 客户模块
客户信息是每个企业的宝贵财富。在客户信息管理模块中，用户能自由增加、编辑或删除客户单位的基本信息。点击合同管理系统中的客户模块，进入客户列表，如下图：
增加 查找 编辑 删除 退出 序号 客户编号 客户名称 客户类别 客户网址 联系人 联系人办公电话 建立人 建立时间 详细设计说明： 1、用户可以查看客户编码、客户名称、客户类别、客户网址、联系人、联系人办公电话、建立人、建立时间、客户状态等客户信息；
2、双击任意客户，即可查看对应客户的详细信息；
3、点击【新增】按钮，系统将自动弹出表格要求用户填写客户信息；
4、点击【查找】按钮，输入客户编码、客户名称、客户类别、联系人、建立时间等条件来查询客户资料，同样也可以通过输入关键字来查找客户资料。
5、选中任意客户，点击【编辑】按钮，即可对客户信息进行修改； 6、选中任意客户，点击【删除】按钮，即可删除客户信息。
单击客户列表界面的【增加】按钮，进入新建客户编辑页面：
保存 退出 客户基本信息 客户名称* 客户类型 邮编 地区 法定代表人* 开户银行 主要联系人* 客户编号* 地址 国家 网址 注册资金 账号 移动电话 4
办公电话* 客户说明 传真 详细设计说明： 1、客户信息为合同管理系统的基本信息，新建合同中的合同相对方必须在客户信息里，否则必须增加该客户信息方可在新建合同中选中所需的客户信息；
2、输入客户名称、客户编号、法定代表人、主要联系人、办公电话等必要信息后单击【保存】即可完成客户建立工作。
3.2 合同模块
合同是系统的核心，建立于客户的基础之上。此模块把合同的新增、查找、删除、排列等有序的组合在一起。点击合同管理系统中的合同模块，进入合同列表，如下图：
新增 查找 编辑 删除 退出 序号 合同编号 合同名称 合同金额 客户名称 合同类别 建立时间 合同状态 详细设计说明： 1、用户可以查看合同编号、合同名称、合同金额、客户名称、合同类别、建立时间、合同状态等信息； 2、合同状态包括执行中、未执行、已结束三种； 3、双击任意合同，即可查看对应合同的详细信息；
4、点击【新增】按钮，系统将自动弹出表格要求用户填写合同信息；
5、点击【查找】按钮，输入合同编码、合同名称、建立时间、起始时间、结束时间等条件来查询合同资料，同样也可以通过输入关键字来查找合同资料；
6、选中任意合同，点击【编辑】按钮，即可对合同信息进行修改； 7、选中任意合同，点击【删除】按钮，即可删除合同信息。
3.2.1 新增合同
因业务需要签订合同的，点击【增加】按钮，系统将自动提醒填写《合同签审表》：
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保存 审核 变更（解除） 退出 打印 合同基本信息 合同名称* 合同编码* 合同类别* 合同金额* 印花税额 合同相对方* 信用证明* 数量或质量* 其他补充 币种 资金性质* 签订日期* 生效日期* 计划完成日期* 主体合同（附件）* 相对方信用评级* 合同标的物* 资金计划 序号 金额（人民币） 结算方式 结算时间 资金条款 资金状态 合同内容 审批流 合同经办人 合同承办 部门经理 总经理 □同意签订。 □不同意签订，原因 。 □同意签订。 □不同意签订，原因 。 经办人： 日期： 经办人： 日期： 详细设计说明： 1、输入合同名称、合同编码、签订日期、生效日期，计划完成日期、合同金额、合同类别、合同相对方、相对方信用评级及证明、合同标的物、数量或质量等必要信息，点击【保存】即可完成客户建立工作；
2、点击“合同类别”的下拉按钮选择合同模板，系统自动弹出所需的合同模板，填写完毕后点击【保存】即可；
3、将合同的相关信息录入到合同管理系统中，并扫描合同原件作为附件上传至合同管理系统； 4、在建立合同时要录入资金计划，以便于付款模块的逻辑调用，输入“资金计划”的金额、结算方式、结算时间、资金条款、资金状态等信息，其中资金条款按照结算需要输入第一期、第二期、第三期等；
