“影像档案数字化管理系统”的实践与思考

“影像档案数字化管理系统”的实践与思考

作者：苏海青

来源：《卷宗》2014年第09期

摘 要：本文结合工作实际，论述了影像档案数字化管理系统的先进性、必要性、使用性及影像档案管理系统的工作流程和实践中出现的问题。 关键词：影像档案数字化管理系统；档案管理

近年来，威海经济技术开发区本着对历史负责、为现实服务、替未来着想的原则，结合实际，全面开发档案信息资源，改变传统被动服务，加快实现主动服务。同时为不断产生的影像档案提供一个安全、完整的平台。威海经济技术开发区档案馆自己研发建立起一套完善的多媒体数据库，在区局域网开通影像档案数字化管理系统，实现了全区影像资料的统一管理，实现了全区档案室、镇办档案室之间的互联互通，实现了城乡档案信息远程检索和社会共享。 1 “影像数字化管理系统”建设的意义

威海经济技术开发区是1992年建区，2006年以前的影像资料都是纸质版的，很多记录城乡面貌、自然地貌、居民生活、民俗文化、文物古迹、著名人物和重大活动等影像资料面临着抢救，而且许多的资料还分散在各个部门及个人等处，为了使影像资料能有一个系统，完整的平台，档案馆人员配合正在建设的数字化档案馆工作，自行设计建立了威海经济技术开发区影像数字化管理系统，广泛收集图片，并且进行数字化。全区各部门、镇，街等对产生的影像及时上传，由档案馆管理人员审核后入库。有局域网的可以根据需要按图片、视频的分类多机浏览查看。系统利用数据备份机制，确保所有影像资料更加安全可靠此。此项工作已经系统化、常态化。

1、系统及时挽救了历史资料 2011年始，档案馆了解到大量记录了建区以来全区上下锐意进取、开拓创新的历史图片和视频资料由于保存条件的限制，大部分纸质照片已不同程度受损，出现吸潮、粘结、褪色、变黄等现象，有些底片已无法冲洗。很多资料已属孤本，随着时间推移，损坏程度将加大，加工整理将更加困难。抢救工作必须争分夺秒，如果贻误时机，将造成重大的经济损失和严重的社会影响。档案馆未雨绸缪，做足准备，在其他部门单位的配合的帮助下，收集和征集纸质图片5万余张及录相2000多分钟。通过数字化及时上传影像档案数字化管理系统，抢救性地保护了区历史资料，使影像档案得以“传承”。

2、系统开创了新的存储模式 此项管理系统是档案馆自行设计并联合力丰电脑有限公司开发的一套高性能支撑系统。档案馆对建区以来的产生的纸质图片及底版片进行了扫描，并对扫描后的图片和2006年后电子版图片，进行了精心删选，并分类处理。按照安全、科学和适用的原则，建立起了完善的影像档案数字化管理系统，实现了影像资料统一管理。

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3、系统支撑起社会记忆工程建设 2012年起，各部门单位产生的重大活动及“社会记忆工程”影像信息全部从局域网上传至影像档案数字化管理系统，有效征集、挖掘、拍摄、整理即将逝去或已经逝去的村容地貌、自然景观、人文景观、民风民俗等方面的图片影像资料，对新农村建设、教育事业发展、城建重点工程进展、重点项目推进等重大事件进行了全程跟踪，民间文化在我区“活”了起来。截至目前，已有54个单位通过系统上传图片和视频资料，采用图片20000余张、视频800余条，极大地丰富了我区社会记忆工程资料库。 2 影像档案数字化系统的业务流程

影像档案数字化管理的实施离不开系统的构建，档案馆人员针对本地区影像分布情况，结合实际自行设计，并通过专业影像档案数字化管理软件，将所有影像资料集中管理，采用数据库的方式，对于每个影像文件赋予属性，按照部门、时间、地点、人物、事件以及其他特定说明，通过组合查询，快速、精确地定位到需要查找的资料。

