浅谈电子档案的立卷归档与提供利用

浅谈电子档案的立卷归档与提供利用

林秀珍

（中国水电工程顾问集团公司，北京100120）

关键词：电子档案；立卷归档；提供利用摘

要：随着计算机网络的飞速发展，无纸化的现代办公模式日渐普及，电子文件给传统的档案理论带来很大冲击。电子档案和纸质档案在载体、利用方式、立卷归档方面都存在较大的差异，就电子档案的立卷归档和提供利用进行了分析，供档案管理人员参考。

1电子档案的特点

（1）纸质档案形成的同时，纸张、字迹材料、字

用防火墙、存取权限控制、数据加密、数字水印、数字时间印章等方法加以保护。其中，数据加密法是指按确定的加密变换方法对未经加密的数据作处理，使其成为难于识读的数据；数字水印法是利用某种技术方法把作者的标志（如印签、花纹等）隐藏于电子文件中，电子文件如被拷贝时，这些标志是不会被拷贝的，从而确保电子文件信息的唯一属性；数字时间印章法能够保证电子文件信息的真实性和原始性，若归档的电子文件被修改、删除，该文件生成时在网上登记的时间是无法改变的。

迹三者就永远结合在一起，载体和记录的信息是不可分的。只要保证纸张和字迹材料的耐久性足够好，以图文记录的信息就一直可以被反复查阅；通过控制载体，就能达到控制其中信息的目的，档案的保护和保密工作实现起来相对容易。

（2）电子档案通过计算机软硬件技术将信息与载体结合在一起，档案必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，载体上的信息就可能因缺少技术支持而无法读出。就目前来看，计算机更新换代的速度非常快，大多数电子载体的预期寿命都超过了识读它的软硬件的技术期限，也就是说，对电子档案中信息的长期存取而言，技术过时的危害比载体损坏更为严重。信息专家建议用标准化的方法，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换，采用档案的双套制，对重要的珍贵的资料，电子档案和纸质档案各存一份。

（3）由于电子档案的信息与载体是可分离的，档案中的信息随时有可能被修改、盗用和销毁,常采

2电子文件的立卷归档

（1）与纸质文件相比，电子文件归档是一项更

为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者误认为电子文件不是文件而忽视对其归档，由于电子文件对计算机系统的依赖性，必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说容易产生畏难情绪。笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息能力和利用效率，使房产档案管理的各个方面发生深刻变化，使房产档案管理的整体水平明显提高，大大减少房产管理工作人员的后期投入，降低联系渠道的费用支出，缩短大量事务的处理时限，使房产管理人员在有限的时间内得到充足的信息，不仅能够降低成本，而且能极大地提高工作效率。

!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!3结语

房产档案管理信息化是先进科学技术手段和科学管理方法与传统的房产档案管理方式的有机结合，是新形势下房地产业发展的必然趋势。运用现代信息处理技术手段来开发房产档案信息资源，必将极大地提高档案资源的开发

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产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。

（2）开展电子文件立卷归档工作要有一支专业化的队伍，目前的立卷队伍还不适应工作发展的需要，必须通过组织业务学习和技术培训，尽快掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。首先要对公文实行电子信息处理。随着每年数据的更新，过期数据应由各业务部门按档案室的统一要求进行鉴定，并编目整理，定期归档并移交给档案部门保存。其次要对收集到的电子文件进行分类编目。电子文件类别是多种多样的，对这些电子文件要进行科学分类，分门别类地管理，按门类划分要求，结合本单位的专业和电子文件内容制定分类编号方案，按照分类编号方案对电子文件进行划分，并给每份电子文件一个固定的号码。目前，档案一般采取“双轨制”，即纸介质与磁、光介质一起归档，形成内容相同的两套档案，档案部门应在每一卷纸质档案的备拷表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。

（3）与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，应由电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门共同完成立卷归档工作。电子文件的形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的形成规律和历史联系，是归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能相互渗透，扬长避短，在电子文件归档中集成一体，相互协作，共同形成质量较好的电子文档。

3电子档案的提供利用

电子档案具有可重复使用的特点，允许若干个

查询者同步利用一份电子文件，使用更快捷、更方便，信息的利用效率大大提高。但电子文件只有实现网络化，才能发挥出其真正的优越性。

3.1电子档案提供利用的方法。

对档案部门来说，电子档案的提供利用有提供

拷贝、通信传输和直接利用等3种方法，3种方法提供利用形式各不相同。

（1）提供拷贝。档案部门可将档案文件转换成通用标准文档存储格式，备份提供给利用者，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台，当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可以向这些用户提供打印件或缩微品。

（2）通信传输。用网络传输电子档案，适合于建立局域网的单位。档案部门可将整理归档完毕的文件材料作为共享信息，通过网络传递，提供给本单位的查阅者；还可利用档案管理软件，进行网上借阅档案，让阅档者足不出户就能查看到所需的文件材料，充分体现出网络的快捷便利。

（3）直接利用。利用档案部门的电脑，在档案部门的数据库上直接查询，可为利用者提供技术支援，减少了大量的管理工作，可以让更多的读者同时利用同一份电子档案。这要求档案员注意平时的积累，不断扩大数据库中档案的信息量，尽可能为阅档者提供丰富的档案信息资源。

3.2电子档案的利用管理

由于电子档案提供利用方式的多样化与所依

赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性，因此，加强电子档案的利用管理就显得特别重要。利用管理的内涵很丰富，从信息安全的角度出发，主要有对提供利用者的管理、对提供利用载体的管理及利用中安全保密措施等。

利用方式应视利用者的情况而定，不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式。依据电子档案内容的密级层次，进行有效地管理，对于内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用，提供拷贝的制作，必须在有效监控下进行；通信传输或直接利用等方式时，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期地更换；对利用的全过程进行有效地跟踪监控，并自动进行相关记录，作为对利用工作查证的依据；利用的系统应有较强容错能力，避免由于误操作导致不可挽回的损失。

电子档案发展是迅速的，相信在不久的将来，电子文件和由其生成的电子档案将成为档案人员工作的主要对象。档案工作者应与时俱进，不断加强计算机知识的学习，努力提高现代档案管理水平，积极主动地开发研制档案管理软件，更好地适应未来发展的需求。