5、合同经办人在《合同签审表》中录入合同相关信息后，系统自动生成合同编码。
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3.2.2 合同变更（解除）
合同约定的情况出现变化，需对合同内容重新修改，点击【变更】按钮，系统将自动提醒填写《合同变更（解除）申请》表格：
保存 审核 退出 打印 合同名称* 合同变更（解除）理由* 变更事项说明* 变更生效日期 审批流 合同负责人 经办部门经理 总经理 详细设计说明： 1、输入合同名称、合同编码、合同变更理由、变更事项说明、合同修改次数、附件等必填项； 2、合同经办人在《合同变更申请表》中录入合同相关信息时，系统自动根据编码规则进行编码； 3、经总经理审批后，若需要更改合同的，先删除对应的合同，然后再增加合同即可，系统将自动生成版本号；若需要解除合同的，直接删除对应的合同即可；
3.3 付款模块
收款是合同的重要组成部分，此模块罗列了合同中收款单的详细信息，方便查阅，实现收款管理。
查找 付款 删除 退出 序号 所属合同 付款金额 付款方式 资金条款 计划付款时间 相差天数 付款条件 状态 实际付款时间 合同编码* 合同修改次数* 附件* 经办人： 日期： 经办人： 日期： 详细设计说明： 1、收款资料来源于合同中的资金计划，默认排列显示是分组显示，以合同为组；
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2、用户可以查看所属合同、付款金额、付款方式、资金条款、计划付款时间、相差天数、付款条件、状态、实际付款时间等客户信息； 3、付款状态包括已完成、未完成两种；
4、点击【查找】按钮，输入所属合同、付款状态、预计付款时间、实际付款时间等条件来查询付款资料，同样也可以通过输入关键字来查找付款资料； 5、选中任意客户，点击【付款】按钮，付款即完成； 6、选中任意客户，点击【删除】按钮，即可删除付款信息。
4 档案管理系统
为进一步加强合同管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特开发档案管理系统。
档案管理系统开发分为六个阶段，包括案库管理模块开发、案卷管理模块开发、文件管理模块开发、案卷借阅模块开发、案卷统计模块开发、档案销毁模块开发等，具体阶段名称、完成期限、工作内容、阶段产品如下表：
阶段名称 案库管理模块 案卷管理模块 文件管理模块 案卷借阅模块 案卷统计模块 档案销毁模块
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完成期限 2011-5-8 2011-5-25 2011-7-1 2011-7-20 2011-8-15 2011-8-28 工作内容 系统设计、源代码编写、系统测试 系统设计、源代码编写、系统测试 系统设计、源代码编写、系统测试 系统设计、源代码编写、系统测试 系统设计、源代码编写、系统测试 系统设计、源代码编写、系统测试 阶段产品 源代码 源代码 源代码 源代码 源代码 源代码 4.1 案库管理模块
卷库管理是档案管理系统的基本信息，任何案卷和文件都是建立在卷库上的。在案库管理中，用户能自由增加、编辑或删除卷库。点击档案管理中的卷库管理，进入卷库列表，如下图：
增加 修改 删除 退出 卷库号 卷库名称 所属部门 详细设计说明： 1、用户可以查看卷库号、卷库名称、所属部门等卷库信息； 2、点击【增加】按钮，系统将自动弹出表格要求用户填写卷库信息； 3、选中任意卷库，点击【编辑】按钮，即可对案库信息进行修改； 4、选中任意卷库，点击【删除】按钮，即可删除案库。
因业务需要新增卷库的，点击【增加】按钮，填写卷库信息，如下表：
