档案业务指导工作中的问题及对策

档案业务指导工作中的问题及对策文／昭通市档案馆　　　王萍【摘要】档案馆开展档案指导工作的过程中，应将档案业务中的问题指出来，提出解决问题的方案，这是档案业务顺利开展的有效途径。本文将简述档案业务指导工作中存在的问题，并提出了具体可行的解决对策。【关键词】档案业务指导；问题；对策档案业务指导是一项细致、精细和复杂的工作，是档案管理工作中的关键内容，只有做好档案业务指导工作，才能有效保证档案管理质量。档案业务指导是档案管理工作的重要组成部分，在档案行政管理中处在主体地位与前沿位置，需要加强档案业务指导工作，不断提升档案管理的标准化、规范化与制度化水平，从整体上保证档案管理质量。但是从当前档案业务指导工作来看，有诸多问题急需解决，是影响档案事业发展的重要因素。对此需要相关人员提高重视程度，不断改进档案业务指导方法。这样才能真正发挥出档案业务指导的作用，促进档案事业的长远、稳定和健康发展。一、档案业务指导工作中的问题分析档案业务指导工作有着复杂、细致和繁琐等特点，业务指导工作开展成效对档案工作质量影响很大，关系着其速度和发展前途，在档案业务中处于关键的位置，在促进档案管理制度化、标准化和规范化上发挥着巨大作用，是提升档案管理水平的有效手段。受各种因素的影响，现阶段档案业务指导工作还存在很多问题：一是档案业务指导人员数量不足，被指导单位过多，任务繁重。这样只可以在档案收集、分类、组卷和编号等工作上提供指导，不能深入指导档案保管期限划分、编研材料编写等问题，导致工作上发生疏漏。二是因为档案管理人员流动性很强，导致指导工作必须重复开展，为档案管理工作的顺利开展带来了不利影响。因此需要档案馆引起高度重视，积极转变档案业务指导方法，尽快更新思想观念，确保跟上时代发展步伐，促进档案事业的进一步发展。二、做好档案业务指导工作的对策（一）注重档案业务指导监管工作。以前档案业务指导工作未履行好已有权利，导致出现了不确定性与软弱性等问题，让指导人员出现了畏难情绪。面对着档案工作发展现状，需要做好档案业务指导监管工作，将相关法规政策落到实处，通过有效的措施，为档案资源建设、档案信息化建设以及档案基础业务建设创造良好的条件。要能够通过指导找出问题，第一时间进行反馈，让档案法规与规范更加完善，同时不仅要做好一般单位与业务的指导工作，还要重视重点单位与工作，集中力量开展档案业务指导工作。如要注意反映时代特点的档案，主要有突发事件、领导人视察以及大型文艺演出等。通过不断提升服务水平，促进社会的快速发展，让档案业务指导工作更具超前性。（二）转变档案业务指导工作形式。在档案业务指导工作中，要注重合理选用工作形式，确保工作质量与效率得到提升。一是明确规则。要结合上级制定的规章制度，制定有较强操作性的实施细则，出台业务性文件，确保档案管理工作有法可依。二是以点带面。开展档案业务指导工作的时候要注重积累经验，扩大推广范围，特别是在新的档案工作开始时，缺乏经验，存在着众多问题。面对这种情况，要在部分档案室做试点，在业务成熟以后，逐步扩大推广应用范围，提升指导工作效果。三是集中培训。对档案管理中需要改进、技术成熟和具备一定操作性的业务，要以集中培训与全员培训的方式，加强交流、沟通和指导。采取这种方法，可以让档案管理人员尽快接受新业务。（三）设立档案工作ＱＱ交流群。要尽快设立档案工作ＱＱ群，实时与基层单位档案管理人员做好交流工作，对于工作中发现的实际问题，及时提供业务指导。ＱＱ群类型主要包括机关部门档案交流群、企业档案交流群和行政村档案工作ＱＱ交流群等，在将档案ＱＱ交流平台建设起来以后，能够让档案业务交流形式得到丰富，实现了对档案工作服务的创新。以往档案服务工作一般以上门指导为主，受到档案部门人力和物力等限制，日常工作中很少与基层档案人员沟通，在采用档案工作ＱＱ交流群后，有效突破了时间和空间的限制，增加了档案局业务人员和档案员的距离，让交流和咨询更为主动与直接，有效提升了档案业务咨询量。各机关单位能够主动参与到档案工作ＱＱ群里面，逐步拓展了档案工作延伸范围，能够涉及更多的领域，让基层单位在档案业务中遇到的问题得到妥善解决。（四）加快档案业务指导信息化建设。当前档案事业发展速度很快，档案工作服务领域也逐步拓宽，指导人员不足的问题日益凸显，不能满足档案业务指导工作需求。在档案信息化建设过程中，也要加快档案业务指导信息化建设步伐，这是解决以往档案业务指导方式局限的重要手段，不仅可以保证档案业务指导效率不断提升，还能减少资金投入。要采取网络解疑答惑的方式，避免指导人员陷入到重复性指导工作中，逐步取代电话答疑，避免浪费时间与资金。这样指导人员可以将主要时间与精力放在典型性问题上，让提供优质档案业务指导服务空间得到拓宽。此外，利用网络开展档案业务指导工作时，让其他单位能够得到相关参考，真正让资源得到共享。（五）加强对档案业务指导的监管。从传统档案业务指导工作来看，未能实现依法指导，未将法律法规赋予的部分权利２０１７／１２　　工作指导　　总第２８１期　　第　１１７　页Copyright©博看网 www.bookan.com.cn. All Rights Reserved.