高校教学秘书工作的特点及素质要求之刍议

２０１０年８月　黑河学刊　Ｈｅｉｈｅ　Ｊｏｕｒｎａｌ　Ａｕｇ．２０１０　总第１５６期第８期　Ｓｅｒｉａｌ　Ｎｏ．１５６　Ｎｏ．８　高校教学秘书工作的特点及素质要求之刍议　⑥蔡爱萍，郑红芬，周玉玺　（山东农业大学，山东泰安２７１０１８）　【摘要】高校教学秘书作为教学管理活动中最基层的实践者和服务者，直接参与教学管理工作，肩负着管　理与服务的双重任务。分析高校教学秘书工作特点，结合其工作实际，对高校教学秘书应具备的素质提出了要求。　【关键词ｌ教学秘书；工作特点；素质要求　【中图分类号】Ｇ５２６，３　【文献标识码】Ａ【文章编号】１００９—３Ｏ３６（２ｏｌＯ）Ｏ８—０１１０—０２　教学管理工作是高等教育中的重要环节，院系教学管　理工作对保证学校正常教学秩序、顺利实施教学执行计　划、提高教学质量至关重要。从当前各高校对教学秘书岗　位的设置和工作职责来看，教学秘书是高校基层教学单位　（院、系、部）最直接的教学管理人员，在教学管理的具体实　践中，高校教学秘书是学校教务部门和学院教学院长的得　地加以收集、归纳、整理，为领导提供决策依据。在具体工　作中，高校教学秘书既要全面服务于教学、服务于教师、服　务于学生，又要受学校教学管理部门（教务处）和院系主任　双重领导，处于助手的地位，需要服从领导，做好贯彻落实　工作。　２．交叉性和协调性。高校教学秘书的行政隶属关系在　院（系），而业务工作又必须接受教务处的领导和指导。处　于教务处、教学院长、教师、学生和其他教学部门同行的　“交点”位置，需要在他们之间进行有效的沟通和协调，保　证教学工作的正常运转。总的来看，教学秘书在纵向上不　仅要将上级的教学要求传达给院系全体师生，做到“上传　力助手，是各种教学管理信息上传下达的桥梁，是联系学　院、教务处、学院教师和学生的关键纽带，在维持正常的教　学秩序，保证教学质量和人才培养质量过程中还具有监控　和研究作用，在教学管理工作中起着不可替代的作用。　一、高校教学秘书工作的性质　教学管理的本质就是要求教学管理人员创造、保持和　改善一种有利于培养学生创新能力、有利于长久的产出高　下达”，还要把院系教学工作向上级汇报，做到“下情上　送”；在横向上不仅要协调教师的课程安排，避免教学活动　出现偏差，还要协调院系、各职能部门间的关系，确保教学　工作的正常良好运转。　素质人才的良好教学环境，使教师和学生在教学过程中高　效地达到既定的教学目标，确保教学质量和培养合格人　才，从而满足社会多样化的需求。教学秘书作为教学管理　工作的直接实践者和管理者，在教学管理过程中主要贯彻　３．政策性和参谋性。教学秘书工作的内容都和政策紧　密相联，无论是辅助领导还是办文、办事都要认真细致地　贯彻执行相关政策和规定。由于教学秘书非常熟悉教学科　执行校院的办学指导思想和具体工作要求。具体说来，教　学秘书工作具有如下特点：　１．服务性和从属性。教学秘书工作是一项计划性强、内　研工作的各项政策和要求，熟悉教学资源的实际配置情　况，以及各教学人员的禀性和实际从事的各种活动。于是　教学秘书不仅要发挥政策的执行功能，还要协助领导制定　容丰富、繁重细致的综合性服务工作，通过对教学管理的　执行情况和教学质量评估结果的分析总结为校院的行政　决策做好服务；通过做好日常教务工作管理、教学运行管　相关政策。学校教务主管部门下达任务、提供教学信息，都　由教学秘书将任务通知师生和相关领导，并将本教学单位　理、学生学籍管理、教材征订管理、课程建设管理、考试工　作安排、课程评估管理、实践教学管理等工作为所属管辖　的执行情况、意见和建议反馈给学校教务部门，起着桥梁　作用。教师调（代）课或停课、教学安排、学生对教师教学手　段与教学方法等的意见和建议等，教学秘书虽不是直接决　范围内的师生做好服务。作为各项教学管理制度的具体实　施者，教学秘书负责将教师及与教学相关部门的工作情　况，教学计划在执行过程中所反映出来的问题，学生对教　策者，但完全有条件为领导科学决策提供必要准确的信　息、依据和建议，成为领导的重要参谋。　４．集中性与复杂性。教学管理工作的时间主要集中在　学工作的意见与建议，校教务处反馈的各类教学信息及时　【作者简介】蔡爱萍（１９６５一），女，黑龙江鸡西人，山东农业大学经济管理学院教学秘书，主要从事高校教学管理研究。　・ｌｌＯ・　学期的开始、期中和期末三个阶段，工作强度比较大，在组　各种关系，以保证各项教学任务的落实和保质保量地顺利　织学院学生考试、期中教学检查、毕业资格审查、下学期教　地完成。