水利工程资料档案管理浅析

水利工程资料档案管理浅析

作者：吴建峰 王学美 来源：《商情》2013年第44期

水利工程资料档案是水利科技档案的重要组成部分，它来源于工程建设全过程，不仅在建设过程中的质量评定、事故原因分析、索赔与反索赔、阶段与竣工验收及其他日常管理工作中具有重要作用。工程资料档案是衡量工程质量的重要依据，要保证工程资料档案管理与工程建设实施的同步管理。 水利工程资料档案管理

一、水利工程资料档案管理的现状

（一）忽视资料档案管理工作，管理制度不健全

在水利工程建设过程中，单纯地重视工程的进度和质量，忽视平时工程资料的收集和管理工作，未形成有效的管理制度，再加上水利工程工期长，牵扯人员较多，资料交接不规范，资料遗失严重。面临工程验收时，才集中组织人员进行突击，不可避免地存在写回忆录、拼凑资料的现象，极为不利于工程验收的进行。 （二）资料档案归档质量较差

工程施工过程中形成的原始资料，格式及书写不规范，资料保护不善，导致纸张破损严重，给资料归档造成了困难，增加了工作量，影响了资料档案归档质量。 （三）资料档案管理人员综合素质参差不齐

水利工程中专职的资料档案管理人员较少，一般兼职较多，而具有专业资料档案知识的资料档案管理人员，一般又不具备工程技术知识，对资料档案资料内容的理解上有不同层次的偏差。

（四）现行资料档案管理规范、标准有待进一步完善

近几年国家、水利部及相关主管部门相继发布和修订了一系列的水利工程资料档案管理方面的规范、标准，使得水利工程资料的管理更加科学、统一、有序，但在实际运用中，一些规范和标准的可操作性受到工程实际情况的制约，有待进一步完善。 二、对水利工程资料档案管理工作的几点认识

（一）重视工程资料档案管理工作，理解档案工作的意义

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第一，工程资料档案是工程建设的一个缩影，加强档案管理，有利于及时了解工程建设情况，为工程建设管理者提供必要的工程决策信息。第二，加强工程资料档案工作的管理，有利于加强对工程的监督，有利于监督部门更好行使监督权。第三，真实的档案资料是一个工程项目的历史，是一种重要的资源，通过档案资料的积累有利于对水利工程的研究，提高工程管理理论水平。只有在思想上充分认识工程资料档案工作的重要性及其意义，才能在实践中夯实档案工作基础。

（二）建立完善的管理制度，健全资料档案管理体系

水利工程建设应从项目立项开始，就将资料档案管理工作纳入工程建设的一部分，设置专门机构和人员，建立起完整的管理体系，负责工程项目资料档案的收集、整理和资料档案管理工作。建立完善、可行的管理办法和实施细则，明确管理职责，规范日常工作，维护工程资料档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥工程资料档案在工程建设、管理、运行等方面的作用。

（三）开展形式多样的宣贯，加强专业知识的培训

加强对现行资料档案管理规范、标准的宣贯和培训工作，使工程管理和资料档案工作人员能够熟练掌握资料档案业务知识，熟知工程质量标准和验收规程，了解资料档案工作流程，增强资料档案管理意识。使工程项目从一立项就规范化、标准化，提高工程施工管理水平，确保资料档案资料的资料档案质量。

（四）建立专人负责制度，严格执行规范标准

水利工程资料档案管理要实行分级管理，层层落实到相关责任人。资料档案管理人员应该要做到随时收集和整理资料档案资料，定期检查资料的完整性和真实性，并对资料管理人员进行工作上的指导和帮助，严格按照相关法规、管理办法进行归档工作，严谨、细致地进行日常的资料档案管理工作。

在水利工程建设中，必须在工程立项时就严格按照规定建立档案工作领导负责制，配置专门的档案室，并有专人做档案工作，严格执行有关水利工程资料档案工作规定。 （五）实施阶段工作计划，划分节点进行考核

在水利工程开工伊始，就应根据施工进度安排编制整个工程项目的资料整编、归档计划并分阶段实施，最好是将资料档案管理工作分阶段列入到工程进度计划中，并将其作为重要网络节点来完成，并验证、考核其完成情况。工程建设进展到一个阶段，资料收集整编就应完成到相应的阶段；工程项目完工，相应资料就应整编到位并及时进行验收，做到工程立项开工与资料档案收集同步，工程施工过程与资料档案形成同步，工程完工验收与资料验收同步。 （六）实行经济奖罚机制，发挥杠杆调节作用

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资料档案管理部门应设置专门的管理基金，专款专用。对在工程建设中资料档案的收集、整理、归档、保护和提供利用等工作中成绩显著或做出贡献的单位或个人，依照相关规定给予表彰和奖励；对违反国家有关资料档案法规，或由于玩忽职守造成资料档案损失的则给予处罚。以经济手段带动资料档案管理人员的积极性，充分发挥主观能动性，使资料档案管理工作水平更上一个层次。

（七）积极利用高新技术，加强资料档案信息化建设

随着计算机高新技术的发展和新型载体的应用，传统的资料档案管理模式和方法必将改革。开展水利工程资料档案数字化工作，建立工程资料档案数据库，大力开发资料档案信息资源，充分利用高新技术，加强资料档案信息化建设步伐，全面提高资料档案管理水平，更好地为工程建设与管理服务。

（八）严把竣工验收关，如实反映工程全貌

水利工程资料档案验收是水利工程竣工验收的重要内容，也是竣工验收的必备条件之一。大中型水利工程在竣工验收之前，要进行资料档案专项验收，未通过资料档案验收或资料档案验收不合格的，不能进行或通过工程的竣工验收。因此，在竣工验收阶段，工程项目资料档案各级管理部门和相关人员，尤其是建设单位，要严格把好审查验收关，对各种资料档案资料要进行认真核查，确保资料档案的真实性和准确性，发挥工程资料档案应有的作用。 三、结语

做好水利工程资料档案管理工作，有利于及时了解工程建设情况，加强工程管理力度，提高管理效率，提供必要的工程决策信息，还有利于加强对工程的监督。工程资料档案是一种重要的资源，通过档案积累有利于对水利工程的研究，以提高以后的工程管理水平。编制好工程资料档案是工程基建部门、管理部门和运行部门更好的管理工程的一项重要任务，当然，也是建设、施工、监理、设计、监督等单位的共同责任，对工程项目建设具有非常重要的意义。