项目文件是项目管理中非常重要的工具，可以用来沟通和协调与外部利益相关者的关系。下面是一些利用项目文件来有效沟通和协调与外部利益相关者的关系的方法：
项目章程：项目章程是项目开始阶段的一个重要文件，它描述了项目的目标、范围、约束和关键利益相关者。通过与外部利益相关者共同制定项目章程，可以确保他们对项目的期望和目标有清晰的认识，从而减少沟通误解和冲突。
需求文档：需求文档是项目需求的详细说明，包括功能需求、性能需求、安全需求等。这些需求是与外部利益相关者共同确定的，通过与他们沟通和协商，可以确保项目满足他们的期望和需求。
沟通计划：沟通计划是项目管理计划的一个组成部分，用于规划和管理项目沟通活动。在沟通计划中，可以明确与外部利益相关者的沟通目标、沟通方式、沟通频次等，以确保及时、准确地向他们传递项目信息，并及时获取他们的反馈和意见。
会议纪要：在与外部利益相关者的会议中，及时记录会议内容和决策结果是很重要的。会议纪要可以作为双方沟通和协调的依据，确保双方对会议内容的理解一致，避免后续产生分歧和争议。
变更请求：在项目执行过程中，可能会出现一些变更请求，如范围变更、进度变更、成本变更等。与外部利益相关者共同评估和决策这些变更请求，可以确保项目变更的合理性和可行性，减少后续的争议和纠纷。
问题日志：问题日志是用于记录项目中出现的问题和解决方案的文件。与外部利益相关者共同管理问题日志，可以及时识别和解决问题，确保项目顺利进行。
总之，通过充分利用项目文件，与外部利益相关者进行及时、准确、有效的沟通和协调，可以增强与他们的合作关系，提高项目成功的可能性。