为此，在工作中教学秘书应具有与他人协作共事　学任务落实、毕业生档案材料的收集整理、考试档案的归　的能力，处理问题时要多层次、多方面的考虑，能够妥善处　档等集中性工作上需要花大量时间精力、做大量工作。从　理好各部门各单位的关系。由于协调的前提是沟通，只有　当前高校对教学秘书工作任务的界定和角色定位来看，教　彼此间真诚的沟通才能对一些复杂问题进行协调，使教学　学秘书除了要处理教学单位（院、系）Ｅｔ常的教学安排管理　任务顺利执行并保质保量地完成。　工作外，还要协调个各方面的复杂关系，工作内容涉及教　３．要精通业务、熟悉专业人才培养方案。教学秘书作为　学单位的全部教学工作，工作任务既繁重又复杂。　一名教学工作管理者，应熟悉本学院学科专业结构、课程　５．管理性和教育性。教学秘书是基层教学活动的枢纽，　设置、师资状况、设备设施及发展规划等。高校教学秘书要　担负着诸多管理者的角色，如教学文件资料的保存管理，　能够熟悉本院系的人才培养方案，掌握各年级、各专业的　教学工作的运行管理，教学质量的监控管理等。教育是一　学生基本情况和教师授课情况，依据专业教学计划，科学　种培养人的活动，他的本位功能是育人，高校教学管理工　的编排各年级、各学期和各专业的教学环节，周密设计和　作的核心应定位在培养什么样的人才上和如何培养，其所　编排课程表，保证教学计划能够严格按照学校学院的人才　有的工作都是为培养德、智、体、育全面发展的人才而服务　培养方案执行落实，保证教学秩序正常运转，避免教学事　的。教学秘书在管理的过程中向学生介绍有关学籍专业方　故的发生，严格贯彻教学管理基本任务中“协助制定与实　面的知识；通过座谈了解学生学习生活中的困难，为学生　施专业教学计划，保证教学工作正常运行”的基本要求。熟　排忧解难；对未能按时完成学分的学生建立及时预警机　悉教学管理各个环节业务，掌握教学管理工作规律，做到　制，使学生能及时了解自己的学习情况。对完成学业困难　心中有数，有计划、有步骤地合理安排各项工作，增强对工　的同学进行耐心的帮扶教育，分析学习差的原因，帮助制　作的预见性和应变性。　订合理的补修计划，使其顺利完成学业。在与学生联系和　４．要具有利用现代化管理手段处理信息资料的能力。教　接触中应做出表率，以文明服务、礼貌待人、无私奉献等职　学秘书应掌握系统管理、信息管理、量化管理、ＰＤＣＡ循环管　业道德和完美的人格力量，潜移默化地影响学生。　理等先进的管理手段与技能。熟练运用字表处理、数据库、　二、高校教学秘书的素质要求　教学管理系统、网上办公系统等现代化的管理软件，掌握信　１．要有较高的政治觉悟和道德修养。教学秘书首先应　息搜索查询技能，能够准确快速地运用以上现代化管理手　准确地掌握党和国家的教育方针和相关政策，具有良好的　段处理各项教学管理业务及繁杂的信息资料，将资料分门　政治思想觉悟，热爱和忠诚党的教育事业，实事求是，廉洁　别类，收藏存档，并及时向院系领导汇报，向有关方面转达，　奉公，具有高度的责任感、奉献精神和原则性、政策性；具　真正实现电子教务，不断提高工作效率。　有较高的职业道德修养，爱岗敬业，能够以学生为本、以全　创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的　体师生为服务对象，认认真真、任劳任怨地工作，不断开拓　不竭动力。当前高校的教育模式、教学内容、专业和课程的　进取，主动积极地做好本职工作。　设置都在不断的改革创新，高校教学秘书要把自身素质的　２．要有一定的沟通协调能力。教学秘书应注意加强和　培养和提高同工作紧密地联系起来；加强学习，不断提高自　改进思想政治工作，注重人文关怀和心理疏导，用正确的　己的业务素质，总结经验，探索高效率的工作思路，提高自　方式处理人际关系。由于教学管理的许多活动呈现纵横交　身的管理水平与能力，充分发挥教学管理与服务的功能，在　错的网络关系，教学任务的完成需有许多部门参与共同完　全面推进学校发展和改革中做出新的更大的贡献。△　成，教学秘书要在教务处、院系领导、教师和学生之间协调　［参考文献］　【１１徐东．教学秘书在高校教学管理中的作用及素质要求【Ｊ】．山西财经大学学报，２００５，（０９）．　【２】邓益容．论充分发挥教学秘书的服务与管理职能［Ｊ】．重庆交通学院学报（社科版），２００６，（ｏ４）．　［３】王凤银．试论高校教学秘书的职能与作用【Ｊ】．山东省农业管理干部学院学报，２００７，（ｏ４）．　【４】张晓璐．论高校系级教学秘书的角色定位与能力修养［Ｊ］．湖南人文科技学院学报，２００６，（０１）．　口编辑／张明元　・ｌｌｌ・