1、高性能支撑系统。系统处理流程：数据采集→数据录入→数据审核→信息管理→数据备份→信息安全→信息服务。① 通过连接磁盘阵列，提高系统的存储容量。磁盘阵列具有可扩展性，可在线扩容。②系统具有高可靠性。采用的磁盘阵列产品在结构及硬件组成上全冗余设计，不存在单点故障。③系统应具有很好的性能。系统升级不必停机，可在线升级。存储产品采用基于浏览器的图形管理界面，维护简单。

2开放局域网，实现档案信息资源共享。按照安全、科学和适用的原则，分步骤建立完善的内部局域网，积极参与政府上网工程，通过方便快捷的档案信息网络实现档案信息资源共享。密切档案馆与机关各部门、镇办及社会的联系，使档案局域网成为我区宣传档案工作、服务全区经济、社会发展的重要窗口。

3、资料上传。档案馆对各部门上传到系统的影像资料会检查、审核，然后入库，入库后的影像资料，除档案管理人员外，其他任何人都无权做改动。

4、权限（浏览）的分配 。系统可分别定义用户权限，一般情况下用户分三大类，即系统管理用户、领导级用户和部门级用户及浏览级用户。系统管理用户负责系统整体数据备份，日常维护，系统模块设置、用户定义及用户权限设置等；领导级用户可以对影像档案随时浏览、下载、打印等；部门级用户只能负责本单位影像的录入、统计、检索，每个部门分配两个帐户，其中一个帐户固定专人的操作，负责自己部门社会记忆工程图片及与业务有关的影像的上传，修改等，并可以实时下载、打印等功能，另外一个帐户设为开放级帐户，可以实时浏览与本单位有关的影像资料，及查询已经开放的影像档案信息，但不能进行下载、打印、修改和删除等。查询端为查询用户提供方便直观的WEB查询界面，查询用户根据管理员分配的权限进行操作。系统将自动记忆查询日志。

5、制定数字化管理规章制度。根据数字档案特点，制定特定的、完整的、符合实际需要的管理规章制度。包括硬件的安全管理，也包括软件的安全管理。硬件方面，应严把信息存储

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载体质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打好基础。软件方面，应采用多级权限和密码管理等各种安全控制方法，有效地保证系统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。如果个别的档案室需要数据服务器特别指定用户，可以采用防火墙用户认证及用户规则来限制，这样除了经过已认证的用户外，所有本局域网以外的用户在访问内部网络时都需要通过防火墙进行过滤和筛选，具体使用时可以通过对客户端IP地址或者网卡的MAC地址进行判断和识别，以及通过对可疑数据包的检测进行过滤，以保证整个网络系统的安全运行。

3 影像档案数字休管理系统存在的问题

影像档案数字休管理系统完全是依照先进的计算机技术、网络技术和存储技术，解决了原始的影像档案管理中存在的诸多问题。操作起来十分便捷，工作人员只需按照提示点击鼠标即可，但是，经过实践，该系统也存在一定的问题，有待进一步的开发研究。

（一）资料收集问题 在广泛征集、挖掘、拍摄、整理即将逝去或已经逝去的村容地貌、自然景观、人文景观、民风民俗等方面，还有对新农村建设、教育事业发展、城建重点工程进展、重点项目推进等全程跟踪方面，由于拍摄人员的技术水平，责任心等原因，不能做到完整，系统。

（二）技术问题 影像档案数字化系统需要技术保证，这就需要档案人员不断加强信息技术的学习，并且培训现有的工作人员，及各部门单位的档案管理人员。

（三）管理问题 必须强化责任单位督导管理，进一步细化责任分工，提升资料搜集报送质量，保障资料的完整性和连续性。严格责任人员管理，责任人变动工作时，需履行交接手续，确保影像资料连续性。

（四）创新问题。必须创新思路措施。只有创新，档案事业才能充满生机和活力，只有创新档案事业才能可持续发展。老的观念必须破除，不能坐等。许多珍贵历史资料往往藏于民间，必须沉下身子，深入基层挖掘。档案管理人员活起来，档案才能活进来。