综合档案室如何做好档案收集归档工作

综合档案室如何做好档案收集归档工作

作者：李静

来源：《卷宗》2018年第10期

摘 要：档案归档管理是档案管理工作中的重要内容，其能够保证电子档案的完整性，并促进档案资源价值的最大化发挥，为社会生产生活提供可靠的档案信息资源，满足社会群体对档案资源的多元需求。本文主要探讨现代社会发展新形势下档案归档管理的具体措施，仅供参考。

关键词：档案；归档管理；措施

档案是指在社会各项活动中直接形成的原始记录，其包含多种形式，并且具有良好的保存价值。档案资源具有良好的现实价值和长远价值，对于社会可持续发展具有重要意义。因此在档案管理工作中应当加大力度做好档案归档并加强管理，以保证档案资源安全，推进档案事业的不断发展进步。

一、档案科学化归档管理的重要意义

就档案归档管理工作的具体情况来看，以往档案管理模式下，档案工作人员往往依赖手工操作对档案进行归档，此种情况下不仅无法取得理想的档案归档管理效率，甚至会造成人力资源的严重浪费，档案管理安全性不足，严重影响档案归档管理工作质量。而随着信息时代的到来，计算机技术逐渐得到广泛应用，基于信息技术与网络技术之上的电子档案逐渐形成，档案资料收集、存储、分类与统计等环节操作更为便捷，切实提高了档案归档管理的工作效率。基于计算机技术对档案进行归档管理，促进体系化管理的顺利实现，通过档案信息与载体的分离利用，便于档案信息与其他信息系统建立互联关系，有效提高了档案归档工作质量和效率，突破时间与空间的限制，促进档案资源利用价值的最大化发挥，因此档案科学化归档管理具有重要意义。

电子档案与纸质档案相比，其在档案归档存储的方式也发生明显转变，以VCD、DVD光碟、大容量移动硬盘等作为主要载体的，对档案资源进行存储，使得档案信息资源的读取和利用更为便捷高效、存储时间长且不易损坏，所受外部影响较小，具有良好的稳定性。可以说，电子档案的形成，为档案事业的发展奠定了坚实的基础，在一定程度上拓宽了档案事业的发展空间，推进档案归档管理向更高的管理阶段迈进。 二、当前档案归档管理中存在的不足

（一）档案的管理水平难以适应现代化发展的需求

长期以来，处理和档案管理由不同的部门负责，影响了档案的管理效率，削弱了档案的信息服务功能。随着计算机技术和信息技术不断地被开发和利用，各单位对档案的归档管理要求

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更高了。管理人员要有较高的知识层次和先进的技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平。

（二）档案管理人员专业素质不高

一些档案管理人员，对档案分类、立卷等技能掌握不够熟练，导致档案收集范围不明确、立卷不符合规范等问题。在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。 （三）保密意识淡薄

在日常工作中，由于受“无密可保”、“有密难保”、“保密无用”等思想的影响，对档案保密重要性的认识不够，一定程度上影响了档案的保密工作。 三、做综合档案室档案收集和归档工作的措施 （一）加强档案收集和归档的宣传工作

通过对档案收集和归档工作进行宣传，可以为后续工作的开展奠定良好的基础。在档案管理工作中，可以采用多种方式来强化档案收集和归档工作的宣传，努力提高档案管理人员的档案管理意识和工作积极性。同时单位管理层也要充分利用多媒体宣传手段，加大对档案重要性的宣传力度，进一步对档案管理方法进行规范，强化档案核查力度，进一步提高档案管理的质量。而且通过做好宣传工作，可以使员工对档案的重要作用有一个深入的了解，从而在日常工作中能够更好地协助档案管理人员做好档案的收集和归档工作，提高档案的真实性和完整性，确保办公室档案收集和归档水平的全面提升。 （二）完善档案的收集和归档工作管理制度

为了更好地做好档案的收集和归档工作，需要对档案收集时间、保管期限、归档范围和注意事项等进行细化和明确，针对单位实际情况进一步对档案的归档范围进行明确，制定合理的职责分工制度，实现档案的统一集中保管。同时各单位还要根据自身发展的实际需要来对档案管理制度和管理方法进行更新和改进，从而更好地满足档案收集和归档的需求。 （三）加强临时性档案文件材料的收集

在部分人员调动或是离职过程中，会有少量文件遗留在这些人手中，导致文件资料无法及时归档，甚至出现丢失的情况。因此档案管理人员要定期对上一年度的档案进行收集和整理，特别要重视日常工作中临时性档案资料的收集工作。在人员调动或是离职时及时做好文件材料的移交和接收工作，并将收集完整的档案文件打印移交清单和移交目录，移交人与接收人签字，确保文件材料及时归档，为档案文件的后续利用奠定良好的基础。

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（四）全面提高档案管理人员的素质

做好办公室档案的收集和归档工作，需要构建完善的管理体制，同时还要努力提高档案管理人员的整体素质。通过定期培训和继续教育，努力提高档案管理人员的专业知识水平和管理能力，全面提升档案管理人员的自身素质，增强档案管理人员的责任意识和使命感，使档案管理人员能够全心全意地做好办公室档案管理工作，努力提高档案管理水平，为档案工作的顺利开展起到积极的促进作用。 四、结语

综上所述，随着现代社会不断发展进步，社会活动更加复杂化与多样化，档案归档管理的难度也明显加大。为保证档案归档管理工作质量，促进档案资源利用价值的最大化发挥，应当结合实际情况积极完善档案归档管理相关制度，规范档案归档诸多环节，提高档案立卷质量，从而确保档案资源能够为现代社会发展提供服务，并推进档案事业的稳定健康发展。 参考文献

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