102记录控制程序1

江门市港成家电有限公司记录控制程序1、目的文件编号版次页次生效日期Q2-002B/01/22014/11/01确保有效控制和管理质量/环境记录。2、范围本程序适用于与质量/环境体系所有相关的记录，包括供方的某些记录。3、职责3.1．文控员负责记录表格编目。3.2．各职能部门负责相关记录的收集、归档、贮存和保管。3.3．文管员负责编制、维护更新《记录表格汇总表》。4、内容作业流程：序流程流程说明号相关记录记录编制记录审批1记录汇总记录收发记录更改4.1记录表格的控制4.1.1记录表格的编制。各相关职能部门根据产品质量/环境控制要求和质量/环境体系程序文件的要求，依据《文件与资料控制程序》，编制相应的表格（各部门应尽量采用A4、A5两种规格大小的表格）。4.1.2记录的审批。记录用于收集过程数据，为管理决策提供必要的信息，故新表格的启用或旧表格的修改，应以不增加工记录表格作量、不重复记录和确保数据信息的全面、可靠为前汇总表提，经由管理者代表审批，确定用量方可印刷使用。4.1.3记录表格的汇总。文控员负责编制、维护更新《记录表格汇总表》。4.1.4记录表格的发放、回收。各部门负责有效表格之发放、回收。4.1.5记录表格的更改。记录表格格式设计的更改依据《文件与资料控制程序》执行。4.2记录的控制4.2.1记录的填制要求。a)认真填写记录，确保记录内容的真实性、完整性、文件收、准确性；发登记表b)字迹应工整清晰。4.2.2记录的管理。a)各部门应有兼职(专职)文员负责本部门记录的管记录填制2记录管理江门市港成家电有限公司记录控制程序文件编号版次页次生效日期Q2-002B/02/22014/11/01过期记录的处理电子文档记录理；b)记录检索：记录要设置专柜、专架，按不同类别收集、汇总，对不同类型的记录表应存档于专用文件夹，存档时应按照日期、产品类别、客户、订单号、供应商、生产批号等方式排列，必要时制订档案目录，以有利于查阅、检索和使用；c)记录保护：记录应放置于适当的环境中，采取防蛀、防潮措施，防止损坏和丢失，保持记录的完整；d)记录外借：记录一律不外借，如合同需要验证记录时，应办理借阅登记手续，填制《文件收、发登记表》，经管理者代表审批，方可借阅。记录标识：所有有效的记录表格均有唯一的文件编号、表格名称等作为其标识，文件编号方式参见《文件与资料控制程序》。4.2.3过期记录的处理。记录保存期依据《记录表格汇总表》执行，对超过保存期的记录，各部门文件管理人员负责实施销毁。4.2.3电子文档记录按《文件和资料控制程序》4.9执行。5、相关文件5.1．《文件与资料控制程序》6、相关记录6.1．《记录表格汇总表》