现代企业档案管理模式与创新思维

作者：王丽艳

来源：《经济技术协作信息》 2018年第14期

我国经济在不断地提高发展，为了取得更优秀的成绩，实现长远发展，企业应不断进行内部深化体制的改革，而档案的管理模式是企业的一项重要组成部分，只有注重对企业的档案管理模式的创新问题，转变企业传统的管理模式，才能不断促进企业的内部改革，获得更多的经济效益。

一、当前中国企业档案管理模式所存在的问题

档案管理是个比较综合的过程，应从实际出发，满足现实的需求。但在实际落实中，仍然存在很多问题。

1.人们忽视档案管理，没有管理意识。当前企业管理模式是比较多重多样的，而在管理过程中，大多企业缺乏领导意识，对具体的材料管理没有全面的认识了解，档案管理虽为重中之重，但是由于管理的缺失，引发了一系列的管理问题。众所周知，要对企业进行前面的管理，需要适度地增加成本的投入，严格执行上级的政策，确保程序的落实。管理模式是比较复杂难懂的，且管理工作是非常复杂的，这在无形之中也增加了管理人员的压力，如果各方面都不能达成要求，这无疑也给后续管理活动产生影响，增加矛盾。

2.当前企业档案管理功能较少，不能全面地管理企业。档案管理对于企业来说无论是在发展方面还是在日常事务中都起着不可磨灭的作用，比如，在对较少资料进行管理时需要采用文档，但是在对较多的资料进行管理时则需要使用档案盒。在这一过程中，如果对资料不能做出很好的管理，那么将会给员工后续工作带来较多的麻烦。而且如果资料缺失的话，也很容易造成安全隐患，使在各部门间的资源共享不能成功进行。

3.存在技术管理错位、越位、不到位的问题。技术管理是非常重要的，成功的技术管理可以形成管理的信息化，如若不然，信息的缺失会造成技术不能落实的严重后果。而且当前企业技术类型也是比较多的，所包含的内容必须完整无缺的反馈给员工，确保档案管理按要求落实。信息化管理存在很多益处，比如可以提高管理工作的效率，提高更加优质高效的服务为企业和社会。所以，技术管理必须严格落实。

二、企业档案管理模式的创新与落实

1.企业应建立完整的管理制度，将企业的传统模式与创新思维实现有机地结合。企业只有形成完备的档案管理制度，才能在企业内部形成良好的制度管理理念，拥有强大的约束力，进而可以不断约束人员。而且可以确保企业档案资料的安全性，保障企业档案管理的真实性，可以说好处良多。建立完备的档案管理制度已成为当前企业发展的重要任务。

传统的档案管理模式有优点也有缺点，我们不应一概而论，而是应取其精华去其糟粕，将传统模式与现代创新思维有机地结合在一起，形成完备的档案管理模式。主要包括以下两个方面。首先，企业领导者应对企业的各个部门所拥有的职责进行细致的划分，增强企业的档案管理能力，发挥传统档案管理模式的优势。在另一方面，在企业进行信息管理时引入先进的科学技术是创新档案模式的一种具体表现，这可以实现信息的双重保存，即企业总体档案管理中留有一份，同时压在企业的各个部门中留有一份，确保信息的真实性，减少信息缺失的现象，进而减少企业的经济损失。

2.企业应有发展的眼光，实现企业的可持续发展。当前社会是知识经济的时代，企业的管理理念已经发生了变化，有了巨大的改变。人们开始认识到当前经济的关键部分是人力资源。企业虽然拥有中众多的优势，如有较多的资源信息优势质量优势，但是在新兴经济的不断冲击下，也面临着巨大的挑战，企业要适应日益变化的社会和市场，需要不断培养发展的眼光，，在更深层次上把握企业的总体发展方向以及在潜在方面的发展方向，这样可以使企业实现合理有序的管理，保证企业各个部门各个方面的顺利进行。其次也可以促进企业档案管理模式的不断发展创新，为企业的可持续发展提供理论保障。

3.企业应注重提高档案管理人员的综合素质，从根本上创新档案管理模式。只有更好的提高员工的素质，才能确保档案管理的完美落实，这需要管理档案人员提高学习能力和创新意识，掌握新的管理知识和技能，开放思路和扩展眼界，不拘泥于眼前的方寸之地，将新思路、新知识、新理念运用到企业之中，提高企业的经济效益，适应社会发展的潮流，实现企业的可持续发展。在另一方面，需要企业加大对档案管理人员的培训力度，可以通过定期的企业管理能力培训，邀请特殊人员对员工进行讲解，实行奖励制度，对表现好的员工可以采取物质奖励等方式，使员工的综合素质得到培养和提高，更好地吸收各个档案管理手段所蕴含的优势，学以致用，则可以基于现实基础，形成一套适用于本企业的档案管理模式，促进企业管理模式的创新和不断发展。

4.企业可以在一定程度上提升档案管理的服务水平。当今世界的发展潮流是向着多重化、服务化的方向发展的，企业档案管理模式也在不断适应这一潮流进行转变，增设和完善企业档案的服务机构，提高企业档案管理的办事效率，向社会提供更加优质的服务，实现服务领域的多重性发展和企业档案管理的实际价值，促进企业进行发展模式和管理模式的不断创新。

5.企业应做好档案的开发，实现充分利用。原有的管理模式在管理过程中造成了许多不必要的问题，使得如何利用和分析企业档案成为当今企业的重点目标，档案的管理阶段需要更细致、更精确的管理，所以在利用资源的时候，需要事先了解工作的内容，并且密切关注周围的实际情况，做到有问题及时解决。评估是档案资源的关键，在实施过程中，应以现有模型为基础，从各个阶段出发，对安全问题进行细致的排查，确保没有任何危险。全面了解资源的实际应用情况，是实现合理化应用的必要条件。

三、小结

我国综合国力在不断地提升，信息化管理对于企业来说也成为了一个重中之重的问题。深化企业档案管理的内部改革，有利于实现资源的高效利用，推动企业管理模式的创新，使其不断地向着创新化、专业化的方向发展，为企业带来更多的经济效益和社会效益。同时也可以提高国家的综合国力。