保存 退出 卷库号* 卷库名称* 所属部门* 备注 详细设计说明： 1、 输入卷库号、卷库名称、所属部门等必填项后，点击【保存】按钮即可新增卷库；
4.2 案卷管理模块
建立卷库后，即可增加案卷，点击档案管理中的案卷管理，进入案卷列表，如下图：
增加 查找 修改 退出 案卷号 案卷名称 所属卷库 全宗号 凭证类别 案卷密集 案卷状态 操作 拆封/封卷 拆封/封卷 9
详细设计说明：
1、用户可以查看案卷号、案卷名称、所属部门、全宗号、凭证类别、案卷密集、案卷状态等案卷信息； 2、双击任意案卷，即可查看对应案卷的详细信息； 3、案卷状态包括拆卷、封卷两种状态；
4、点击【增加】按钮，系统将自动弹出表格要求用户填写案卷信息；
5、点击【查找】按钮，输入案卷号、案卷名称、所属卷库、归卷年代、起始日期、终止日期、保管期限、案卷密级、全宗号、目录号、所属部门等条件即可查找案卷信息，也可以通过输入关键字进行查找；
6、选中任意案卷，点击【修改】按钮，即可对案卷信息进行修改； 7、选中任意案卷，点击【删除】按钮，即可删除案卷。
需要增加案卷的，点击【增加】按钮，填写文件信息：
保存 退出 案卷号* 所属卷库 起始日期 所属部门* 保管期限 全宗号 档案馆号 缩微号 案卷名称* 归卷年代 终止日期 编制机构 案卷密级 目录号 保险箱号 凭证类别 凭证编号（起） 页数 凭证编号（止） 备注 详细设计说明： 1、输入卷库号、卷库名称、所属部门等必填项后，点击【保存】按钮即可新增案卷；
4.3文件管理模块
增加案卷后，可以在同一个案卷中增加多个文件，点击档案管理中的文件管理，进入文件列表，如下图：
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增加 查找 修改 销毁 退出 文件号 文件标题 密级 发文单位 发文时间 所属案卷 详细设计说明： 1、用户可以查看文件号、文件标题、密级、发文单位、发文时间、所属案卷等文件信息； 2、双击任意案卷，即可查看对应案卷的详细信息；
3、点击【增加】按钮，系统将自动弹出表格要求用户填写文件信息；
4、点击【查找】按钮，输入文件号、文件主题词、文件标题、文件辅标题、发文单位、发文日期、密级、紧急等级、文件分类、公文类别、文件页数、打印页数、备注等条件即可查询相关文件，也可以通过输入关键字来查找客户资料。
5、选中任意文件，点击【修改】按钮，即可对文件信息进行修改；
6、选中任意文件，点击【销毁】按钮，系统将弹出《合同销毁申请单》，填写完毕后，申请进入审批流程；
7、选中任意文件，点击【删除】按钮，即可删除文件。
4.3.1 增加文件
需要增加归档文件的，点击【增加】按钮，填写文件信息：
保存 退出 文件号 文件标题 发文单位 密级 文件分类 文件页数 备注 +添加附件 文件主题词 文件辅标题 发文日期 紧急等级 公文类别 打印页数 所属案卷 详细设计说明： 1、输入文件号、文件主题词、文件标题、文件辅标题、发文单位、发文日期、密级、紧急等级、文件分
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类、公文类别、文件页数、打印页数、备注等条件即可查询相关文件，也可以通过输入关键字来查找客户资料。点击【保存】按钮即可新增案卷；
4.3.2 档案销毁
需要清理无用档案，腾出有限的空间，点击【销毁】按钮，系统自动提醒填写《合同销毁申请单》
保存 审核 退出 打印 合同名称* 合同编码* 合同有效日期* 销毁份数*： 销毁原因说明： 审批流 文控员 合同负责人 合同承办 部门经理 总经理 □同意销毁。 □不同意销毁，原因 。 □同意销毁。 □不同意销毁，原因 。 □同意销毁。 □不同意销毁，原因 。 经办人： 日期： 经办人： 日期： 经办人： 日期： 合同责任人* 归档日期* 销毁日期* 详细设计说明： 1、输入合同名称、合同编码、合同责任人、合同有效期、归档日期、销毁日期、销毁份数、销毁原因说明等必填项；