档案工作ａｒｃｈｉｖｅｓ　ｗｏｒｋ履行到位，这样对于档案业务指导工作而言，存在着很大的不确定性与软弱性，也让档案业务指导人员出现了畏难情绪。要从档案工作最新动态出发，加大依法指导档案业务工作的监管力度，将相关法律法规和政策真正落到实处，通过各种有效的方法，加快档案资源建设步伐，提升档案信息化建设水平，夯实档案业务基础。要在档案业务指导工作中及时查找出存在的问题，认真进行反馈与研究，逐步对档案法规与规范进行完善。除了要开展一般单位与一般业务的指导工作以外，还要抓住重点单位与重点力量，将力量集中起来开展指导工作。要跟上时代发展步伐，将侧重点放在社会重大事件、活动与工程中产生的档案资料，将活动中的重点、难点与热点问题查找出来，确保主动、超前地开展档案业务指导工作。特别是可以将时代特点的档案反映出来，包括突发事件、领导人视察和大型的文体演出等，通过提升服务水平，让社会发展需求得到满足。（六）提升档案管理人员综合素质。为有效提升档案业务指导工作水平，需要档案管理人员具备多方面的专业知识，主要包括会计档案、基建和声像档案等，只有充分熟悉这些档案业务知识，才能保证工作的正常开展，提升指导的正确性。一是增强认识，在档案业务指导工作中保持高度责任心。二是要注重学习，熟悉法规政策，不断提升业务能力。三是形成优良作风，提升档案业务指导工作的针对性与实效性。应从实际情况出发，做好调查与研究工作，全面了解被指导单位的实际状况，找出其中的亮点，做好先进经验的推广工作。应注重将出现的新问题和新情况整理起来，将其中的重点与难点抓住，从各单位性质出发，突出档案业务指导工作的针对性，做到抓住重点，避免出现面面俱到的情况。要注重提升具备较高参考与保存价值档案的质量，将被指导单位工作特点体现出来。四是应不断进行创新，积极改进档案业务指导工作的方法，能够在传统工作方式上寻求突破，跟上时代发展步伐，提升档案指导工作水平，促进档案事业发展再上新台阶。三、结语总之，档案业务指导工作有着复杂、细致和繁琐等特点，不仅工作量很大，任务也非常繁重，这对指导人员提出了极高的要求。档案业务指导人员除了要了解法规政策以外，还要在工作中保持高度的责任感，能够善于在工作中总结经验，从被指导单位实际情况出发，合理采取指导方法。同时还要用好各种信息化技术，确保圆满完成档案业务指导工作，为档案进馆创造良好的条件。【参考文献】［１］徐文凡．做好档案业务指导工作的几点体会［Ｊ］．云南档案，２０１５（１０）：１１－１２．［２］张艳．新时期做好档案业务指导工作的策略［Ｊ］．陕西档案，２０１５（０３）：４３．［３］罗惟．新时期档案业务指导工作方法的改进与创新［Ｊ］．档案与建设，２０１５（０４）：８５－８６．［４］王灿阳．浅谈新时期如何做好档案业务指导工作［Ｊ］．北京档案，２０１３（１２）：２６－２７．（上接第１１６页）信息化技术的有效应用可以有效提高工作的操作管理水平，不过部分单位网络技术配备方面还不充分，和实际数字化技术的发展不相匹配，需要不断提高应用水平。３．档案管理工作中，部分单位缺乏完善的规章制度，无法保障数字化档案工作的有效开展，在资源共享方面还缺乏力度，网络安全问题也是影响档案管理工作数字化发展水平的关键因素之一。　四、档案数字化建设问题处理方法（一）制定统一标准。要构建完善的档案管理规章制度，推动档案馆管理工作的数字化水平，确保档案管理工作实现有章可循，推动档案管理工作的有序开展。（二）注重软件的开发和利用。计算机技术得到广泛应用和发展，使得人们的生活也发生了巨大的变化，信息化技术水平不断提升，为了有效提升档案馆管理工作的数字化水平，还需要引入先进的档案管理软件，在软件开发方面可以进行自主研发，也可以通过和软件开发公司合作进行共同开发。（三）安全建议。要确保档案管理工作的安全性能，促进档案数字化建设水平的提高，一方面要在思想上提高认识，开展多种员工安全知识培训，同时要制订科学的档案管理制度，做好电子档案的备份工作，使得电子档案可以得到有效管理。（四）关注人才队伍的质量。在人才录用方面由于数字化档案管理工作需要较高的技术水平，所以在实际工作中需要配备专业性、技术性的人才，并通过开展相关的技术及知识培训工作，确保工作管理人员具备相应的综合素质和水平，推动工作人员及时掌握国际上先进的管理技术并有效应用推广，对人才要人尽其才、才尽其用，安排合理的工作岗位。总之，档案管理工作只有不断更新自身的管理理念，加强创新发展，进一步深化数字化发展进程，才能获得长足的发展，档案管理工作应根据时代进步的要求，逐步完善自身资源，才能有效实现自身的应用价值。【参考文献】［１］钟杏梅．浅议企业档案管理创新［Ｊ］．东方企业文化，２０１３（１４）．［２］耿亚楠．档案管理创新与服务模式研究［Ｊ］．办公室业务，２０１３（１８）．［３］李玉华．现代档案管理创新与发展的思考［Ｊ］．赤峰学院学报（自然科学版），２０１２（２０）．［４］林静．大数据时代下的档案管理创新策略［Ｊ］．山东档案，２０１６（０４）．　［５］郑婕．浅析档案管理创新问题及途径［Ｊ］．内江科技，２０１５（０３）．第　１１８　页２０１７／１２　　工作指导　　总第２８１期　　Copyright©博看网 www.bookan.com.cn. All Rights Reserved.