2、系统自动统计合同期满两年的合同；
3、系统设定经销毁的档案自动保存在销毁档案夹中。
4.4 案卷借阅模块
因业务需要查阅合同细节，点击档案管理中的案卷借阅，进入文件列表，如下图：
查找 借阅 退出 案卷号 案卷名称 所属卷库 全宗号 凭证类别 案卷密级 案卷状态 12
详细设计说明：
1、点击【查找】按钮，输入案卷号、案卷名称、所属卷库等条件查找案卷，也可以通过输入关键信息查找文件；
2、选中任意文件，点击【借阅】按钮，填写《档案解除申请单》即可提出借阅申请； 3、借阅状态包括待审批、已批准、已归还。
4.4.1 申请借阅
点击【借阅】按钮，系统将自动提醒填写《档案借出申请单》
保存 审核 退出 打印 借阅人* 借阅档案名称* 借阅理由说明* 申请日期* 部门经理* □借阅理由成立，同意申请： □借阅理由不成立，理由及处理意见 经办人： 日期： 文控员* 审批流 实际借出日期* 借出文档页数* 档案归还说明 □同意借阅 经办人： □不同意借阅，理由及处理意见 日期： 预定归还日期* 实际归还日期* □合同变更 □合同损坏 备注 详细设计说明： 1、借阅人填写借阅人、申请时间、借阅档案名称、借阅理由说明等必要信息，点击【保存】按钮即完成借阅申请；
2、档案归还时，经文控员核查无误后登录档案管理系统填注归还日期及归还说明，如合同有变更或损坏，需在合同目录中注明。
4.4.2 借阅审批
申请人提出借阅申请后，进入审批流，点击案卷借阅模块的借阅审批
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查找 审核 撤销 归还 退出 文件号 申请日期 审批日期 归还时间 文件状态 详细设计说明： 1、 文件状态包括待批准借阅、已批准借阅、未批准借阅、已归还借阅四种；
2、点击【查找】按钮，输入文件号、文件状态等条件即可查询相关文件，也可以通过输入关键字来查找客户资料；
3、审核人选中任意文件，点击【审核】按钮，即可对借阅申请进行审核；
4、借阅申请经过审批后，申请人可以撤销申请，选中对应文件，点击【撤销】按钮即可；
5、借阅人归还文件后，文控员登录档案管理系统，选中对应文件，点击【归还】按钮，系统将自动弹出《档案借出申请单》，文控员将归还情况录入系统；
4.5 档案统计模块
档案管理系统为用户统计案卷数据，统计项目包括案卷统计、借阅统计两项。 4.5.1案卷统计
点击档案管理中的案卷统计，进入统计列表，如下图：
案卷号 案卷名称 所属卷库 全宗号 凭证类别 案卷密级 案卷状态 文件个数 详细设计说明： 1、 本模块没有可操作内容，只供查看。
4.5.2 借阅统计 文件号 文件标题 密级 发文单位 发文时间 紧急等级 借阅次数 详细设计说明： 1、 本模块没有可操作内容，只供查看。
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4.6 档案销毁模块
本模块就类似于文件的回收站，对已经批准销毁的文件会保存在此处，若确定永久删除相关文件
的，可在本模块进行操作，点击档案管理系统的档案销毁模块，进入列表，如下图：
查找 还原 删除 退出 文件号 文件标题 密级 发文单位 发文时间 所属案卷 详细设计说明： 1、点击【查找】按钮，输入文件号、文件标题、密级、发问单位、发文时间、所属案卷等条件查找文件，也可以通过输入关键字来查找；
2、选中任意文件，点击【还原】按钮，即可将文件放回原来的位置； 3、选中任意文件，点击【删除】按钮，即可将永久删除文件。
5 附件
附件1：合同管理制度（初稿） 附件2：合同流程（初稿）
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